Выбираем систему для автоматизации бюджетирования предприятия
Бюджетирование – так называется сумма всех процессов внутри предприятия, которые связаны с:
- Разработкой бюджетных стратегий
- Планированием бюджета
- Отслеживанием и контролем движения средств
- Анализом и корректировкой принятых бюджетов
- Отчетностью по исполнению бюджета
Ещё недавно считалось, что автоматизация бюджетирования нужна только для самых крупных компаний, где работают сотни сотрудников. Но сейчас всё больше руководителей приходят к пониманию, что прозрачный и понятный бюджет, а также простое управление им необходимы любой компании.
Что даёт автоматизация бюджетирования
Зачем нужно проводить автоматизацию управления бюджетом? Данная инициатива обеспечивает целый ряд преимуществ:
- Построение бюджетной стратегии, то есть приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Цели выстраиваются в иерархию.
- Планирование бюджета. Сюда входит ежегодное, ежеквартальное, ежемесячное, еженедельное планирование. Это касается и приходной, и расходной части.
- Контроль бюджета.
- Анализ бюджета: какие статьи дают больше всего прихода и расхода, какие траты оказались целесообразными, а какие нет.
- Корректировка бюджета в случае форс-мажорных и иных обстоятельств. Гибкость является обязательной характеристикой грамотно выстроенного бюджета фирмы, потому что позволяет оперативно принимать изменения, если обстоятельства меняются.
- Сопоставление плана бюджета и итогового фактического бюджета за отчётный период. Получение отчётов становится возможным в режиме реального времени.
- Упрощение и прозрачность процесса принятия, согласования и утверждения решений по изменениям бюджета. Централизованное управление уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.
Автоматизация процесса бюджетирования помогает устранить потери средств, повышает прозрачность всех происходящих бизнес-процессов, затрагивающих финансы предприятия, увеличивает гибкость бюджета, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о его состоянии.
Трудности при автоматизации бюджетирования
Автоматизация работы с бюджетом компании в большинстве случаев не проводится сама по себе, а осуществляется либо совместно с автоматизацией управленческих процессов, либо на её базе. Первый этап автоматизации бюджетирования состоит в том, чтобы начать накапливать и заносить в базу данные по бизнес-процессам компании, связанных с исполнением бюджета. После этого появляется возможность для планирования, контроля и анализа.
Прежде чем приступать к поиску программных решений, полезно выстроить структуру бюджета предприятия, внедрить системы сбора данных, выстроить стратегии разработки, принятия и утверждения решений по бюджету. После этого есть смысл заняться выбором программных продуктов.
Само по себе внедрение программы не является волшебным средством для улучшения показателей фирмы, а представляет собой один из этапов на пути к этому.
При выборе программного продукта приходится сталкиваться с тем, что:
- Программные продукты дорого стоят. Это относится, в первую очередь, к импортным решениям от зарубежных производителей. Доплата за бренд и известность разработчика в этой ситуации может оказаться весьма заметна.
- Внедрение программ для автоматизации бюджетирования на предприятии предполагает большие затраты. Это и затраты на приобретение программы, но ещё в большей степени – затраты на её обслуживание и настройку. Часто руководитель фирмы «не видит» полной реальной стоимости программы на этапе приобретения, потому что не закладывает в смету обслуживание. В итоге расходы вырастают в разы по сравнению с предполагаемыми.
- Отдельные программы не обладают достаточным функционалом для потребностей фирмы, например не поддерживают прогнозирование. Другие, напротив, обладают слишком широким функционалом, который не будет реально использоваться сотрудниками.
- Почти всегда для настройки и оптимизации программного решения под конкретную фирму нужно привлекать разработчиков, в ряде случаев – создавать IT-отдел, что приводит к постоянным дополнительным затратам.
- Несовместимость программы автоматизации бюджетирования с другими программными решениями является не просто недостатком, но критической проблемой. Ведь чаще всего, как уже говорилось, такая программа встраивается в уже существующую систему управления бизнес-процессами фирмы.
Решение для автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform
Все решения на базе Comindware Business Application Platform доступны по цене, легко встраиваются в систему предприятия и не предполагают сложного обслуживания. Автоматизация бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform предполагает:
- Внедрение продукта без дорогостоящего обслуживания и настройки
- Интеграцию с другими продуктами, в том числе с линейкой 1С
- Интеграция с системой управления сотрудниками, если она уже есть на предприятии
- Отслеживание исполнения расходной и доходной части бюджета
- Оперативное создание заявок на включение затрат в расходную часть бюджета, согласование и утверждение руководством
- Взаимодействие между разными специалистами и отслеживание этапов конкретных заданий не требует переписки или телефонных переговоров сотрудников
- Внесение новых данных происходит через браузер или мобильное приложение, для работы с системой подойдёт любой компьютер или любой смартфон
- Внесение изменений в работу программы можно производить «на лету», без остановки её работы и серьёзных изменений в коде
- Существует возможность хранить данные на отдельном сервере компании либо в облаке, что более доступно по цене
Система автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform поддерживает три уровня планирования бюджета:
- Стратегический
- Тактический
- Оперативный
Объектом программы являются разделы и статьи бюджета, а также центры финансовой отчётности. Это позволяет не просто сводить воедино данные и цифры, но чётко видеть, как соотносятся конкретные бизнес-процессы с конкретными затратами, а на основании этого делать выводы.
