Управление бизнес-процессами – всё, что нужно знать

Автоматизация сейчас затрагивает многие сферы жизни. Не обошла она стороной и бизнес. В последнее десятилетие появилось много систем, которые помогают человеку в управлении бизнес-процессами. Это позволяет повысить эффективность работы и способствует быстрому продвижению организаций.

Но что собой представляют эти системы? На чем основана их работа? Эксперты Comindware постарались развернуто рассказать обо всем, что нужно знать для эффективного управления бизнес-процессами. 

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Что такое управление бизнес-процессами

В условиях быстрого развития экономики при ведении бизнеса начинает активно применяться процессный подход к организации работы. Однако не все руководители среднего звена имеют четкое представление о том, что такое управление бизнес-процессами, а также какие преимущества для предприятия обеспечивает данный подход.

BPM – это системный подход, который предназначен для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM характеризуется всеобъемлющими, технологическими определениями, а также инновациями и поддержкой сквозных процессов. Это позволяет компаниям быстро добиваться своих целей и достигать высоких результатов.

70% организаций

занимается процессами, чтобы сократить затраты или повысить производительность

75% респондентов

считают, что BPM и технологии помогли их организациям достичь своих целей

Согласно отчету BPTrends о состоянии отрасли BPM уже в 2020 году 75% респондентов отмечали, что достигли бизнес-целей благодаря процессному подходу.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Простыми словами, управление бизнес-процессами – это действия, направленные на их оптимизацию, ускорение и повышение точности. Они могут носить автоматизированный и неавтоматизированный характер.

В качестве основных этапов работ по управлению бизнес-процессами компании выделяют моделирование, исполнение, контроль и улучшение бизнес-процесса.

Этапы работ по управлению бизнес-процессами.

Для управления бизнес-процессами нужно сначала описать сам процесс, затем внедрить его в работу коллектива. Затем назначаются человек, который будет нести ответственность за процесс и контролировать правильность выполнения того или иного действия, выполняемого людьми или автоматическими системами.

Бизнес-процессы могут быть частично автоматизированы или полностью выполняться человеком. В роли стейк-холдера (субъекта, чьи действия, поведение или решения влияют на исполнение бизнес-процесса), могут выступать как люди, так и программные роботы.

При этом управлять необходимо крайне неоднородной средой, способной обеспечить гибкость управления бизнес-процессами, использование таких разнородных ресурсов как люди и программные роботы, а также обеспечить возможность синергии широкого спектра современных технологий

Немаловажным достоинством BPM-подхода в том, что он позволяет управлять корпоративными данными и ходом сквозных бизнес-процессов, вовлекающих в работу сотрудников различных служб предприятия, из единой системы. Это позволяет уменьшить вероятность ошибок при производстве или оказании услуг, а также повысить качество взаимодействия между департаментами организации.

Что исключить возможное недопонимание следует пояснить:

• BPM – это управленческая методология, включающая сочетание моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков бизнес-задач, направленных на достижение целей организации и охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри организации и за ее пределами.
• BPMN – это система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов.
• BPMS – это IT-система для исполнения бизнес-процессов, построенная в соответствии с правилами, заданными методологией BPM, и потребностями предприятия.

Другими словами, ВРМ – это своеобразное мировоззрение, особый подход к ведению бизнеса, который несколько отличается от традиционных методов.

BPMN играет роль внутреннего стандарта компании для проектирования бизнес-процессов в том виде, который понятен всем адептам методологии BPM и программному обеспечению для управления бизнес-процессами.

В свою очередь программное обеспечение класса BPMS состоит из уже готовых прикладных решений, которые человеку достаточно запустить в работу после чего они начнут функционировать и выполнять свои задачи по автоматизации бизнес-процессов.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

История управления бизнес-процессами

Развитие управления бизнес-процессами

Впервые о системах моделирования бизнес-процессов заговорили в 90-е годы. Тогда же появились первые подобные разработки. Автоматизация бизнес-процессов в то время осуществлялась с помощью систем класса ERP и СЭД (систем электронного документооборота).

Зарождение BPMS пришлось на начало 2000-ных. В это время были сформированы методологические основы BPM. Для их исправного функционирования пришлось создать новую разновидность ПО – BPMS. Благодаря ему можно было моделировать бизнес-процессы, а также осуществлять мониторинг и аналитические мероприятия. Также система выступала в качестве движка для исполнения процессов.

Системы BPM изначально были low-code. Тогда это называлось Model Driven Development — модельно-ориентированный подход к разработке программного обеспечения. Суть этого подхода состоит в построении абстрактной метамодели управления и обмена метаданными (моделями) и задании способов ее трансформации в поддерживаемые технологии программирования (Java, CORBA, XML и др.). На практическом уровне это означает не «зашивать» бизнес-логику в программный код, а нарисовать схему процесса, согласовать его с бизнесом, и, нажав кнопку, сделать эту модель исполняемой, т.е. преобразовать ее в программный код. Анатолий Белайчук
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Технологии не стояли на месте и уже в 2012 году с учетом развития IT-трендов, BPMS несколько видоизменилась и была переименована в iBPMS (Intelligent BPMS). Данная система уже включала в себя кейс-менеджмент (ACM) и предполагала поддержку группы технологий под названием SMAC (Social, Mibile, Analytics, Cloud).

На 2018 год пришелся своеобразный взлет BPMS. Этому способствовал тренд цифровой трансформации, который дал мощный толчок к повышению интереса к BPM. BPMS все чаще начали сочетать с новейшими цифровыми технологиями. Благодаря этому появился ряд новых решений для управления бизнес-процессами, предполагающих использование синергии возможностей BPMSс такими технологиями как RPA (Robotic Process Automation), AI (Artificial Intelligence), Process Mining (автоматическое выявление процессов), и др.

С 2020 года BPM-системы начинают играть роль ядра единых платформ для ведения бизнеса в цифровой бизнес-среде. Теперь бизнес-процесс, благодаря цифровым технологиям, создает продукт для потребителя.

В свою очередь, Comindware Business Application Platform изначально создавалась как low-code BPM-платформа, которая гарантирует высокую скорость создания бизнес-приложений и максимальную гибкость для настройки цифровых решений под цели компаний силами бизнес-аналитиков.

Как появилось ВРМ

Бизнес любой направленности можно сравнить с маленьким ребенком. Любая компания сначала создается, потом «встает на ноги», затем начинается период становления и обучения. При этом, чтобы все эти этапы протекали эффективно необходимо грамотно организовать взаимодействие сотрудников разных подразделений, а также отработать механизм передачи знаний. При этом неважен размер организации. Грамотно организовать бизнес-процессы необходимо как в крупных компаниях, так и в небольших организациях.

Прогресс не стоит на месте. Создаются новые технологии, которые облегчают процессы во многих сферах жизни. Новые инструменты начали появляться и в бизнесе. Они гибче и эффективнее предыдущих вариантов управления процессами. Это особенно важно для начинающих бизнесменов. Т.к. процесс внедрения новых систем в бизнес способен увеличить темпы развития организации.

Потребность в автоматизации управления бизнес-процессами была всегда. При отсутствии соответствующих технологий бизнесмены старались создавать для себя определенные концепции и стандарты. Однако со временем они устаревали. Нужны были новые решения. После начала распространения компьютерных технологий бизнесмены стали пробовать использовать их для своих целей. Так появились первые системы управления бизнес-процессами.

Развитием данных систем и является BPM. Создание данного продукта стало возможным после внедрения на предприятии компьютерных технологий.

Преимущества внедрения процессного управления

Среди основных преимуществ, которые компания получает от процессного управления: оптимизация, регламентация и стандартизация.

Оптимизация бизнеса

Процессный подход ориентирует смотреть на компанию, как на “машину” по производству ценности. Как правило, на стыке функций в кросс-функциональных процессах обнаруживаются те самые “бутылочные горлышки”, которые нуждаются в усовершенствовании — например, в автоматизации или регламентации. 

Наглядный регламент

Модели бизнес-процессов, по сути, выполняют роль наглядных регламентов. Все этапы, сценарии, последовательность действий отражены в схемах и создают понятную картину работ и перехода ответственности за результат. В Comindware Business Application Platform для моделирования применяется нотация BPMN 2.0, схемы понятны и не изобилуют излишним количеством элементов, как это бывает в программах для построения процессной архитектуры.

Пример наглядной регламентации из модели бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform.

Если компании все же необходим регламент, его можно сформировать в документ по шаблону на основании схемы.

Стандартизация

Благодаря стандартизации компания получает единый порядок выполнения бизнес-процессов. Руководители крупных холдингов, где подразделения выполняют одни и те же процессы — как, например, открытие магазинов — могут испытывать сложности с управлением и анализом успешности работы филиалов. Стандартизация позволяет вывести унифицированные показатели для оценки качества и формировать на их основании глубинные отчеты для принятия более обоснованных управленческих решений.

Что касается внедрения систем управления бизнес-процессами в организации, компания получает ряд преимуществ. Благодаря автоматизации повышается эффективность взаимодействия между подразделениями. На рутинных этапах работ, не требующих интеллектуального вовлечения, замена человека автоматизированной системой, что поможет избежать ошибок. Например, в BPMS можно предусмотреть алгоритмы, благодаря которым система будет анализировать показания оборудования и в соответствии с ними запускать определенные бизнес-процессы.

С сотрудников снимается ряд обязательств. Однако следует отметить, что BPMS не выполняет за человека всю работу. Здесь многое зависит от настроек.

Основная ценность подобных систем в том, что после их внедрения сотрудники начинают вовремя получать информацию, которая необходима для решения определенных задач бизнеса. Благодаря им повышается качество взаимодействия работников различных служб компании.

Наличие регламента не решает всех проблем: нужен контроль за его соблюдением. Проверки, аудиты и тому подобное — это потери, которые могут быть довольно затратными. Чтобы их исключить, нужна автоматизация. < Анатолий Белайчук
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Отличие процессного и функционального подходов

Функциональный подход к управлению предприятием предполагает традиционное делегирование полномочий и ответственности за проведение работ определенного вида за подсистемой организации – управлением, департаментом или отделом. При этом во главе каждого подразделения ставится руководитель, с которого и будет спрос по всем задачам данного направления.

Фундаментальная проблема функционального подхода к управлению в том, что такой подход хорошо работает по «вертикали» иерархии и плохо — по «горизонтали», т.е. не решает вопросы кросс-функционального взаимодействия. Например, при выставлении коммерческого предложения необходимо участие нескольких функциональных подразделений, каждое из которых функционирует обособленно и имеет собственные метрики производительности и цели. В таком случае при возникновении проблемы на стыке подразделений обычно не понятно кто ответственен за ее решение и заинтересован в организации оперативной и качественной совместной работы функциональных подразделений.

Процессное управление — это попытка систематизировать кросс-функциональную работу.

При функциональном подходе руководитель структурного подразделения отвечает за результат своего подразделения, при процессном подходе к управлению за результат отвечает владелец бизнес-процесса.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Подходы к процессному управлению

Для управления бизнес-процессами используются разнообразные подходы и методы. По большей мере они пришли из области управления промышленным производством, тем не менее, на сегодняшней день успешно применяются при ведении проектов, разработке продуктов, в том числе веб-сервисов или приложений, и не только. К подходам к управлению бизнес-процессами относятся:

• Бережливое производство (Lean) направлено на устранение потерь и оптимизацию ресурсов. Основной принцип: производить только то, что требуется, когда требуется и в нужном количестве.
• Шесть сигм (Six sigma). Основная цель подхода заключается в стандартизации процессов и обеспечении стабильного качества продукции.
• Реинжиниринг включает в себя переработку бизнес-процессов компании, пересмотр организационной структуры, внедрение новых технологий и оптимизацию рабочих процессов.
• Цикл Деминга, также известный как PDCA (Plan-Do-Check-Act), включает этапы планирования, выполнения, проверки и действи. Цикл позволяет систематически анализировать и улучшать операции для достижения более высокого уровня качества.
• «Точно в срок» подразумевает синхронизацию потоков ресурсов, благодаря чему становится возможно закупать и изготавливать только те товары, материалы и расходники, которые необходимы в данный момент. При этом страховые запасы на складе оказываются не нужны.
• Kanban — метод управления производственными процессами c визуальным отслеживанием и контролем за происходящими работами, реализующий принцип «точно в срок». В управлении проектами распространено применение Kanban-доски, где на карточках или стикерах представлены задачи к выполнению, а вертикальные столбцы отражают этапы процесса их выполнения.

В частности, в Comindware Business Application Platform реализованы принципы Lean для работы с диаграммами бизнес-способностей и моделями бизнес-процессов. Логика платформы разработана таким образом, чтобы все необходимые настройки осуществлялись на формах, и излишние элементы для исполнения процессов процессным движком не «‎захламляли»‎ схему. Так диаграммы остаются понятными и читаемыми для людей без специфических навыков в построении процессной архитектуры.

Какие бывают бизнес-процессы

В таблице указаны разные виды классификации процессов. Если брать во внимание более подробную классификацию выяснится, что она включает в себя ряд дополнительных пунктов, которых нет в простой классификации.

Основные процессы — те процессы, которые приносят прибыль и отвечают за создание ценности для клиента.

Вспомогательные процессы, или бэк-офис, поддерживают работу основных процессов. Напрямую они не приносят прибыль, но компания не может существовать без них.

Управляющие процессы — те, которые направлены на эффективное распределение ресурсов компании. Они связаны с функциями контроля и мониторинга за показателями основных и вспомогательных процессов. 

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

Бизнес-процессы можно условно разделить на исполняемые и неисполняемые. Основное назначение первых в автоматизации бизнеса, а вторых – в изучении работы компании и как результат, повышении эффективности взаимодействия внутри коллектива.

Т.е. для создания диаграмм процессов в этом случае используются принципы и методы BPM. Для создания неисполняемой диаграммы человеку понадобится лишь лист ватмана и карандаш. При этом важно четко соблюдать установленные стандарты написания нотаций.

Исполняемые нотации создаются в среде IT. Это позволяет полностью или частично автоматизировать ряд бизнес-процессов.

Что применять для управления бизнес-процессами

Карта бизнес-процессов

Карта бизнес-процессов — важный инструмент эффективного управления бизнес-процессами на крупных предприятиях. На небольшом предприятии эффективное управление бизнес-процессами в основном сводится к поиску «узких мест» в таких процессах и путей их устранения. 

Карты используются для визуализации и документирования бизнес-процессов, которые представляют последовательность шагов, роли, ресурсы и потоки данных внутри процесса. Создание карт бизнес-процессов помогает командам лучше понимать и улучшать процессы, выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы для улучшения эффективности бизнеса.

Диаграмма бизнес-способностей в Comindware Business Application Platform

Для составления карт бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform реализован инструмент построения диаграмм бизнес-способностей. На диаграмме можно отобразить не просто взаимосвязи процессов на разных уровнях и задействованные в них ресурсы, но и указать, какие из них уже автоматизированы. Исполняемый бизнес-процесс отражается в контексте общей процессной архитектуры, и к его автоматизированной бизнес-модели можно перейти сразу из диаграммы, что удобно при принятии решений о внесении изменений в процесс и проверке гипотез.

Схема бизнес-процесса

На схеме бизнес-процесса можно отразить суть и механизм его работы. Сама по себе схема не является сложным элементом. Ее можно создать как вручную, так и с использованием соответствующего программного обеспечения.

В общем виде шаги построения схемы бизнес-процесса сводятся к следующему:

• Задаются границы процесса
  В любой сфере бизнеса есть начало и окончание определенного процесса. При составлении схемы в первую очередь учитывается именно этот момент. Тем самым сотрудник организации определяет временные и производственные рамки определенного процесса.
• Нанесение основных блоков
  Большинство процессов проходят в несколько этапов. При этом один из них переходит в другой. Здесь же отображается то, какие бизнес-правила определяют обработку данных. Как правило, в схемах отражается как должен в идеале выглядеть блок. В некоторых компаниях приходится отступать от стандартов, ориентируясь на собственные особенности ведения бизнеса.
• Добавляются развилки
  В любых процессах могут быть развилки. Человек или система должны попытаться предсказать все возможные варианты развития событий, а также быть готовыми к промежуточным вариантам.
• Обозначение ролей участников
  В состав схемы не вносятся наименования должностей или имена конкретных сотрудников. Вместо этого они обозначаются коротким понятием «роль». Один сотрудник или подразделение может выполнять сразу несколько ролей. При необходимости, в конкретной организации, роли могут объединяться или наоборот, раскидываться на несколько сотрудников.
• Размещение документов
  В бизнесе под понятием «документ» не обязательно подразумевается официальная бумага, имеющая юридическую силу. В бизнес-процессах под словом «документ» подразумевается любая информация, которая может быть расположена на носителях различного рода. При этом она должна нести в себе какую-то пользу для бизнеса. Это могут быть электронные письма, доклады, презентации и даже СМС. С точки зрения бизнес-процессов все это будет называться документами.
• Добавление программ и баз данных
  В схеме находится информация, о том, какие программы были использованы в бизнес-процессе, а также приводятся данные об источнике, откуда была взята эта информация.
• Добавляются инструменты и материалы
  В схеме должна отображаться вся информация о том, благодаря каким инструментам и материалам можно достичь эффективного результата.
• Определение основных показателей эффективности
  В схему вносятся данные о том, по каким критериям будет оцениваться эффективность проведения работ.
• Создается модель бизнес-процесса
  При этом анализируются данные, полученные в предыдущих пунктах.

Схема может составляться как сотрудником организации на бумажных носителях, так и в электронном варианте, с помощью использования специальных систем по управлению бизнес-процессами.

Схема бизнес-процесса в Comindware Business Application Platform

Анализ бизнес-процессов

Анализировать бизнес-процессы необходимо для того, чтобы оценить его актуальное состояние и выявить сильные и слабые стороны: как все в процессе устроено, достигает ли он бизнес-целей, требуются ли изменения. 

Анализ включает в себя сбор данных; оценку показателей процесса — времени, стоимости, качества и возможностей; проектирование его визуальных моделей; анализ цепочки создания ценности, сквозные модели и декомпозицию. 

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование также позволяет провести анализ и понять работу организации: наглядно отобразить все элементы процесса, такие как операции, события, данные и другие, и их взаимосвязь друг с другом. По сути, моделирование помогает разобраться, какие этапы проходит ценность, или данные, вошедшая на входе, и какие ресурсы необходимы, чтобы преобразоваться в результат процесса.

В моделировании выделяют три основных подхода:

1. Функциональный

   При функциональном моделировании бизнес рассматривается как функция. В нем указаны ресурсы, какие промежуточные и конечный результаты необходимо достичь — то есть, вход и выход. Разработке подвергается именно последовательность действий, необходимых для достижения целей.

2. Процессный

   В данном случае фокус внимания смещается на алгоритм действий, которые необходимо совершить для получения результата. Чаще всего это моделирование в распространенном стандарте BPMN. 

3. Ментальный

   Отображение и структурирование общих понятий, связанных с процессом, в произвольной форме в виде ментальной карты.

Оптимизация бизнес-процессов 

В процессе оптимизации бизнес-процессов происходит усовершенствование деятельности компании, а также выбор пути, двигаясь по которому организация быстрее сможет достичь своей конечной цели. Это достигается путем: сокращения времени на совершение операции; снижения себестоимости товаров и услуг; повышение качества изделий; достижение прозрачности операций; усиление контроля над производственными процессами через, к примеру, автоматизацию промышленности; совершенствования системы управления и планирования. При оптимизации бизнес-процессов конкретного предприятия многое зависит от поставленных руководителем целей и задач. 

Шаги оптимизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов 

Бизнес-процессы могут выполняться как вручную, так и с помощью автоматических систем. Последний вариант считается более резонным, т.к. требует меньше времени на реализацию бизнес-процесса. Также он отличается точностью результата. Зачастую, проекты по оптимизации бизнес-процессов на предприятиях попадают в область «искусства» и рассуждений на уровне здравого смысла. Для того, чтобы оптимизация бизнес-процессов была вполне четкой и понятной технологией стоит применять лучшие практики организации такого рода деятельности. 

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов 

Более чем 10-летний опыт цифровизации бизнес-процессов позволяет команде Comindware предусматривать все возможные риски при реализации проектов и помогать компаниям с оптимизацией проектных ресурсозатрат для достижения бизнес-целей.

Как выстроить эффективное управление бизнес-процессами в компании

Операционный процесс — это последовательность или совокупность операций, посредством которых ресурсы преобразуются в продукцию или услугу.

Например, в службе такси в рабочий процесс входит:

• Получение заявки от клиента через звонок или онлайн-заказ.
• Обработка заявки оператором.
• Поиск автомобиля.
• Связь с водителем, направление машины в нужное место.
• Перевозка клиента, получение от него оплаты.

Как сделать более эффективным именно рабочий процесс? Вариантов много, самый простой – автоматизация. Заменив бухгалтеру счёты на калькулятор, уже можно ускорить его работу (а следовательно, и рабочий процесс) в несколько раз. В нашем случае с такси повышения эффективности рабочего процесса можно достичь, перейдя на более совершенную мобильную связь или более скоростной хостинг для сайта.

Что же касается бизнес-процессов, то это совсем другое понятие. Оно относится не к сотруднику и выполняемым им действиям, а к самим процессам, протекающим в компании.

Бизнес-процессы реализуют направления действий. Направления действий выбираются, чтобы обеспечить продвижение предприятия к одной или нескольким своих целей. Определение из спецификации OMG «Business Motivation Model»

Каждый бизнес-процесс – это цепочка действий, приводящая к конкретному результату, ценному для компании. Например, к продаже товара покупателю.

Такой процесс всегда имеет:

• Владельца. Он имеет полномочия создавать, отменять процесс, изменять его течение. Благодаря этому владелец обладает набором возможностей для того, чтобы обеспечить успешное достижение результата.
• Входы и выходы. Например, вход – это заявка, оставленная клиентом на сайте, а выход – доставка ему заказа.
• Исполнителей. Это те сотрудники, через которых проходит процесс и которые выполняют нужные действия.
• Регламент. Это схема, согласно которой происходит переход задачи между сотрудниками и от этапа к этапу.
• Потребителей. В основном это клиенты, ради удовлетворения которых, собственно, и существует весь бизнес-процесс.
• Поставщиков. Это сотрудники и внешние компании, обеспечивающие процесс ресурсами.

Структура управления бизнес-процессами

Чтобы выстроить структуру управления, необходимо понимать структуру организации, из каких процессов она состоит.

Прежде всего, рекомендуется выстроить архитектуру процессов верхнего уровня, чтобы схематично отобразить взаимосвязь процессов друг с другом. Далее комплексные кросс-функциональные процессы можно зарегламентировать, а их ”стыки” и очевидные проблемные места автоматизировать.

Автоматизация же всех процессов — это не только трудоемкая задача, но и зачастую не приводящая к ожидаемым результатам. 

Автоматизация ради автоматизации — без четкого понимания, зачем она нужна бизнесу, какую дополнительную пользу принесет потребителю — не просто бесполезна, она оборачивается потерями времени, денег и энтузиазма. Анатолий Белайчук
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Разработчики Comindware предусмотрели в платформе все необходимые инструменты для управления бизнес-процессами на разных уровнях.

Хотите стать BPM-профессионалом?

Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов

Узнать больше

Цели управления бизнес-процессами

Цель, которую преследует управление бизнес-процессами — привести процессы в соответствие с целями организации. 

Для управления бизнес-процессами могут использоваться подходы:

• Комплексная стандартизация.
• Постоянное улучшение процессов.
• Применение информационных технологий и CASE средств для моделирования, автоматизации, оптимизации.

Этапы управления бизнес-процессами организации

В упрощенном виде управление бизнес-процессами на предприятии состоит из шести этапов:

1. Анализ процесса, составление модели «как есть». Поиск недостатков. Создание модели «как хотелось бы».
2. Проектирование разных вариантов изменений.
3. Тестирование этих вариантов, анализ результатов.
4. Выбор подходящего варианта (реализация). На этом этапе может подключаться автоматизация с помощью BPM-систем.
5. Мониторинг: оценка эффективности работы по новой модели.
6. Сравнение с желаемой моделью.

В целом эффективное управление бизнес-процессами на предприятии означает два параллельных действия:

• Поиск существующих недостатков и построение более совершенных моделей.
• Поиск путей, способных привести к этим моделям.

Постоянное внимание к этой сфере своего бизнеса является главным залогом её модернизации и большей эффективности.

Человек, занимающийся BPM, должен рассматривать процесс в рамках взаимосвязанных бизнес-операций, которые в целом взаимодействуют для достижения бизнес-цели. Это ключевое отличие от функционального взгляда на бизнес, при котором каждая функция может быть оптимизирована независимо от других функций. В сложной системе, такой как бизнес, хорошо известно, что локальная оптимизация части системы редко приводит к хорошим общим результатам. Специалист в области BPM должен учитывать показатели всей системы при оценке конкретного процесса. Натаниэль Палмер (Nathaniel Palmer),
автор бестселлеров, спикер, практик и один из наиболее влиятельных мыслителей в области управления бизнес-процессами (BPM) по результатам независимых исследований. Натаниэль является главным архитектором крупномасштабных и сложных BPM-проектов с инвестициями в размере 200 млн. долл. США.

Методология управления бизнес-процессами

Процессный подход предлагает три типа методологий:

1. Методологии оценки эффективности бизнес-процессов, которые включают в себя: результат выполнения процесса, затраты ресурсов на выполнение, время выполнения, количество дефектов в продуктах.
2. Методологии трансформации, или оптимизации, бизнес-процессов, включающие методологии совершенствования и реинжиниринга. К ним можно отнести такие, как Шесть сигм, бережливое производство и всеобщее управление качеством.
3. Методологии оценки зрелости управления бизнес-процессами для оценки корпоративного управления. Предполагается, что результаты управления бизнес-процессами, BPM, связаны с достижением стратегических целей бизнеса организации.

Выделяется три этапа развития предприятия и, соответственно, зрелости процессного управления:

• создание формализованной системы управления
• переход с функционального подхода на процессно-ориентированный
• перенос формализованных бизнес-процессов на новые подразделения и филиалы при расширении компании.

Также применяется прикладное моделирование с помощью соответствующего ПО, в основе которого различные методы:

• IDEF0
• IDEF3
• Flow Chart Diagram
• Data Flow Diagram

и другие.

Каким компаниям подходит внедрение систем управления бизнес-процессами

Внедрение BPMS обеспечит возможность получения ряда преимуществ, которые положительно сказываются на дальнейшей деятельности практически любой компании, вне зависимости от ее статуса, размера и специализации.

Внедрение системы пригодится, если в компании описание бизнес-процессов продолжается вестись на бумаге. Это приводит к их децентрализации и разобщенности. При расширении организации потребность в использовании BPMS вызывается тем, что у сотрудников повышается сложность и загруженность работы.

Кроме того, в развивающихся компаниях повышается нагрузка на IT-команду. Использование low-code BPMS поможет разгрузить эту службу, обеспечив людям бизнеса возможность самостоятельно и оперативно создавать процессные приложения для решения актуальных бизнес-задач и, при необходимости изменять бизнес-логику работы ранее созданных систем.

BPMS также пригодится тем компаниями, функциональные подразделения которых используют разные IT-системы, что приводит к дублированию данных, сложностям обмена данными и контроля передачи ответственности за достижение результата между сотрудниками компании. BPMS-система играет роль единой системы, которая исключает дублирование данных, обеспечивает сотрудникам доступ к данным, необходимым для решения их задач, и контролирует слаженность совместной работы сотрудников различных подразделений.

Если организация использует одну из традиционных систем электронного документооборота, то количество документов с каждым годом будет увеличиваться в разы. При этом быстро  найти необходимый документ будет непросто. BPMS будет неплохим решением в данной ситуации. Системы данного класса сфокусированы на управлении данными без привязки к документам как отдельным объектам управления. Таким образом становится возможно отказаться от хранения большей части документов, оставив возможность, при необходимости, сгенерировать их в подходящем формате с использованием хранящихся данных.

Необходимая функциональность систем по управлению процессами бизнеса

Функциональность систем по управлению процессами бизнеса напрямую зависит от целей и задач предприятия. Более крупные компании предъявляют к BPMS более серьезные требования, которые оказываются не нужны организациям среднего и малого размера.

Имея на руках задачу, описание бизнес-процесса и его прототип, можно планомерно перейти к его внедрению. Для начала необходимо договориться о сроках и сформировать задачи на основании описания процесса. Разрабатывается прототип, который проходит этап обсуждения с руководством и его исполнителями, и последующее одобрение на внедрение.

Важно чтобы четко были определены не только цели и задачи, а еще и критерии успеха бизнес-процесса.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Примеры и идеи

Вопросы и ответы о системах управления бизнес-процессами

Этапы внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов делится на несколько последовательных этапов:

• Описание бизнес-процесса — на данном шаге проходит обсуждение целей и задач для последующего построения макета, создание ТЗ;
• Проектирование – совместно с руководством компании и участников процесса разрабатывается примерный план разработки бизнес-процесса;
• Настройка и внедрение бизнес-процесса;
• Инструктаж сотрудников;
• Анализ работы внедренного бизнес-процесса.

Так происходит при классическом варианте. В случае с low-code BPMS этапы будут немного другими:

• Описание задачи в общем виде, без необходимости создания детального ТЗ;
• Создание прототипа решения для автоматизации бизнес-процесса;
• Запуск прототипа в опытно-промышленную эксплуатацию;
• Улучшение прототипа «на лету» с учетом обратной связи от пользователей;
• Запуск решения в промышленную эксплуатацию;
• Эволюционное развитие решения и оптимизация бизнес-процесса.

Пример внедрения системы управления бизнес-процессами

Крупная торговая компания запустила проект по открытию магазинов своей сети.

Цели автоматизации бизнес-процесса:

• Увеличение количества торговых точек,
• Ускорение процесса их открытия,
• Сделать процесс прозрачным.

Задачи проекта:

• Перевести всю сеть на единую информационную платформу,
• Открывать не менее 100 точек по стране за год,
• Ускорить скорость обмена информацией в процессе совместной работы,
• Упорядочить бизнес-процесс открытия торговых точек.

Внедрение решения заняло около 6 месяцев, проект был внедрен и изменения вводились уже в процессе полноценной работы. Это является одним из показательных преимуществ low-code платформ, которые позволяют их настраивать оперативно силами штатного аналитика, привлечения сторонних разработчиков и, нередко, без помощи ИТ-отдела.

Меньше чем за год внедрение показало следующие результаты:

• Организация получила единое информационное пространство для сопровождения процесса открытия торговых точек сети с актуальной схемой бизнес-процесса, которая может быть доработана по мере необходимости;
• Новые сотрудники приступают к полноценной работе сразу, времени на их инструктаж требуется минимальное количество времени;
• Сотрудники проявляют инициативу и сами предлагают варианты улучшения и оптимизации настроенного бизнес-процесса. Схему можно назвать сложной, она разделена на 11 подпроцессов и включает более 200 задач, однако ее участники регулярно находят способ сделать ее проще и еще эффективнее;
• Единое хранение документов и всех необходимых сведений. По каждой задаче исполнитель имеет доступ к сведениям, полученным на предыдущих шагах процесса;
• Процессы стали прозрачными — по каждой задаче отображается ее статус, затраченное время, расходы и другие сведения.

Пример интерфейса для процесса открытия торговых точек в Comindware Business Application Platform

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Распространенные ошибки при внедрении систем управления бизнес-процессами

• неправильная постановка задачи;
• несоответствие желаний и возможностей;
• несогласованность подразделений.

Как можно узнать из интервью BPM-евангелиста Comindware, автоматизируемые бизнес-процессы должны быть вписаны в общую стратегию компании, в бизнес-архитектуру, процессную архитектуру и учитывать контекст. Гнаться за изменениями, игнорируя эффект от внедрений, тоже не стоит. Оценивать возврат на инвестиции можно с помощью прямых эффектов, а именно, увеличения прибыли, и косвенных эффектов, которые отражаются в продвижении компании на рынке.

5 современных систем для управления бизнес-процессами

Comindware Business Applicaton Platform

Comindware Business Application Platform изначально создавалась как low-code BPMS. При разработке ИТ-архитектура и логика платформы были продуманы и сконструированы так, чтобы гарантировать высокую скорость создания бизнес-приложений, максимальную гибкость для кастомизации цифровых решений под цели компаний без программирования и высокую системную производительность.

Без обращения к разработчикам люди бизнеса могут самостоятельно создавать бизнес-приложения на платформе. Модели бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0 можно «‎нарисовать»‎ при помощи мышки благодаря low-code в основе платформы, а процессный движок делает их исполняемыми. Можно вносить необходимые доработки, адаптировать решение под любые изменения и бизнес-задачи и совершенствовать логику бизнес-модели, не задействуя ресурсы ИТ-департамента вовсе или в редких случаях.

Эксперту бизнес-аналитику под силу создать рабочее MVP процесса за 20 минут, а ввести готовое бизнес-приложение в эксплуатацию можно в среднем за 3 месяца, в зависимости от объема реализуемого функционала.

GreenData

GreenData предлагает функционал для быстрой разработки корпоративных приложений (RAD), которые используются для цифровизации процессов компаний и позволяет автоматизировать работу различных подразделений компаний. Созданные приложения доступны в веб-версии и в мобильном приложении.

Case Platform

Конструктор для создания приложений усилиями бизнес-аналитиков, включая: разработку модели данных, настройку бизнес-процессов, UI, интеграций, печатных форм и отчетности. В состав конструктора входят приложения и модули для расширения их функционала.

bpm’online (ex. Terrasoft)

Это CRM-система, платформа для цифрового управления бизнес-процессами и взаимодействия компании с клиентами. В её основе лежит система украинской компании Terrasoft, больше не поставляющей программное обеспечение в Россию. Основной упор — решения для эффективного управления процессами в продажах, маркетинге, клиентском сервисе и других. Несмотря на отсутствие явных прецедентов, системы, разработанные оперативно на базе других платформ и не прошедшие проверку временем, могут требовать усиленного внимания к проверке безопасности обращения данных.

SAP NetWeaver BPM

Инструмент, предоставляющий возможности моделирования, автоматизации и управления бизнес-процессами в среде SAP. Он обеспечивает интеграцию и управление бизнес-процессами по всей корпоративной среде, позволяет анализировать, оптимизировать и управлять процессами в реальном времени. К сожалению, поставщик данного решения более не поддерживает продукт на российском рынке.

Почему стоит рассмотреть программное обеспечение от Comindware?

Comindware Business Application Platform — low-code BPMS для построения прикладных бизнес-приложений силами бизнес-аналитиков. Инновационная архитектура, базирующаяся на онтологических моделях, дает бизнесу возможность организовать синергию различных технологий, людей и управленческих подходов. Благодаря платформенной реализации, продукт дает второе рождение собственной разработке, позволяя быстро разработать гибкое ИТ-решение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или поставщиками (SRM), автоматизации операционной деятельности, документооборота, работы ОЦО и др, запустить его в работу и далее, в эволюционном режиме, идеально подогнать решение под нужды бизнеса.

Конкурентные преимущества Comindware

• Проектирование приложений в графическом редакторе из браузера силами бизнес-аналитика;
• Гибкость системы — добавление полей в формы, шагов в процесс и т.д. — без остановки работы системы;
• Соответствие общепризнанному международному стандарту BPMN 2.0;
• Возможность построения процессной архитектуры предприятия и визуализации связей и отношений между процессами;
• Возможность реализации как процессных приложений, так и приложений для учета и отчетности;
• Встроенная графовая технология управления данными — хранение данных в виде дерева объектов и их отношений.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Похожие записи:

Настройка ролевой модели low-code инструментами. Мастер-класс BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта