Цифровая трансформация глазами гендиректора и ИТ-директора

Что такое цифровая трансформация бизнеса?

Хотя это понятие сегодня на слуху, единого определения до сих пор не сложилось. Более того: ответ на этот вопрос сильно зависит от того, кому мы его зададим.

Дело в том, что представители бизнеса (генеральные директора, менеджеры) и представители ИТ (IT-директора, IT-специалисты) очень по-разному смотрят на данный феномен.

Причём взгляды могут различаться сильно, вплоть до диаметрально противоположных.

Например:

• По мнению гендиректора, часто цифровая трансформация заключается в новых технологиях. Достаточно купить и внедрить новые программные решения, чтобы расходы бизнеса сократились, а прибыль увеличилась.
• По мнению же IT-директора, цифровая трансформация означает перестройку бизнес-процессов и бизнес-моделей. И заниматься этим должен вовсе не его отдел, а люди бизнеса.

Очевидно, что пока у сторон присутствует такое разное понимание цифровой трансформации, её вряд ли удастся полноценно провести. Чтобы это получилось, придётся более глубоко понять друг друга и выстроить совместную стратегию.

Но кто же всё-таки прав: гендиректор или IT-директор?

Фактически, правы оба, потому что настоящая цифровая трансформация предполагает:

• Создание единой цифровой платформы бизнеса, с помощью которой будут обрабатываться все данные: задача IT.
• Пересмотр бизнес-процессов и моделей бизнеса: задача бизнеса.

Из этого становится очевидно, что ни одна из сторон не может переложить проведение трансформации на другую сторону. Чтобы получить результат, никуда не деться от глубокого и длительного сотрудничества.

К сожалению, на практике часто бывает так, что цифровая трансформация в отдельно взятой компании не удаётся, потому что с самого начала руководящие лица понимали её по-разному и имели неодинаковые ожидания. Чтобы такого не происходило, мы приведём ряд рекомендаций по поводу того, как грамотно провести цифровизацию бизнеса.

Этапы цифровой трансформации бизнеса

Самый первый этап – определиться, нужна она в данный момент или нет. Чаще всего такая трансформация не требуется небольшим компаниям с небольшим количеством сотрудников, в особенности если компьютерная техника и интернет используются слабо.

Также время цифровой трансформации не пришло, если у руководства нет времени, ресурсов и желания в данный момент этим заниматься.

Объект трансформации для старта

Далее требуется разобраться, с какой области бизнеса начать трансформацию компании в целом. Например, продажи, логистика, бухгалтерия, HR и др.

Например, решено автоматизировать работу HR-отдела, то есть бизнес-процесс поиска, найма, оформления новых сотрудников. Этот бизнес-процесс можно выстроить, к примеру, так, как показано на скриншоте ниже.



Желательно закладывать не более 1-2 пунктов одновременно, так как попытки трансформировать сразу всё чаще всего оказываются неудачными. Несомненно, переход к настоящему цифровому бизнесу предполагает комплексный подход к трансформации, но, с учётом цельной картины, начинать лучше с малого, чтобы получить первые результаты в короткие сроки.

Порой, приступая к автоматизации, в качестве первого “кандидата” для неё берётся такой бизнес-процесс, потенциальные проблемы с которым не несут больших рисков для компании. Например, процесс формирования ежеквартального отчёта. Но здесь возникает другой риск: поскольку этот процесс востребован не часто, то польза от его автоматизации практически нулевая, и ни сотрудники, ни руководство могут не впечатлиться достигнутым результатом. Поэтому не возникнет желания идти дальше по пути автоматизации и подключать другие процессы.

Чтобы такого не происходило, лучше начинать с самых ходовых, но при этом хорошо формализованных процессов. В этом случае компания получит результат, ускорив и упорядочив, к примеру, оплату счетов. Реальная польза от автоматизации одного процесса станет стимулом, чтобы двигаться дальше.

Цели трансформации

Начинать всегда нужно с выбора цели. То, что первое приходит в голову – это сокращение затрат: временных и финансовых. Именно это называется «увеличение эффективности». Однако в эпоху цифровой трансформации приоритеты всё чаще смещаются и приходится думать не только о сокращении затрат. Зачастую эта цель уходит на второй план и фокус смещается на новые возможности, которые помогут бизнесу развиваться дальше.

Другими словами, цифровая трансформация проводится не тогда, когда нужно снизить какие-то издержки. Она нужна, если бизнес осознал, что новые возможности для развития ему совершенно необходимы.

Если объектов или целей много, то потребуется выбрать один или несколько бизнес-процессов, которые будут трансформированы в первую очередь. Эксперты советуют при выборе процессов начинать со следующих:

• Устоявшиеся: те, которые существуют уже давно.
• Частые: процесс проходит не менее 15 раз в месяц.
• Короткие: 1-2 недели от начала до конца.
• Конкретные, с выраженным началом и концом.

С небольшим количеством этапов и включенных сотрудников. Соблюдение всех этих принципов позволит выбрать те процессы, которые действительно подходят для трансформации, причём она может быть проведена достаточно быстро, а отследить её эффективность можно будет через 1-2 месяца, а не через 10 лет.

IT-технологии для цифровой трансформации

Стратегий, которые может предложить IT-отрасль, очень много. Главное – выбрать наиболее подходящие:

• Анализ больших данных
• Омниканальность
• Блокчейн
• Искусственный интеллект
• Облачные технологии
• 3D-печать
• Удалённые рабочие места

Все эти технологии можно при желании внедрить в конкретный бизнес, вот только не всегда они нужны для решении насущных задач. Кроме того, эксперты подчёркивают, что одни только технологии не способны сделать бизнес цифровым.

Цифровая трансформация никогда не начинается с выбора технологии, ведь технология – всего лишь инструмент. Прежде чем взять любой инструмент, сначала нужно чётко определить задачу, так как и инструмент выбирается под неё. В случае с цифровой трансформацией бизнеса та же ситуация.

• Сначала нужно выбрать конкретную сферу бизнеса и цели её трансформации.
• Затем – очертить круг проблем, которые необходимо решить.
• И лишь затем наступает время выбора технологии.

Например, при автоматизации согласования капитальных расходов в компании Hertz с помощью решений на базе платформы Comindware Business Application Platform главной задачей было обеспечить удобное взаимодействие для множества сотрудников из разных филиалов компании по всему миру.

Чёткое соответствие выбранной технологии поставленной задаче является намного более важным залогом успеха, чем её инновационность или успешный опыт применения в других компаниях.

Порядок подготовки к проведению цифровой трансформации наглядно представлен в этой таблице.

Этап подготовки к цифровой трансформации	Действия
1. Подготовка	Определить, насколько ЦТ необходима компании сейчас.
2. Выбор объекта	Решить, какие бизнес-процессы подлежат автоматизации, какие подразделения компании будут задействованы.
3. Донесение ценности ЦТ до сотрудников	Объяснить, зачем проводится трансформация. Собрать обратную связь от персонала. Узнать, что и как, по мнению сотрудников, нужно поменять в первую очередь.
4. Целеполагание	Разобраться, каких конкретных целей нужно достичь и в какие сроки, как будет измеряться результат.
5. Выбор технологий	Подобрать технологии, максимально подходящие для решения каждой конкретной задачи
6. Назначение ответственных	Выбрать из числа заинтересованных в ЦТ сотрудников тех, которые будут проводить её в жизнь. Разделить зоны ответственности.
7. Определение сроков	Установить контрольные даты, а также промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты.

Ответственные за трансформацию

Ещё одна принципиальная задача – выстроить иерархию лиц, которые будут заниматься цифровой трансформацией. Очевидно, что это должны быть сотрудники как «со стороны бизнеса», так и «со стороны IT». В основном акцент делается на руководителей тех отделов, где в первую очередь планируется проводить трансформацию. Например, начальник службы логистики или главный бухгалтер.

Крайне важно, чтобы у всех этих лиц была мотивация проводить цифровую трансформацию и понимание того, зачем она нужна. В противном случае повышается риск того, что всё будет сделано формально, а реального эффекта компания так и не увидит.

Отслеживание результатов

В идеале, в компании должен быть главный ответственный за цифровую трансформацию. Это может быть, например, один из заместителей гендиректора, который будет выстраивать взаимодействие с каждым из других ответственных лиц, а периодически – устраивать общие обсуждения, чтобы понять, в правильном ли направлении идёт процесс, что уже достигнуто и каковы первоочередные текущие задачи.

Резюмируя, можно сказать, что главное перед проведением цифровой трансформации – определиться с её целями и задачами, сроками и ресурсами, а также прийти к взаимопониманию между ответственными лицами.

При этом не получиться совершить прорыв на одних только технологиях, но не получится и обойтись без них в процессе реинжиниринга бизнес-моделей.

Лишь соединение того и другого позволит обойти все трудности и получить положительный результат.

Comindware представляет low-code платформу для цифровой трансформации бизнеса. Закажите демо, чтобы увидеть платформу в действии и оценить её преимущества для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.