Системы электронного документооборота улучшают эффективность, безопасность и надежность процессов обработки информации в организации. Все больше компаний переходят на электронный документооборот, что обусловлено не только требованиями цифровой среды, но и удобством. Рассмотрим, что представляют из себя современные системы документооборота.
Что собой представляет электронный документооборот
Электронный документооборот, или ЭДО, по сути – это повторение или переосмысление привычных циклов бумажного документооборота, только перенесенное в цифровую среду.
Переход на ЭДО может быть обусловлен разными причинами. Например, внутренними потребностями компании в повышении эффективности или внешними изменениями в рамках общей цифровизации системы страны.
Согласно стратегическим планам ФНС к началу 2024 года процент выставленных в электронном виде счетов-фактур будет составлять 95%, а товарных накладных — 70%.
Электронный документооборот оставляет привычные юридически значимые составляющие, но предупреждает ошибки вследствие человеческого фактора и ускоряет время выполнения задач за счет оптимизации процедур согласования, обмена корреспонденцией, работы над договорами и других составляющих процесса.
Для его внедрения используются электронные платформы: система электронного документооборота (СЭД) или система управления корпоративным контентом (ECM-система).
Что такое СЭД и ECM-система, в чем их отличие
Прежде всего, остановимся на определении этих понятий.
Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная система, которая автоматизирует процессы работы с документами в организациях. Она позволяет работать с документами нескольким пользователям одновременно, оптимизирует трудозатраты и позволяет предприятиям эффективно выполнять свои функции.
ECM-система – система управления корпоративным контентом (сокращение от англ. Enterprise Content Management system). ECM-система обеспечивает комплексный подход и работает с хранением и обработкой всего корпоративного контента, включая внутренний обмен файлами, корреспонденцию и другие информационные ресурсы компании.
С точки зрения функциональности обе системы решают одни и те же задачи: хранят, обрабатывают, систематизируют документы и автоматизируют работу с ними. Однако различается обхват цифровизации сопровождающих процессов. К примеру, СЭД чаще придерживается логики работы с внутренними и внешними документами согласно регламенту организации, в то время как ECM-система может оптимизировать всю корреспонденцию и контент, которые могут сопровождать работу или быть её результатом (например, письма, правки, обсуждения, публикации на сайте компании и так далее), и создает единое информационное пространство.
ТОП-5 систем документооборота на отечественном рынке
В связи с обновлением ИТ-технологий и разработкой новых решений СЭД, расширением их функционала и способностью интегрироваться с разными сервисами, все чаще при использовании этих понятий подразумевается одно и то же — упрощение и улучшение процессов документооборота с помощью создания его цифрового двойника.
Прогресс и стремление компаний к цифровизации ставят перед рынком производителей сервисов на базе low-code и иных разработок высокую планку, и российские компании предлагают для этого современные решения.
Comindware ЭДО, созданный на базе low-code-платформы Comindware Business Application Platform. Гибко встраивается в структуру бизнеса за счёт детально проработанных бизнес-процессов в «коробочном» решении и легкой настройки под индивидуальные нужды с помощью упрощенной нотации. Продукт поддерживает различные интеграции, например, с ЭДО СФЕРА Курьер, программным обеспечением Р7-Офис и другими системами, чтобы переход осуществлялся максимально «бесшовно».
Directum — СЭД, созданная одноименной ИТ-компанией, разрабатывающей сервисы для управления цифровыми процессами и документами.
Платформа Docsvision от вендора отечественного программного обеспечения для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний.
СЭД Тезис — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации бизнес-процессов.
1С:Документооборот. Продукт российской фирмы «1С» на платформе «1С:Предприятие 8». Система автоматизирует полный цикл работы с документами и взаимодействие между сотрудниками.
Как переходят на электронный документооборот
При переходе на электронный документооборот организация сталкивается с необходимостью выбирать подходящее программное обеспечение.
Чаще играют роль такие факторы:
- бизнес-задачи, которые ставит перед собой предприятие, и как представляется их оптимизация;
- объем ресурсов, которые готово выделить предприятие;
- какие электронные системы и программное обеспечение уже используются в организации;
- какие требования выставляются с точки зрения информационной безопасности и технических возможностей.
Решение о внедрении системы электронного обмена документами особенно актуально, если сотрудники работают удаленно или организация представлена несколькими филиалами.
Работа в системах электронного документооборота даёт прямые положительные эффекты, как ускорение обмена документами, сокращение временных затрат на рутинные действия и финансовых издержек, связанных с печатью документов и обслуживанием печатного оборудования. Но также несёт неочевидные преимущества:
- сокращает риски потери документов и возможного возникновения претензий, связанных с этим;
- открывает широкие возможности для автоматизации процессов предприятия в целом;
- повышает уровень безопасности хранения документов;
- возможность быстро получать статистические данные.
Многие компании предпочитают поэтапный переход и двигаются итерациями, например, по системе аджайл (англ. agile).
Опыт бизнес-аналитиков компании Comindware показывает, что переход итерациями экономит ресурсы и предотвращает глобальные правки техзадания, а гибкость Comindware Business Application Platform позволяет быстро вносить изменения в бизнес-логику и работу системы.
Как работают СЭД и ECM-система
Это зависит от бизнес-задач, индивидуальных процессов компании и их маршрутизации, а также технических возможностей выбранной платформы.
Основной принцип заключается в том, чтобы получаемая и необходимая для функционирования организации информация не только структурно и безопасно хранилась в едином месте, но и передавалась на следующие этапы процессов, не задерживая их.
Рассмотрим на примере решения Comindware ЭДО процесс, типовой для многих компаний — создание договора с контрагентом.
Менеджер по работе с клиентами вносит в систему CRM информацию о контрагенте. Как только детали сделки обсуждены, система автоматически генерирует проект договора на основании имеющихся реквизитов, который можно отредактировать, отправить на согласование или подписание с помощью электронной подписи внутри системы, а также контрагентам, если они пользуются ЭДО. Для всех договоров и иной корреспонденции можно задать шаблоны нумерации, которые также будут присваиваться автоматически и сохранять порядок при хранении.
То есть, продукт Comindware ЭДО позволяет:
- эффективно хранить и работать с данными: распознавать и «забирать» их из почты, PDF-файлов и файлов других форматов, автоматически систематизируя, организовывая их и используя для других процессов;
- регулировать порядок действий и этапность при прохождении какого-либо процесса в зависимости от задачи, задавать роли участников и автоматизировать назначение поручений на членов команды (например, эскалировать приказы, запускать и производить согласования, подписывать документы с помощью ЭЦП);
- настраивать интеграцию с другими системами, в которых работает компания (1C, СФЕРА Курьер и прочими), и подключать необходимые СУБД;
- удобно взаимодействовать внутри системы: вести обсуждения во встроенном чате, запускать процессы одним нажатием кнопки, редактировать проекты документов онлайн.
Эти и другие функции доступны после настройки процессов на базе low-code платформы.
Преимущества Comindware ЭДО
Главными преимуществами являются гибкость и понятность продукта за счет low-code BPM-платформы Comindware, на которой он создан.
За любой задачей, в том числе за работой с документами, стоит человек. Документ рождается и изменяется в ходе взаимодействия и зависит от контекста, поэтому этот процесс нельзя воспринимать статично. Подход к документообороту должен быть гибким и отвечать реальным потребностям сотрудников
– Тимур Давыдов, эксперт по внедрению Comindware ЭДО
Гибкость продукта обеспечивается благодаря облегченной нотации BPMN, с помощью которой в готовое решение можно внести любые изменения и упростить последующую цифровую трансформацию.
Платформа, в частности, позволяет
- собрать бизнес-процесс, как конструктор, даже изолированно от общей структуры, не приостанавливая работу системы;
- поменять последовательность событий и задействованных документов и исполнителей для конкретной задачи «на лету»;
- индивидуально настроить визуальное отображение данных в схемах, диаграммах и таблицах;
- назначать права доступа для отдела или каждого сотрудника, чтобы избежать человеческого фактора.
Понятность достигается с помощью интерфейса, который может повторить любой привычный организации сервис, и автоматического исполнения процессов. Сотрудникам не потребуется заново обучаться при переходе на новую систему ЭДО, а задачи будут выставляться на исполнителей автоматически, управляя документооборотом и предлагая удобное пространство для обсуждения и редактирования документов.
Платформа использует метод проектирования low-code, поэтому любой специалист, не имеющий специального технического образования, может выстраивать даже сложную архитектуру процессов, не обращаясь к разработчикам или с их минимальной помощью.
