Топ-5 мифов о СЭД и их опровержение

«Электронный документооборот означает, что документ нужно распечатать, поставить на нём подпись с печатью, а затем отсканировать и отправить дальше».

Сегодня большинство компаний уже ушли от подобного понимания. Внедрение СЭД в России приобрело массовый характер, многие предприятия уже заметили выгоды от современных систем электронного документооборота. Их использование не предполагает необходимости использовать принтер и заметно ускоряет процесс, особенно когда в согласовании документа участвуют много сотрудников.

В то же время, мифов вокруг СЭД всё ещё предостаточно. Сегодня мы расскажем самые популярные из них, а заодно разберём, как же обстоят дела на самом деле.

СЭД не подходит для важных документов

Что отличает имеющий юридическую силу документ от простого листа бумаги? Правильно: наличие подписи и печати. Однако электронный документооборот сегодня используют цифровую печать (электронную копию обычной) и 3 вида цифровой подписи:

• Простая (применяются логин с паролем).
• Неквалифицированная (НЭП).
• Квалифицированная (КЭП).

Даже простая подпись, если добавить к логину и паролю смс-подтверждение, является достаточно надёжной для большинства документов. Тем более это относится к НЭП и особенно КЭП, которой можно подписывать даже документы, сдаваемые в налоговую инспекцию и другие государственные органы.

Опыт показывает, что подделать электронную подпись часто даже сложнее, чем чернильный росчерк на бумаге. Поэтому она может использоваться как надёжное средство, позволяющее однозначно идентифицировать человека, который её поставил.

СЭД наведёт порядок в документообороте

Удивительно, но это не так. СЭД на рынке России часто рассматриваются как некое волшебное средство, которое достаточно использовать, чтобы путаница тут же превратилась в образцовый порядок.

Но из практики многих компаний можно сказать, что СЭД будет эффективна, только если:

• В организации уже формализованы бизнес-процессы.
• Понятна зона ответственности каждого сотрудника.
• Существует регламент (маршрутизация) движения документов.

Когда компания берётся внедрять СЭД, не решив перечисленные вопросы, в большинстве случаев процесс идёт с большим трудом, а то и вовсе не доходит до конца.

Вот почему развитие СЭД в России идёт параллельно с внедрением систем BPM (Business Process Management), которые помогают управлять бизнес-процессами, нередко соединяя движение документа с реальными стадиями обработки клиентского запроса.

СЭД достаточно просто внедрить, чтобы пользоваться

Системы СЭД в России многие компании заказывают точно так же, как производственное оборудование. Присутствует ожидание, что разработчик сам всё доставит, установит, настроит – и можно будет сразу запускать и использовать.

Это отчасти верно только для «коробочных» решений. Но их применение имеет другую сложность: подобные решения недостаточно гибкие, поэтому часто приходится пересматривать многие принципы работы, чтобы подстроить их под уже имеющуюся систему.

Вот почему сегодня компании предпочитают не «коробочные» варианты, а гибкие решения на базе low-code BPMS платформ. Они хотя и требуют настройки, однако выполнить её в большинстве случаев могут бизнес-аналитики или технически подкованные бизнес-пользователи, почти без участия IT-специалистов.

Самое же главное, что СЭД в таком случае не диктует бизнесу, как ему работать, а готова сама подстроиться под уже имеющиеся схемы. Это очень удобно.

Нельзя забывать, что важнейший фактор при внедрении СЭД – заинтересованность и мотивация персонала, понимание им, зачем вообще проводится модернизация. А это не сможет обеспечить ни один разработчик, поэтому руководству придётся самостоятельно доносить такие идеи до сотрудников.

СЭД не требуется малому бизнесу

Если в компании лишь руководитель и 5 сотрудников, то громоздкие системы кадрового учёта не требуются, да и обмениваться информацией можно через мессенджеры. Поэтому пока системы СЭД в России не так популярны среди таких компаний.

Правда, в этом направлении тоже наметились подвижки. Связаны они со следующим:

А) Даже если предприятию не приходится постоянно иметь дело с потоком документов, электронный документооборот СЭД всё равно помогают в быстром поиске документов и в использовании готовых шаблонов. Всё это экономит время. И сотрудникам очень полезно с самого начала приучаться к «цивилизованным» методам документооборота, чтобы впоследствии не переучиваться.

Б) Скорость развития компании часто оказывается выше ожидаемой. Если сегодня нужно обрабатывать в неделю всего 10 документов, то через год их количество может вырасти до сотни. И тогда уже не получится продолжать работу по прежним принципам.

Развитие СЭД в России ускоряется по мере того, как предприниматели понимают: чем раньше предприятие начнёт полноценно использовать эти системы, тем лучше.

Решения на базе платформ low-code дают возможность начать работу с ними, даже когда в компании всего несколько сотрудников и очень мало документооборота. Впоследствии такие решения легко масштабируются по мере роста компании и появления новых запросов.

Внедрять слишком сложно

Внедрение СЭД в России затормаживается тем, что, по мнению некоторых бизнесменов, это сопряжено с большими трудностями. Однако такое представление основано на особенностях работы именно с коробочными решениями, которые:

• Требуют обязательного участия IT-специалистов для изменений.
• Предполагают, что сразу вся работа компании будет переведена на новые рельсы.
• Делают необходимым переучивание сотрудников.

Но даже если это было сделано, основные проблемы могут быть ещё впереди, когда придётся интегрировать систему с другими, уже используемыми на предприятии.

Хорошей альтернативой в такой ситуации может стать решение, созданное на базе low-code BPMS платформы. Например, Comidwnare ЭДО — решение с большим количеством low-code инструментов разработки, которые обеспечивают высокую скорость внедрения, развития и масштабирования продукта, но не требуют серьезных навыков программирования и большого штата специалистов.

Такое решение можно внедрять постепенно, начав с основных процессов документооборота и распространяя его на новые. За это время сотрудники успеют оценить выгоды от системы, поэтому у них появится мотивация к её дальнейшему внедрению и использованию.

Именно поэтому СЭД на рынке России всё реже имеют «коробочный» формат, всё чаще востребованы те, которые строятся на базе low-code платформ.

Похожие записи:

Comindware провел вебинар по процессном подходу к автоматизации ЭДО 4 примера удачного использования RPA-системы Внедрять ли ERP-систему в вашей компании? Критерии выбора СЭД для компании