5 базовых советов для грамотного управления проектами

Если рассматривать проджект-менеджмент как процесс, который помогает нам достигать наших целей посредством обдуманного планирования, организации, мотивации и контроля, то мудро будет выполнять этот процесс таким образом, чтобы использование ресурсов было оптимизированным и служило исключительно на благо достижения запланированного результата. На практике это может оказаться гораздо сложнее, чем кажется.

Путей, которые приведут к успешному завершению проекта, много, но есть несколько принципов, которых стоит придерживаться вне зависимости от типа проекта или выбранной методологии:

• Актуализируйте план в соответствии с реальным прогрессом
• Постоянно сверяйтесь со сроками завершения
• Взаимодействуйте с членами команды ежедневно
• Поощряйте подчиненных за качественную и результативную работу
• Держите проектную информацию в надежном месте

Актуализируйте план в соответствии с реальным прогрессом

Необходимость планирования перед стартом проекта не вызывает сомнений. Однако многие ошибочно полагают, что на этом планирование заканчивается. Первоначальный план является хорошо продуманным курсом, по которому должен развиваться проект и качество проработки которого как раз и проверяется в реальных условиях реализации проекта. Практически каждый проект выполняется в условиях неопределенности, условия корректируются, как и изменяется влияние внешних факторов, что в свою очередь формирует необходимость актуализировать план.

Нежелание тратить время на обновление плана на самом деле не поможет выполнить проект в срок. А упорное следование изначальному плану, который уже не соответствует реальной ситуации в проекте, может вообще привести к его провалу. Успешные проджект-менеджеры знают, когда можно продолжать придерживаться изначального курса, а когда выгоднее его скорректировать.

Постоянно сверяйтесь со сроками завершения

Проект без срока — это как цель без даты, когда ее необходимо достичь. Известная методика постановки целей SMART утверждает, что они обязательно должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Attainable), вносящими вклад в общие результаты проекта (Relevant) и имеющими срок достижения (Timely). В противном случае они остаются лишь иллюзиями или мечтами. Неспособность установить целевые сроки завершения всего проекта и его ключевых этапов в конечном итоге приводит к серьезным задержкам или постоянной «незавершенке».

Концентрация внимания на сроках при выполнении каждой задачи помогает поддерживать необходимый уровень интенсивности на протяжении всего проекта. Но при этом сроки не должны быть настолько жесткими, чтобы команда приняла решение пойти на крайности и принести качество выполнения работы в жертву. Определенный уровень гибкости полезнее, чем соблюдение сроков любой ценой.

Процессы должны быть построены таким образом, чтобы каждый член проектной команды был мотивирован постоянно сверяться со сроками по каждой задаче и прилагать дополнительные усилия к их соблюдению. В частности, это могут быть активности, направленные на синхронизацию усилий команды, взаимопомощь и координацию с целью предотвращения потенциальных задержек всей команды, вызванных проблемами у одного или нескольких участников. Как известно, сила цепи определяется по ее самому слабому звену.

Взаимодействуйте с членами команды ежедневно

Важность эффективного взаимодействия между членами проектной команды трудно переоценить. Но под этим взаимодействием в меньшей степени понимается общение и обсуждение проблемных ситуаций, а в большей — такая реализация проекта, когда каждый исполнитель четко понимает роль, свою и других, на всем пути реализации проекта. Без такого понимания, задачи могут дублироваться, переоцениваться или игнорироваться. Более того, мы ещё не учитываем, когда члены команды управляют не одной или двумя задачами, а множеством задач одновременно. Правильно организованное взаимодействие напротив создает условия для максимально эффективного использования способностей и возможностей каждого члена команды в достижении поставленных целей. Ведь хотя задачи выполняются каждым специалистом индивидуально, результаты оцениваются у команды в целом.

Поощряйте подчиненных за качественную и результативную работу

В подавляющем большинстве случаев, существует прямая зависимость между признанием профессиональных заслуг человека и результатами его работы. И дело не только в том, что это является отличной мотивацией работать в полную силу и даже прилагать дополнительные усилия для выполнения задач в срок и на должном уровне качества, но и в том, что это создает позитивную общую атмосферу в команде в долгосрочном периоде.

В отличие от наказаний или штрафов, которые могут заставить человека делать то, что он должен, денежные поощрения и заслуженная похвала подталкивают сотрудника делать больше и лучше, чем прописано в должностной инструкции. В дополнение к личным результатам большой эффект имеет признание заслуг каждого в виде вклада в общий командный результат проекта.

Держите проектную информацию в надежном месте

Очень важно, чтобы проектная команда хранила и обновляла всю проектную документацию в одном общедоступном и надежном месте, куда гарантирован доступ в любой момент времени. Доступность информации должна быть организована так, чтобы любой член команды мог использовать и обновлять данные, чтобы был организован контроль версий документов и правильно распределены права доступа, а также, чтобы возможность обращаться к проектной документации не была ограничена техническими сложностями.

Другими словами, невозможность доступа к проектной документации, необходимой для принятия решений, корректировок проектного плана или внесения предложений по оптимизации, является одной из ключевых ошибок проджект-менеджмента. Это также вызывает негативные настроения в проектной команде, не говоря уже о том, что может привести к простоям и срывам сроков. Эти риски легко можно избежать путем использования соответствующего программного обеспечения — платформы для проектного взаимодействия. Для этих целей, например, отлично подойдет Comindware Project.

В завершение стоит отметить, что не существует «золотого ключика», чтобы открыть любой проект. Но есть то, на что можно положиться в той или иной степени — грамотное управление проектом минимизирует простои и снижает риски. Не стоит недооценивать простые принципы, описанные выше — они сослужили хорошую службу многим компаниям, менеджерам и даже начинающим предпринимателям.

Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.