Роботизация бизнес-процессов сегодня набирает популярность, так как руководители разного уровня охотно внедряют в своих компаниях роботов (специальное ПО). Это позволяет добиться сразу нескольких выгод:
- Ускорить бизнес-процессы.
- Освободить сотрудников от выполнения рутинных задач.
- Повысить точность обработки данных и снизить количество ошибок.
RPA-роботизация (Robotic Process Automation) помогает почти полностью избавить сотрудников-людей от работы, связанной с вводом и копированием данных, отправкой писем. «Умные» программы не только переносят информацию из одной системы в другую, но также могут пользоваться сайтами, заполняя на них различные формы, и обслуживать множество других необходимых ежедневных операций.
При всём том, роботизация бизнес-процессов в 2020 году имеет ряд особенностей. Расскажем о тех принципах, на которые эксперты рекомендуют больше всего обращать внимание, чтобы всё прошло успешно.
1. Начинаем с роботизации самых частых и сложных процессов
На первый взгляд выглядит более логичным сначала в виде теста роботизировать что-то простое, а потом уже дойти до сложного. Но практика показывает, что лучше делать наоборот. Ведь роботизация бизнес-процессов, которые занимают много времени у нескольких сотрудников, сразу высвобождает большие ресурсы компании, а заодно повышает мотивацию для того, чтобы продолжать такую работу
В качестве примера роботизации бизнес-процессов можно привести сбор данных о клиенте, которые требуются, чтобы решить вопрос о выдаче ему кредита. В финансовых организациях это один из главных рутинных процессов, причём необходимых для всей дальнейшей деятельности компании.
После его роботизации заявки стали обрабатываться намного быстрее, а это не только разгрузило сотрудников, но и создало дополнительную ценность для клиента. Ведь каждый хотел бы, чтобы его заявка на кредит обрабатывалась за полчаса, а не за неделю.
2. Создаём команду для проведения роботизации
Роботизация бизнес-процессов в 2020 году предполагает, что проводить её будут IT-специалисты в связке с бизнес-аналитиками.
Если роботизация затрагивает несколько отделов компании, то в команду должен входить представитель от каждого из них. Это позволяет максимально приблизить процесс роботизации к реальным людям и их работе, что гарантирует максимальный эффект.
В подобной связке от IT-специалистов требуется создать технические условия для бесперебойной работы роботов, а бизнес-аналитики отвечают за то, чтобы роботизированы были наиболее важные для компании процессы и это принесло бы пользу, превышающую затраты.
3. Доносим до персонала смысл роботизации
К сожалению, в истории роботизации бизнес-процессов есть примеры, когда об этом забывают, и в итоге результат оказывается меньше ожиданий.
Тут важно объяснить, что роботы – помощники сотрудника, а не замена ему. Если персонал это понимает, то на пути модернизации не будут стоять «борцы с машинами», которые опасаются за свои рабочие места.
В большинстве случаев даже массовая роботизация не приводит к сокращению персонала, потому что сотрудники просто переводятся на другие задачи, более важные для компании, к тому же – более интересные и творческие. Как правило, работник и сам не испытывает счастья от того, что ему нужно в течение рабочего дня скопировать данные о сотне клиентов в десять разных файлов и программ. Поэтому появление робота может сильно облегчить ему жизнь.
При этом полезно узнать у самих сотрудников о том, какие процессы они предложили бы для роботизации в первую очередь. Учитывая мнение каждого, можно составить список процессов, а затем выстроить приоритеты и начать внедрять технологию RPA.
4. Автоматизируем неотлаженные процессы
Что важнее – автоматизировать бизнес-процесс с помощью роботизации или сначала отладить его, чётко задав маршруты, расписав зоны ответственности сотрудников и исключив все лишние элементы?
Казалось бы, что начинать нужно со второго: с «наведения порядка». Однако специалисты рекомендуют начинать именно с внедрения RPA. Аргументов тут сразу несколько:
- Провести роботизацию можно намного быстрее, чем отладку.
- Эффект от роботизации будет уже завтра, а отладка может откладываться месяцами.
- В процессе роботизации придётся как минимум формализовать бизнес-процессы. А имея чёткую схему, как всё сегодня происходит сегодня, намного легче разобраться, что именно нуждается в отладке.
Важно учесть, что у систем RPA и у BPM (Business Process Management) принципиально разные цели: первые ускоряют бизнес-процессы и увеличивают их точность, а вторые грамотно выстраивают логику. Поэтому даже не стоит вопрос о том, что предпочесть: RPA или BPM. Опыт показывает, что они лучше всего работают в связке. Однако и по отдельности BPMS и системы RPA представляют собой эффективные инструменты для решения своих задач.
Сегодня на практике приложения для RPA-роботизации часто управляются BPM-системами. Например, решениями на базе платформы Comindware Business Application Platform. Для BPM-системы нет большой разницы, кто является исполнителем процесса – человек или программа. В случае с роботом BPMS подготовит для него все данные и отдаст нужную команду, а после её исполнения получит от робота новую информацию и передаст её дальше.
Такое взаимодействие помогает сделать роботов полноценными участниками бизнес-процесса и снимает многие трудности на пути роботизации.
Использование для управления роботами систем low-code позволяет свести к минимуму техническую составляющую, поэтому настройкой могут заниматься бизнес-пользователи, не имеющие навыков программирования.
Вы можете попробовать в действии нашу платформу Comindware Business Application Platform, заказав демо. Это позволит вам увидеть набор её возможностей и оценить удобство работы.
