Какой бы ни была закупочная стратегия, дизайн организационной структуры, бизнес-модель компании — в любом из этих случаев общая схема проведения закупок будет содержать семь обязательных этапов. Это правило одинаково распространяется на крупные розничные торговые сети, компании малого бизнеса и государственные учреждения.
Рассказываем, из чего состоит идеальная модель проведения закупок.
Работа с потребностями
Начнем с небольшого отступления. В учебниках для специалистов по закупочной логистике проведение закупок начинается с ответа на вопрос «покупать или производить самому?». Это классика, но как быть с компаниями, которые фактически ничего не производят, кроме услуг? Речь о розничных торговых сетях — они продают услуги логистики, то есть услуги по доставке товаров от производителя до потребителя.
Наш пример показывает вариативность процесса закупок, который очень сильно отличается от компании к компании, однако можно найти и нечто общее.
В самом начале закупок нужно выявить потребности, ответив на следующие вопросы:
Что нужно купить, чтобы потом произвести продукт или услугу?
Нужно ли закупать яблоки в августе или лучше подождать сентября?
Сколько железа потребует производство 40 комбайнов?
Какое оборудование в этом году нуждается в замене?
Вот пример вопросов, на которые должна ответить компания, прежде чем пойти к поставщикам. Вроде бы все очевидно, но дьявол в мелочах. Кто в компании отвечает за формирование потребностей? Отдел закупок? Начальники подразделений? Маркетинг? А может быть линейные менеджеры? Последнее, кстати, повсеместно встречается в торговле, где товаровед или заместитель директора магазина оформляет заказы поставщикам.
Все же перечислим общие для всех организаций правила работы с потребностями:
У любой потребности есть заказчик, как правило это структурное подразделение.
В больших организация потребности выявляют и оформляют сами заказчики.
Отдел закупок, как правило, отвечает за формальные процедуры, взаимодействие с поставщиками и координацию всех участников процесса.
Любая потребность должна соответствовать критериям измеримости, обоснованности и достаточности.
Сама потребность должно быть четко сформулирована по стандартной процедуре — это поможет быстрее найти нужного поставщика.
Для каждой категории потребности существуют свои способы проведения закупок.
Дальше уже начинаются тонкости:
одни компании работают по рамочному договору,
другие заказывают товары у партнеров,
треть проводят конкурсный отбор поставщиков,
могут быть и другие отличия.
В российских компаний работа с потребностями не всегда регламентирована — предполагается, что сотрудникам и так все ясно, но это ошибка. Качественная процедура выявления потребностей в некоторых случаях помогает сэкономить до 60% закупочного бюджета. Сумма огромная.
Так выглядит список потребностей, заведенных в системе Comindware Управление закупками
Систематизация потребностей
Этот этап еще называют планированием, но планирование — слишком широкое понятие.
Цель систематизации — получить оформленный оформленный по стандартной процедуре список предметов закупки.
Цель планирования — учесть потребности таким образом, чтобы в будущем организация работала нормально.
Планирование играет важную роль в повышении эффективности закупок, однако сами способы планирования зависят от отрасли. Так, в торговле очень многое построено на верном прогнозировании потребительского спроса.
Систематизация потребностей звучит точнее, поскольку речь идет именно об универсальной процедуре сбора и систематизации данных о закупках. Основным инструментом такой систематизации являются либо заявка на проведение закупки, либо заказ поставщику.
В нашем блоге уже размещена большая статья о планировании на основе заявок, поэтому отсылаем читателя к ней, а здесь проговорим лишь несколько неочевидных моментов:
Практически во всех организациях планирование закупок и бюджетирование — это два тесно связанных процесса.
У любой организации будут внеплановые заявки на закупку, то есть заявки поданные позже положенного срока. На такие заявки также нужно заставить сотрудников написать обоснование.
На данном этапе велика роль НСИ (нормативно-справочной информации). Желательно, чтобы во всей организации все предметы закупки описывались в единых терминах. Добиться этого непросто, но для этого и существует отдельный класс систем для управления мастер-данными.
Подготовка документации
Классический комплект закупочной документации состоит из спецификации, извещения о закупке и проекта договора, при этом не один из указанных документов не является строго необходимым для каждой компании, если она не попадает под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ.
Посмотрим внимательнее на состав закупочной документации:
Техническое задание (спецификация) — подробное описание объекта договора между закупщиком и поставщиком. В ТЗ детально сформулированы основные критерии и требования к предмету закупки, а также к поставщикам, при этом ТЗ не является обязательным документом.
Извещение о проведении закупки — краткое резюме закупочной документации с указанием основных сведений, которые помогают поставщикам принять решение об участии в закупке. Сама же конкурсная документация публикуется либо в качестве приложения к извещению, либо в качестве приложения к договору.
Конкурсная документация — основной документ закупки, в котором точно сформулированы все критерии и требования к поставщикам. Содержание такого документа можно разбить примерно на 19 пунктов: способ закупки, мест поставки, период поставки, требования к продукции и т.д. В данном случае полезно ориентироваться на 223-ФЗ.
Проект договора — это тот самый договор, который планируется подписать с поставщиком.
Пример электронной формы для сбора закупочной документации
Что можно добавить в качестве полезных комментариев?
Роль отдела закупок сводится к тому, чтобы максимально точно, понятно и детально изложить в документации описание продукции, требования поставщикам и другие пункты технического задания.
Для каждого способа закупки принято создавать отдельные готовые шаблоны.
Для каждого типа закупаемой продукции также также создают отдельные шаблоны. Вначале это шаблоны для предельно общего типа договоров, а только потом шаблоны для отдельных видов товаров, работ и услуг.
Часто проект договора составляется так, чтобы поставщик мог подписывать его без дополнительных согласований.
Отдельные процессы для подготовки технических заданий и готовые шаблоны документов для отдельных видов продукции — один из элементов категорийного менеджмента.
Работа с предложениями поставщиков
В данном разделе нет смысла подробно расписывать способы отбора предложений, так как на сайте опубликовано огромное количестве информации по основным способам определения поставщиков, развития SRM-инициатив и других полезных материалов. Перечислим лишь основные способы и формы:
| Способы отбора | Формы проведения |
| Конкурентные | Электронная |
| Неконкурентные | Традиционная бумажная |
Cтоит еще отметить несколько моментов:
Электронные конкурентные закупки по логике вещей должны являться основным способом выбора поставщика, на деле же всё обстоит не совсем так. Например, по 223-ФЗ больше половины контрактов заключены с единственным поставщиком в бумажной форме.
Для торговых сетей характера практика отбора поставщиков по результатам поставки контрольного образца, так как розница — это по сути голая логистика, ее требования обязательны для всех участников.
Сопоставление предложение и выбор победителей
Существует всего 2 способа сопоставления предложений:
ценовое сопоставление,
многокритериальное сопоставление.
Сопоставление по цене проводится в 3 случаях:
аукцион,
запрос цен,
запрос котировок.
В случае многокритериального сопоставления все несколько сложнее, поскольку тут методов отбора будет огромное количество, но основных несколько:
с помощью формул,
с помощью матрицы сопоставления.
Обзор формул, а также способы распределения удельного веса различных критериев при анализе предложений — это очень большая тема. Здесь только отметим несколько процедурных моментов.
Для выбора лучших предложений создают целые BI-системы, в которых анализ данных предельно автоматизирован.
Другим популярным способом оценки предложений является заседание закупочной комиссии, которая детально рассматривает предложения поставщиков.
И это не все способы: есть еще и вычисления в Excel-файле, данные ERP, исторические данные из SRM и многое другое.
Таблица показывает статусы, в которых сейчас находится все процедуры отбора поставщиков
Составление договора
Финальный текст договора складывает по формуле:
Условия закупщика + условия поставщика + результаты переговоров = условия договора.
Вообще данный этап чисто процедурный, он строится на взаимодействии различных отделов организации и контрагентов. Некоторые компании только из-за одного этого этапа пытаются целиком проводить закупки в системе электронного документооборота.
На то есть несколько объективных причин:
большое число ответственных за финальный текст договора;
информировании контрагентов через внешние сервисы ЭДО;
отдельная процедура по обработке обращений от контрагентов;
необходимость контролировать сроки подписания договоров.
Несколько слов стоит сказать об ЭТП. ЭТП фактически выступают в роли провайдера ЭДО во время договорной работы. Это ускоряет подписание договора, делает процесс более прозрачным. Однако ЭТП не автоматизируют внутренний документооборот компании, что и вынуждает внедрять СЭД для автоматизации других этапов закупок, хотя логичней использовать SRM.
Стандартный элемент любой СЭД — электронная карточка договора
Администрирование договора
У многих компаний данный этап сводится к простой приемке товара или услуги. В идеале же процесс должен быть гораздо более детализированным вплоть до контроля отдельных пунктов договора.
Сюда же относятся способы оценки эффективности закупок — насколько результат соответствует заявленным потребностям и целям компании, а также что можно улучшить.
Список задач, назначенных для контроля за выполнением условий договоров
Заключение
Все приведенные в статье этапы закупок можно поделить на две категории:
работа с потребностью,
реализация потребности.
Первые три этапа создают добавочную стоимость к продукции за счет точного прогнозирования и планирования. Вторые пять этапов более формальные и процедурные, однако им не стоит пренебрегать, чтобы находить ответственных, надежных и соответствующих критериям ТЗ поставщиков.
Все 7 этапов реализованы в Comindware Управление закупками специально для того, чтобы помочь максимальную числу организаций из разных сфер экономики стать более эффективными в своей закупочной деятельности.
