- Актуализируйте план в соответствии с реальным прогрессом
- Постоянно сверяйтесь со сроками завершения
- Взаимодействуйте с членами команды ежедневно
- Поощряйте подчиненных за качественную и результативную работу
- Держите проектную информацию в надежном месте
Актуализируйте план в соответствии с реальным прогрессом
Необходимость планирования перед стартом проекта не вызывает сомнений. Однако многие ошибочно полагают, что на этом планирование заканчивается. Первоначальный план является хорошо продуманным курсом, по которому должен развиваться проект и качество проработки которого как раз и проверяется в реальных условиях реализации проекта. Практически каждый проект выполняется в условиях неопределенности, условия корректируются, как и изменяется влияние внешних факторов, что в свою очередь формирует необходимость актуализировать план.
Нежелание тратить время на обновление плана на самом деле не поможет выполнить проект в срок. А упорное следование изначальному плану, который уже не соответствует реальной ситуации в проекте, может вообще привести к его провалу. Успешные проджект-менеджеры знают, когда можно продолжать придерживаться изначального курса, а когда выгоднее его скорректировать.
Постоянно сверяйтесь со сроками завершения
Проект без срока — это как цель без даты, когда ее необходимо достичь. Известная методика постановки целей SMART утверждает, что они обязательно должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Attainable), вносящими вклад в общие результаты проекта (Relevant) и имеющими срок достижения (Timely). В противном случае они остаются лишь иллюзиями или мечтами. Неспособность установить целевые сроки завершения всего проекта и его ключевых этапов в конечном итоге приводит к серьезным задержкам или постоянной «незавершенке».
Процессы должны быть построены таким образом, чтобы каждый член проектной команды был мотивирован постоянно сверяться со сроками по каждой задаче и прилагать дополнительные усилия к их соблюдению. В частности, это могут быть активности, направленные на синхронизацию усилий команды, взаимопомощь и координацию с целью предотвращения потенциальных задержек всей команды, вызванных проблемами у одного или нескольких участников. Как известно, сила цепи определяется по ее самому слабому звену.
Взаимодействуйте с членами команды ежедневно
Важность эффективного взаимодействия между членами проектной команды трудно переоценить. Но под этим взаимодействием в меньшей степени понимается общение и обсуждение проблемных ситуаций, а в большей — такая реализация проекта, когда каждый исполнитель четко понимает роль, свою и других, на всем пути реализации проекта. Без такого понимания, задачи могут дублироваться, переоцениваться или игнорироваться. Более того, мы ещё не учитываем, когда члены команды управляют не одной или двумя задачами, а множеством задач одновременно. Правильно организованное взаимодействие напротив создает условия для максимально эффективного использования способностей и возможностей каждого члена команды в достижении поставленных целей. Ведь хотя задачи выполняются каждым специалистом индивидуально, результаты оцениваются у команды в целом.
Поощряйте подчиненных за качественную и результативную работу
В подавляющем большинстве случаев, существует прямая зависимость между признанием профессиональных заслуг человека и результатами его работы. И дело не только в том, что это является отличной мотивацией работать в полную силу и даже прилагать дополнительные усилия для выполнения задач в срок и на должном уровне качества, но и в том, что это создает позитивную общую атмосферу в команде в долгосрочном периоде.
В отличие от наказаний или штрафов, которые могут заставить человека делать то, что он должен, денежные поощрения и заслуженная похвала подталкивают сотрудника делать больше и лучше, чем прописано в должностной инструкции. В дополнение к личным результатам большой эффект имеет признание заслуг каждого в виде вклада в общий командный результат проекта.
Держите проектную информацию в надежном месте
Очень важно, чтобы проектная команда хранила и обновляла всю проектную документацию в одном общедоступном и надежном месте, куда гарантирован доступ в любой момент времени. Доступность информации должна быть организована так, чтобы любой член команды мог использовать и обновлять данные, чтобы был организован контроль версий документов и правильно распределены права доступа, а также, чтобы возможность обращаться к проектной документации не была ограничена техническими сложностями.
Другими словами, невозможность доступа к проектной документации, необходимой для принятия решений, корректировок проектного плана или внесения предложений по оптимизации, является одной из ключевых ошибок проджект-менеджмента. Это также вызывает негативные настроения в проектной команде, не говоря уже о том, что может привести к простоям и срывам сроков. Эти риски легко можно избежать путем использования соответствующего программного обеспечения — платформы для проектного взаимодействия. Для этих целей, например, отлично подойдет Comindware Project.
В завершение стоит отметить, что не существует «золотого ключика», чтобы открыть любой проект. Но есть то, на что можно положиться в той или иной степени — грамотное управление проектом минимизирует простои и снижает риски. Не стоит недооценивать простые принципы, описанные выше — они сослужили хорошую службу многим компаниям, менеджерам и даже начинающим предпринимателям.
Похожие записи:
