Что такое Workflow и как это работает в компании

Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса.

Workflow перевод
В переводе с английского понятие означает «рабочий процесс». На российском рынке также встречается транслитерация «Воркфлоу»

Workflow процессы использовались ещё в 19 веке для управления производством на фабриках. Они не были автоматизированы, но описывали строгий порядок операций для обработки хлопка: от отправки сырья до выпуска готовых изделий. Этот алгоритм можно считать ранней Workflow концепцией.

Когда клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, требуется произвести следующие работы:

• Зафиксировать входящую заявку.
• Определить, какой тип ремонта требуется.
• Определить сотрудника, который выполнит ремонт.
• Установить лимит времени.
• Назначить лицо, которое проконтролирует качество ремонта.
• Произвести расчёт с клиентом.

Эти этапы являются Воркфлоу процессом для данного отдела компании и носят рутинный, повторяемый характер.

В качестве наглядного Workflow примера можно привести добавление нового контрагента в систему компании. ДДанные контрагента вносятся в поля формы, далее инициируется процесс верификации данных и добавления контрагента:

Заказать демо

Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач:

• Уменьшить количество времени, которое затрачивается на каждый этап.
• Устранить потери времени, связанные с переходом процесса между этапами.
• Упростить работу благодаря чёткому регламенту действий.

Добиться контроля как за каждым этапом Workflow-процесса отдела, так и за всем процессом в целом.

Системы класса Workflow: назначение, состав, функции

Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Регламент работ и контроль за его соблюдением находятся в фокусе. Немаловажно добиться понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он.

При этом, Workflow-системы в той или иной степени обслуживают бизнес-процессы, однако акцент сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом.

Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.

Отличия систем Workflow и BPMS

Говоря самыми общими словами:шаблоны Workflow направлены, в основном, на решение тактических задач, а системы BPM — стратегических.

В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки и после неё.

Для Workflow важно оптимизировать регламент выполнения работ и выполнение работ в соответствии с этим регламентом.

Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM

Перенос на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, чтобы организовать повседневную работу сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды:

• Обмен сообщениями между сотрудниками.
• Документооборот.
• Хранение информации в единой базе данных.
• Переход конкретных процессов с этапа на этап между сотрудниками.

Преимущества перевода на Workflow заключаются в небольших финансовых затратах и в отсутствии необходимости пересоздавать логику бизнес-процессов. Конфигурация включает в себя составлениеи регламента и последующее выстраивание на его основе связанных операций. Чаще всего с помощью Workflow оптимизируют документооборот:

Заказать демо

Цифровая трансформация на основе BPMS в корне отличается от внедрения Воркфлоу:

• Стратегический характер изменений.
• Требуется переработка многих принципов работы предприятия и полный переход на системы BPM.
• Большие затраты времени и ресурсов.

Эксперты советуют не внедрять подобные системы в компании «наспех»‎, ориентируясь только на тренд или «моду», и продумать, какие конкретно задачи необходимо решить с помощью трансформации

Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников.

Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, Comindware Business Application Platform позволяет создавать решения обоих классов, внедряя их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с Workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPM-системы. .

Запросите индивидуальную презентацию функционала платформы, чтобы примерить его возможности на развитие вашей компании.

Заказать демо