Автоматизация документооборота в логистической компании
Особенностью логистических компаний является жесткая регламентация процессов обеспечения финансовых и материальных потоков. Такая регламентация обусловлена, в первую очередь, требованиями законодательства. К тому же эти потоки напрямую связаны с прибылью компании.
- формирование документов, изготовление отчетов;
- хранение в электронном и бумажном виде актуальных и архивных документов;
- поиск документов, доступ;
- обеспечение группового использования, в том числе для географически распределенных структур;
- поддержание актуальности, контроль;
- своевременное обновление документов;
- согласование документов, обеспечение выполнения поручений по ним.
При подсчете временных затрат, направленных сотрудниками на подготовку и обработку документации, обеспечивающей коммерческую деятельность предприятия, выходит, что автоматизация документооборота в транспортной логистике способна существенно повысить эффективность компании в целом.
Документация в процессах управления
Основные блоки, обеспечивающие работу логистической организации — продажи, оказание услуг, финансы и управление. Вкратце, задача управленческого блока заключается в воздействии на остальные блоки на основании анализа полученной информации о деятельности предприятия. То есть эффективность деятельности предприятия, любого из отделов, находит отражение в плановой и отчетной документации, которая направляется в блок управления. При этом, блок управления должен направлять определенный набор документов, в которых содержатся корректирующие пояснения, директивы, рекомендации, предложения, устанавливаются показатели эффективности, чтобы осуществить управляющие функции. Значит, что это двусторонняя связь с энным количеством итераций, а значит с растущими рисками потери и искажения информации.
Поскольку в управлении одну из наиболее важных ролей играет фактор времени, а именно предоставление в срок необходимых объемов информации, документооборот выступает как часть системы информационного обеспечения логистики. Управленческий блок отвечает за контроль выполнения определенных заданий в заданные сроки, что возможно оптимизировать с помощью автоматизированного документооборота. Наиболее актуальными проблемами для логистической компании в части обеспечения потоков документов являются:
- большие объемы первичных документов;
- действия, выполняемые вручную при подготовке и на дальнейших стадиях жизненного цикла документа, то есть ответственные вручную контролируют траекторию движения документов;
- отсутствие возможностей удобного доступа и поиска актуальных и архивных документов;
- далекие от оптимальных способы контроля выполнения поручений по документам;
- отсутствие консолидированных данных, справочников по заданиям, сотрудникам, подрядчикам и клиентам;
- отсутствие баз знаний, агрегированных кейсов;
- отсутствие средств удаленного доступа;
- отсутствие возможностей отслеживания эффективности деятельности департаментов и отдельных сотрудников на основе контроля поручений.
Автоматизация документооборота — повышение эффективности компании
Чтобы добиться повышения производственной эффективности логистической компании, необходимо решить ряд задач:
- сокращение объема ручного труда за счет его автоматизации, что позволит не только снизить стоимость, но и сократить влияние человеческого фактора;
- строгая регламентация внутрикорпоративных правил;
- выработка алгоритмов деятельности сотрудников при выполнении поставленных задач.
Для автоматизации мы предлагаем рассмотреть решение для управления логистикой на базе Comindware Business Application Platform. Данное решение позволяет автоматизировать как логистические бизнес-процессы, так и сопутствующий документооборот, и привести уровень логистического сервиса в соответствие мировым стандартам.
