Три способа избежать хаоса в делах при управлении малым бизнесом.

Большое количество статей описывает способы, с помощью которых вы можете стать организованным, последовательным и мотивированным. Однако, в них не говорится о том, для чего вам это необходимо.

Причины в следующем. Если вы в своей повседневной деятельности не заняты отслеживанием состояния чего-либо или выяснением ситауации с текущей деятельностью ваших сотрудников, то вы можете и должны сфокусироваться на развитии и внедрении инновационных идей, которые приведут к выполнению бóльшего количества задач за меньшее время.

Ниже описаны три способа такого использования знаний и энергии ваших сотрудников, чтобы это привело к максимальному для вас результату.

1. Выявите повторяющиеся процессы в работе и используйте лучшие из них постоянно.

Все вы выполняете огромное количество работы. При этом, есть первый тип работы — её объем известен и запланирован, и ваши сотрудники знают что с ней делать. С другой стороны, есть большая часть работы, которая является незапланированной, неструктурированной и, соответственно, непредвиденной, непредсказуемой и неизвестной.

Примеры выполнения запланированных и известных задач схожи с чтением названий на вывеске.

• Вы управляете пекарней? В таком случае, ваша работа заключается в выпечке вкусного хлеба и кондитеских изделий.
• Вы управляете консалтинговой компанией? В таком случае, ваша работа в связана с консультированием и разработкой хороших идей.

Второй тип — незапланированные, неструктурированные и непредвиденные задачи и проекты. Они могут быть связаны с такими вещами, как офисные дела, новые маркетинговые мероприятия, финансовые или административные изменения, и, почти всегда, они содержат такие шаги которые могут встретиться вам вне зависимости от сферы деятельности, будь то торговля винами, техническое обслуживание и ремонт оборудования, стоматологический кабинет, рекламная фирма или что-то другое.

У вас может сложиться впечатление, что этот второй тип работы, способный привнести чувство хаоса, является бессистемным и одноразовым, но, в то же время, он очень важен для развития организации.

Инновационные компании фиксируют такую незапланированную, неструктурированную работу, выбирают лучший способ ее выполнения, а затем повторно используют то, чему они научились.

К примеру, руководитель компании решает переехать в другой офис. По его мнению, смена офиса — это всего-лишь оперативная задача. Однако, такой запрос влечет за собой выполнение определенного процесса, последовательности незапланированных задач, вовлекая в него сотрудников разных уровней из разных отделов компании, таких как IT, офис-менеджер, отдел кадров, финансовый отдел и т.д.

“Если бы ваша компания занималась офисными переездами, то у вас наверняка был бы отлаженный механизм действий сотрудников в подобной ситуации.”

Если бы ваша компания занималась офисными переездами, то у вас наверняка был бы отлаженный механизм действий сотрудников в подобной ситуации. И, в случае необходимости очередного переезда, была бы задействована уже заранее подготовленная, оптимальная на ваш взгляд, последовательность действий.

Возможно, в ходе работы с новыми клиентами ваши сотрудники уже сформировали бы хорошо отлаженный процесс для решения такой задачи, как переезд офиса.

Таким образом, если вы видите, что «одноразовая» для вас задача переезда в другой офис включает в себя какой-то уже «знакомый» для ваших сотрудников процесс, то будет весьма логично и правильно использовать этот опыт при выполнении задач по переезду в новый офис.

В свою очередь, хочу сказать, что программное обеспечение от Comindware как раз и позволяет превратить такой «знакомый» процесс в последовательность элементарных, автоматически создаваемых задач.

2. Отслеживайте задачи, запросы, бюджеты и проекты и формируйте отчеты в режиме реального времени.

Не успокаивайте себя мыслями о том, что если у вас небольшая компания, то с вами можно связаться с помощью электронной почты (или в чате в случае с неотложными вопросами). Нельзя. Вы недоступны.

Я часто беседую с владельцами небольшого бизнеса, которые в буквальном смысле не знают, чем занимаются их работники, на какой стадии находятся их проекты и в какой степени реальные данные совпадают с запланированными. Не допускайте этого. Объедините членов вашей группы в систему, которая делает больше, чем просто повышает объем «болтовни» в коллективе.

Используйте такую систему, которая позволяет управлять задачами и автоматически назначать их в нужный момент времени нужным людям.

“…используя систему по управлению задачами, вы получите наглядное представление о том, что происходит в вашей компании в режиме реального времени.”

Имея такую систему по управлению задачами, вы получите все необходимые средства для контроля за работой. Вы получите гибкую систему, обладающую функцией интеграции с другим программным обеспечением, которое вы, возможно, уже используете. В конце концов, используя такую систему, вы получите наглядное представление о том, что происходит в вашей компании в режиме реального времени.

Владельцы небольших компаний рассказывали мне, что приобретали инструменты для «совместной работы», чтобы быть в курсе реального состояния дел в компании, но скоро им стало понятно, что во многих подобных инструментах нет механизма, который бы помогал работе. Разочарованные тем, что они впустую потратили деньги и время на еще одно приложение, они жалуются на то, что их проблемы по-прежнему не решены, а новое программное обеспечение стало «закрытым ящиком», который, вдобавок, никак не связан с другими IT-системами использующимися в компании.

Узнав о возможностях Comindware и увидев способ применения продукта к ситуации в компании, руководители получили контроль и наглядное представление о работе всей компании.

3. Очистите ваш календарь для того, чтобы у вас было время думать и планировать.

Вы ведете небольшой бизнес, и ваше предприятие требует, чтобы вы думали о главном. Это значит, что вы не можете участвовать в бесконечных встречах для того, чтобы получить представление о происходящем. И для решения повседневных задач можно и нужно создать и автоматизировать простые рабочие процессы, руководствуясь которыми ваши сотрудники выполнят большую часть работы без вашего участия. Благодаря внедрению такого подхода, вы получите свободное время для стратегического развития вашей компании.

При этом вы бы допустили небрежность, очистив календарь, не убедившись в том, что:

• вы в курсе происходящего;
• повседневная работа в действительности выполняется.

“Используйте такую систему, которая поможет преобразовать ваши повседневные задачи в запланированный, понятный и прозрачный процесс.”

Используйте такую систему, благодаря которой можно получить наглядное и реальное представление о состоянии дел во всех областях вашего бизнеса или в каждой сфере по отдельности. Такую систему, которая поможет преобразовать повседневные задачи в запланированный процесс. По причинам, указанным выше, я рекомендую Comindware.

Я надеюсь, что вы уверены в том, что можете вывести на рынок что-то новое, поэтому и создали вашу компанию. Сосредоточьтесь на этом уникальном преимуществе, чтобы быстрее развиваться и скорее достичь успеха. Для этого необходимо повторно использовать лучшие идеи вашей команды, отслеживать весь процесс работы в реальном времени и сохранять достаточно свободных дней в вашем календаре, чтобы иметь возможность делать все необходимое для развития вашего бизнеса.

Чтобы узнать больше о том, как подходящее программное обеспечение поможет вам реализовать миссию компании, посетите веб-сайт www.comindware.ru.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Основы процессного подхода Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта