7 ключевых ингредиентов успешного выполнения и завершения проекта

Управлять проектом — это вам не по парку гулять. Вы становитесь ответственным за его планирование, исполнение и завершение, а также за то, чтобы задачи, выполняемые разными членами команды, служили вкладом в общий результат проекта. Способность изящно справляться с давлением и «разруливать» конфликтные ситуации также крайне важна, но ниже приведены те семь ключевых факторов, которые приводят проект к успеху:

1. Четко определите границы вашего проекта.
2. Тщательно выбирайте членов проектной команды.
3. Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART.
4. Управляйте своими данными.
5. Ежедневно отслеживайте прогресс.
6. Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде.
7. Управляйте имеющимися ресурсами обдуманно и эффективно.

Пару слов о каждом из них:

Четко определите границы вашего проекта

Известно, что знание о проблеме (а в данном конкретном случае, знание о границах проекта) — это половина успешного решения. Поэтому необходимо любыми способами получить максимально полное и четкое понимание целей, объема, бюджета и используемой методологии проекта до его начала. Для этого, например, можно провести серию встреч со всеми заинтересованными лицами проекта или запросить соответствующую документацию. Но в любом случае, у вас как у проджект- менеджера эта информация должна быть в актуальном состоянии на всем протяжении проекта от старта до финиша.

Например, возьмем проект по разработке Интернет-сайта конкретной компании. Вам критически важно обсудить с теми представителями компании, которые ответственны за принятие решений, каким они представляют свой сайт, включая структуру, функциональность, формат представления информации, подходы к дизайну и цветовую гамму, а также каким целям сайт служит и на какую целевую аудиторию рассчитан. Или если ваш проект предполагает создание приложения для людей с ограниченными возможностями, то, скорее всего, целесообразно будет на стадии определения границ проекта собрать фокус-группу из преподавателей, психологов и других специалистов с опытом работы с такими людьми или детьми.

Тщательно выбирайте членов проектной команды

Как только вы четко определили, какой объем работ необходимо будет выполнить в рамках проекта, составить список требований к знаниям и навыкам членов проектной команды становится намного проще. Внимательно подходите к выбору специалистов, которые в итоге сформируют вашу команду, подбирая именно тех, кто наилучшим образом справится с каждой конкретной задачей. Грамотное делегирование задач позволяет каждому члену команды максимально реализовать свои способности, что, в свою очередь, создает условия для положительного эффекта домино и увеличивает вероятность успешной реализации проекта.

Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART

Когда сформировано видение проекта, у вас появляется возможность поставить краткосрочные цели. Очень важно, чтобы каждая цель отвечала следующим критериям (система критериев SMART):

• Specific — конкретный, четко определенный, без общих фраз,
• Measurable — измеримый,
• Attainable — достижимый, реальный в конкретных условиях и сроках,
• Relevant — значимый, вносящий вклад к общие результаты проекта
• Timely — ограниченный во времени, имеющий срок достижения.

Краткосрочные цели должны быть сопоставлены с теми задачами, которые вы поручили членам команды, чтобы каждый понимал свою роль и ответственность. Более того, хорошей практикой стало право членов команды самим оценивать трудозатраты на выполнение задачи и ставить сроки. Но это возможно только тогда, когда есть понятные, измеримые общие цели и конкретные сроки по ключевым этапам всего проекта.

Возвращаясь к примеру с разработкой приложения для детей с ограниченными возможностями, цель по критериям SMART может быть сформулирована так: «Подготовить 10 заданий по дошкольной арифметике для детей с дислексией к 1 февраля 2015г.»

Управляйте своими данными

Современные технологии предоставляют широкий масштаб простых способов хранения и доступа к данным по проекту. Но за кажущейся простотой скрываются риски, связанные с безопасностью. И хотя многие облачные решения по управлению данными стараются гарантировать безопасность, от человеческого фактора и форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Поэтому в рамках проекта должна быть поставлена система прав доступа к информации и резервного копирования. Также важно эффективно использовать методы контроля версий на постоянной основе. Безопасность и сохранность проектной информации существенно повышается, если все члены проектной команды, а не только проджект-менеджер, заботятся об этом.

Ежедневно отслеживайте прогресс

Знать сроки завершения по проекту в целом и по ключевым этапам очень важно, чтобы обеспечить их исполнение в срок. Регулярное получение информации о статусах задач посредством ежедневных совещаний или с помощью корпоративной социальной среды для совместной работы над проектами, как, например, Comindware Team Network (платформа для взаимодействия членов команды, на которой базируется Comindware Project), гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют информацию о прогрессе проекта и о том, какой вклад каждый член команды вносит в суммарный результат.

Программа для отслеживания задач также поможет в любой момент быть в курсе важных дат и сроков, таких как, например, соответствие запланированного срока выполнения задачи с фактическим для каждой краткосрочной цели или этапа проекта. Рекомендуется также настроить автоматические напоминания о задачах с приближающимися сроками или о тех, где срок завершения уже наступил и требуется срочное управленческое вмешательство. Важно отметить, что нужно отслеживать не только прогресс, но и возможные ошибки, которые нужно устранить как можно быстрее, чтобы вовремя завершить проект

Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде

Следующим важным шагом на пути успешного проекта становится мотивация команды, поощрение участников с высокими результатами, в том числе за счет тех, кто недорабатывает. Когда член команды достигает поставленной цели, обязательно отметьте это либо на специальной сессии в присутствии всей команды, либо с глазу-на-глаз, чтобы человек понимал, что его вклад оценен по достоинству. Это не только справедливо, но и выгодно, так как способствует росту производительности. А вам, как проджект-менеджеру, важно подобрать к каждому члену команды правильный подход, ведь кто-то любит, чтобы его заслуги признавались публично, а другой предпочитает получать похвалу при личной встрече с руководителем.

Управляйте имеющимися ресурсами обдумано и эффективно

Определите и, по возможности, получите в свое распоряжение все необходимые ресурсы еще до начала проекта. К проектным ресурсам относится прежде всего бюджет, а также помещения (на все время проекта для работы команды или для проведения разовых мероприятий, например, фокус-групп, конференций или совещаний с привлеченными экспертами), инструменты и программное обеспечение, которое понадобится в рамках проекта, и, разумеется, привлекаемые дополнительно человеческие ресурсы — подрядчики, консультанты и т.п. Резервирование ресурсов заранее снижает риски и помогает эффективно планировать бюджет проекта.

Разумеется, это не полный список факторов успешного проекта. Что бы вы добавили?

Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.