План-график закупок позволяет компаниям экономно расходовать финансовые и организационные ресурсы. Хороший процесс планирования построен на принципах разделения труда, что позволяет максимально эффективно использовать экспертизу и время сотрудников.
В статье мы рассматриваем основы планирования, а также показываем, как процесс можно автоматизировать в системе Comindware Управление закупками.
Выявление потребностей
Выявление потребностей начинается в профильных подразделениях компании. Сотрудники подразделений сами определяют, что нужно приобрести для нормальной работы. Недостаточное внимание к этому аспекту закупочной деятельности приводит к необоснованным тратам.
Базовые критерии потребности:
- обоснованность,
- измеримость,
- достаточность.
Также можно выделить дополнительные критерии, такие как экологичность и инновационность. В сфере госконтракта нормирование является основным инструментом для работы с потребностями. Федеральные и региональные органы власти определяют, какие товары и продукция нужны для нормальной работы учреждения. Правительство также устанавливает бюджетные лимиты на приобретение того или иного вида продукции, опираясь на положения статьи 19 44-ФЗ.
В крупных компаниях потребности выявляют на уровне подразделения. Обычно в рамках подразделения работает специалист по закупкам, которому делегированы полномочия по определению и обоснованию потребностей. Например, отдел маркетинга на основании прогнозов составляет проект производственного плана. На его основе эксперт рассчитывает количество ресурсов, материалов, комплектующих и оборудования для производства нужного количества продукции. Такой эксперт несет личную ответственность за свои расчеты, на нем также лежит задача по обоснованию потребности.
Для сбора потребностей используют специальные заявки. Так заявка выглядит в Comindware Управление закупками.
Пример электронной заявки на закупку
У каждой компании своя форма заявки. Например, иногда пул поставщиков и способ закупки определяет подразделение-заказчик уже на этапе выявления потребностей, но такая практика встречается редко. Чаще эксперты готовят только техническую документацию, а сами параметры закупки определяет комиссия на последующих этапах.
Хорошие практики
:- выявление излишков продукции на складе;
- заключение рамочных договоров с поставщиками на определенные виды продукции;
- категорийное управление закупками.
Рамочные договоры используют для создания электронных магазинов, когда сотрудники в рамках отведенных лимитов сами заказывают продукцию в приложении. Система проверяет складские остатки, объединяет однотипные заказы в одну группу и автоматически отсылает заказ поставщику. Такую систему часто используют в ресторанах, а также для приобретения канцелярской продукции и расходных материалов.
Категорийное управление пока редко встречается в российской практике. Только 40% компаний используют данную стратегию. Ее суть в разделении закупаемой продукции на несколько крупных категорий: услуги, сырье, продукты с небольшой стоимостью и т.д. Для каждой категории существуют свои процедуры. Например, сырье лучше приобретать на биржевых торгах, а канцелярскую продукцию — у единственного поставщика по рамочному договору.
Планирование
Планирование — систематизация потребностей организации. Планирование предполагает определение параметров для каждой закупки: статью расходов в бюджете, способ заключения договора, пул поставщиков, сроки, нормативные показатели и т.д. Вообще компании не обязаны составлять план-график закупок, если не подчиняются 44-ФЗ и 223-ФЗ, однако планирование не пустая формальность. Оно помогает экономить организационные и финансовые ресурсы.
Важнейшим инструментом планирования служит заявка на закупку, которая проходит процедуру согласования перед включением в план. Порядок работы с заявками в каждой организации свой, однако есть общие правила. В заявке указывают ключевые параметры закупки, а не только название нужного товара и коды ОКВЭД 2, ОКПД 2, ОКАТО.
| Обязательные элементы заявки | |
| Указывает инициатор закупки | Предмет закупки |
| Место поставки | |
| Дата поставки | |
| Сведение об объеме | |
| Сведения о начальной максимальной цене | |
| Заказчик | |
| Указывает или инициатор, или организатор | Сведения о требованиях к поставщику |
| Сведения о требованиях к поставляемой продукции | |
| Указывает организатор закупки | Форма и способ закупки |
| Дата объявления закупки | |
Смысл в том, чтобы упорядочить закупки по датам поставки, быстро определить закупочную процедуру и передать необходимые сведения поставщикам.
Хорошие практики:
Каталогизация предметов закупок позволяет автоматически создавать заявки и определять закупочные процедуры. Правда, для этого компании придется освоить азы категорийного управления, а также создать связанную модель данных.
Конкурентные закупки откладывают сроки поставки в среднем на 2–3 месяца. Эти сроки должны быть учтены в план-графике.
Инициатор закупки может указать требования к поставщикам и продукции, однако по 223-ФЗ необоснованное включение подобных требований в закупочную документацию может быть расценено регулятором как необоснованное ограничение конкуренции.
Поиск и объединение продукции с одинаковыми характеристиками в одну заявку.
Способы приобретения продукции определяет организатор закупки — специалист, который хорошо знает законодательство и рынок, а также принимает решения в рамках стратегии
.
Выбор закупочной процедуры
Организатор учитывает:
- ситуацию с предложением продукции на рынке;
- эластичность ценообразования;
- уровень конкуренции среди поставщиков;
- наличие времени для проведения той или иной закупочной процедуры;
- влияние внешних факторов на выбор поставщика (законодательные ограничения и риски);
- наличие товаров с похожими характеристиками на складе;
- и другие факторы.
Создание план-графика
Дальше процесс зависит от организационной структуры компании.
- Одни компании не рассматривают заявки по отдельности, а только в составе проекта плана закупок.
- Другие вначале согласовывают каждую заявку, а затем полученный план используют во время разработки проекта бюджета, и уже на основании согласованного бюджета создают итоговый план-график.
- Заявки могут включаться в разные планы: годовые, пятилетние, по категориям продукции.
- Заявка может проходить через комиссию, которая проверяет экономическую обоснованность крупных заказов.
Обычно каждая заявка перед включением в план проходит от 5 до 8 человек, что сильно замедляет его разработку. Ускорить процесс можно за счет категоризации и автоматизации. Если автоматически выявлять малозначительные и дешевые категории товаров, объединять заявки с одинаковыми параметрами, то можно ускорить согласование планов.
Цель планирования — упорядочить закупки таким образом, чтобы:
- для проведения каждой из них всегда было достаточно организационных ресурсов;
- для оплаты каждой поставки всегда были финансовые ресурсы;
- всегда хватало складских помещений для хранения продукции;
- продукция поступала строго по производственному графику и не накапливалась на складе.
Электронный план-график закупок
В статье рассмотрены только основные принципы планирования, но практика отдельных компаний вносит в процесс существенные коррективы. Поэтому в Comindware Управление закупками добавлены инструменты для быстрой настройки планирования. Можно изменять поля форм, логику согласования, загружать свои справочники, получать данные о складских остатках и автоматизировать другие операции.
