3 мифа о BPM и BPMS

Сегодня можно найти в сети большое количество информации о необходимости модернизировать и оптимизировать управление бизнес-процессами. Если послушать специалистов по внедрению BPMS, то появляется возможность услышать большое количество непонятных слов и сложных терминов. За всем этим стоит основная мысль: внедрять BPM совершенно необходимо, и чем скорее и масштабнее это будет сделано, тем лучше для бизнеса.

Однако разумный человек, если он хочет воспользоваться преимуществами BPM-системы, не удовольствуется красивыми словами и обещаниями размытых преимуществ, таких как «гарантированное повышение ценности компании в глазах клиента». Прежде чем приступать к трансформации управления бизнес-процессами, полезно понять, какие реальные выгоды такая трансформация может дать. А заодно ознакомиться с распространёнными мифами о ней.

Миф №1. Ощутимый мгновенный эффект от внедрения

Часто пропагандисты систем BPM приукрашивают действительность и говорят о том, что применение данной системы позволит сразу заметить эффект. Причём не просто эффект, а измеряемый финансово. Преподаётся это примерно так:

• Цифровая трансформация сделает бизнес более гибким.
• Более гибкий бизнес позволит экономить средства.
• Более гибкий бизнес поможет сделать клиента более довольным.
• В итоге прибыль вырастет, а расходы сократятся.

Узнав о таких выгодах, многие представители бизнеса торопятся внедрить у себя BPMS, даже не считаясь с расходами. Но часто это кончается разочарованием, потому что желаемых результатов не видно.

Причина в том, что на самом деле система BPM является инструментом, который можно применить по-разному. Прежде чем её внедрять, нужно проработать несколько вопросов:

• Какие реальные проблемы у бизнеса?
• Каковы наиболее «узкие места»?
• В чём главная стратегия его развития?
• Что может действительно повысить лояльность и спрос со стороны клиентов?
• Насколько компания и её сотрудники готовы переходить на новые принципы работы именно сейчас?

Если, например, компании нужно повышать качество предоставляемых услуг, а сотрудники не видят причин для того, чтобы что-то менять в своей работе, то именно сейчас внедрять систему BPM вряд ли стоит. Намного больше пользы перемены принесут, когда есть цель расширить список каналов взаимодействия с клиентами, упростить сбор статистики и контроль обработки клиентских запросов, ускорить документооборот.

Но и в этом случае нужно подумать над выбором конкретной системы, чтобы она наилучшим образом отвечала поставленным задачам.

Миф №2. BPMS обязательно сработает в любой сфере.

Не менее часто используется девиз о том, что нет никакой разницы, чем занимается компания, BPMS ей всё равно необходима.

Более того: зачастую разработчики и специалисты по внедрению обещают эффект от использования их услуг, невзирая на то, что они совершенно не разбираются (и не могут) в специфике деятельности предприятия. Условно говоря, завод по производству молочной продукции для них ничем не отличается от военного предприятия. Достаточно модернизировать бизнес-процессы и документооборот – и можно, опять же, получить нужный результат.

Конечно же, теоретически BPMS может сработать в любой сфере. Но практически, потребуется серьёзно учитывать особенности работы предприятия, не говоря уж про его сферу деятельности.

И да, нет ничего хорошего в том, чтобы внедрением системы на тракторный завод занимался специалист, не способный отличить бульдозер от комбайна. Внедрение и обслуживание системы BPM не может быть в полной мере отдано на аутсорсинг сторонней компании, как ремонт оргтехники, например. Лишь хорошее понимание того, какие изменения проводятся и как они будут работать – здесь, на нашем конкретном заводе/в кафе/в офисе – позволяет получить нужный эффект. И не мгновенный.

Миф №3. Система BPM означает постоянное совершенствование.

В отличие от других мифов о BPMS, этот не воодушевляет, а скорее пугает потенциального пользователя.

С точки зрения специалистов, пропагандирующих трансформацию на основе BPM, этот процесс состоит из четырёх этапов:

• Трансформация бизнес-процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов, проходящих по новым принципам.
• Оценка работы после трансформации и автоматизации.
• Поиск точек для улучшения.

Все эти четыре этапа зацикливаются в кольцо, так что становится возможным постоянное совершенствование. Бесконечность этого процесса и то, что требуется заниматься им чуть ли не каждый день, «иначе отстанем от конкурентов», вызывает понятные опасения.

При этом использование BPM предполагает необходимость оплачивать настройку и изменения в работе системы на каждом этапе. А это ещё и опасность понести чрезмерные расходы.

На самом деле, здесь всё не настолько мрачно, потому что любая необходимость модернизации должна быть чем-то обусловлена. Предприятие может работать сколь угодно долго по одним и тем же принципам, пока не задумается о новых путях взаимодействия с клиентами или не ощутит необходимость изменений – например, в сфере документооборота.

Продуманные и согласованные с сотрудниками изменения, исходящие из действительных потребностей компании, принесут намного больше, чем иллюзорная «модернизация ради модернизации».

Преимущества использования решений на базе Comindware Business Application Platform

Такое решение является альтернативой стандартным системам BPM и содержит в себе несколько преимуществ.

Возможность постепенной разработки

Вы не получите готовый коробочный продукт, в который разработчики вложили всё то, что, по их мнению, вам нужно. Бизнес-пользователи смогут сами постепенно расширять возможности решения, основываясь на своих реальных потребностях.

Простота и избирательность внедрения

Не понадобится сразу переходить на новые принципы, выбрасывая за борт всё прежнее. Решение внедряется постепенно, начиная с тех участков, где такое внедрение действительно будет полезным уже сегодня.

Понятная и прозрачная работа

То, что стандартные BPM сначала требуется внедрить, а потом уже использовать, часто вызывает непонимание того, как же они функционируют. В силу этого пользователи и руководство компании могут относиться к ним, как к некоей загадочной машине: включим и посмотрим, что же будет.

Решения на базе Comindware Business Application Platform предельно просты и выполняют только те функции, которые в них были заложены. Никакого пространства для интриги не остаётся, зато становится предельно понятно, каких изменений можно ожидать.

Закажите демо решения на базе Comindware Business Application Platform, чтобы самостоятельно убедиться, насколько это просто и удобно.

Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.