Закупки требуются каждому предприятию, поскольку они помогают получать те товары или услуги, которые нужны для функционирования бизнеса.
Производственные компании закупают сырьё, а торговые — продукцию на реализацию. В зависимости от внутренних регламентов, подразделения либо самостоятельно делают закупки (например, товары для офиса), либо обращаются в отделы снабжения. Чем крупнее компания, тем больше товаров и услуг ей нужно для работы, и тем важнее грамотно организовать процесс их приобретения.
Что такое закупки
Под этим словом в бизнесе понимают набор методов и средств, которые помогают приобрести товары для дальнейшего использования, в основном оптовыми или мелкооптовыми партиями.
Стратегическая цель закупочной деятельности — найти поставщиков, которые предложат товары / услуги:
- Подходящего качества.
- По минимальной цене.
- На удобных для компании условиях.
- С поставкой без задержек, в нужный срок.
Обычно в компании есть отдел закупок, который занимается тем, чтобы находить всё более выгодных поставщиков, проводить их отбор и заключать договора.
Что такое процесс закупок
Это набор последовательных действий, которые предприятие предпринимает, чтобы получить нужные товары / услуги. Бизнес-процесс выглядит так:
- Определение потребности в товаре или услуге. Контроль закупок сильно интегрирован с контролем запасов. Основная идея в том, чтобы в компании всегда имелся запас сырья, расходных материалов. Это помогает работать без перебоев. Но избыточные запасы тоже не нужны, потому что вызывают трудности с хранением.
- Создание заявки. В ней нужно определить все параметры будущего контракта: точные характеристики товара или услуги, объём, срок поставки, бюджет.
- Исследование рынка. Может происходить путём рассылки коммерческого предложения потенциальным поставщикам и сбора встречных предложений.
- Анализ поступивших предложений. Включает в себя и сравнение цен, и изучение самих потенциальных поставщиков: их репутации, отзывов, портфолио.
- Выбор поставщика, заключение договора.
- Заказ, оплата, поставка.
- Оценка результатов сотрудничества.
Если поставщик хороший, компания заинтересована дальше с ним сотрудничать. Однако отдел закупок обязан прилагать усилия, чтобы получить от данного поставщика более выгодные условия при следующем контракте, либо чтобы найти другую компанию, которая предложит то же самое дешевле, или по той же цене сделает больше.
Стратегия закупок
Стратегия важна, так как влияет на очень многое. Закупочная стоимость сырья напрямую коррелирует с себестоимостью продукции и с тем, по какой цене предприятие сможет её продать. Поэтому снижение расходов на услуги поставщиков в конечном счете увеличивает прибыль.
Принято выделять 2 стратегии:
- Push (толкающая). Покупки совершаются по сигналу руководства, формируются большие запасы. Компания одновременно работает со многими поставщиками, возникает конкуренция, появляются основания запрашивать снижение цены.
- Pull (тянущая). Покупка совершается по запросу клиента компании либо её отдела. Запасы ограниченные, поставщиков мало, прилагаются усилия, чтобы выстроить с каждым из них длительное взаимодействие.
Выбор стратегии зависит от специфики компании. Первый подход направлен на то, чтобы уменьшить расходы. В том числе, благодаря оптовым скидкам, снижению транспортных расходов (перевозка одной большой партии дешевле, чем десятка мелких). Он часто реализуется на производственных предприятиях, где заранее известно, что сырьё всё равно будет израсходовано, а вот простой из-за дефицита недопустим.
Второй подход часто практикуют торговые сети, которые не желают создавать излишки скоропортящейся продукции. Вместо этого товар мелкими партиями заказывается в те магазины, где он закончился.
Правильная стратегия помогает создать гибкую систему, которая поддерживает запасы на нужном уровне, не допуская ни избытка, ни дефицита.
Хотите стать BPM-профессионалом?
Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов
Как происходят закупки в бизнесе
Есть несколько вариантов того, как компания может выбирать поставщика.
- Напрямую: заявка направляется лишь в одну компанию, и сразу заключается договор. Метод используется редко, потому что нельзя уменьшить цену, сыграв на конкуренции. Многие виды закупок закон запрещает проводить в таком формате.
- Обратный аукцион. Открытый: компания размещает на специальной площадке заявку на поставку партии товара или выполнение работ не выше установленной цены и собирает предложения. Закрытый: приглашения участвовать рассылаются нескольким компаниям. В аукционе всегда побеждает тот, кто предложит цену ниже. Метод работает в основном при покупке товара, имеющего стандартные характеристики.
- Тендер. Также может быть закрытым и открытым. Компания, собрав предложения, анализирует не только стоимость, но и качество товара / услуги, и все их параметры.
В открытых аукционах и тендерах может участвовать любой поставщик, соответствующий указанным требованиям. Такой формат помогает находить выгодных поставщиков, максимально расширив список участников и исключив пристрастность сотрудников отделов снабжения при выборе исполнителя. На закрытые тендеры и аукционы организатор приглашает лишь те компании, из которых хотел бы выбирать.
Выбор поставщика
Большинство проблем с закупками связаны с тем, что поставщики не исполняют своих обязательств эффективно или вовсе не выполняют. Когда компания приобретает на рынке основную часть ресурсов для производства собственной продукции или услуг, то испытывает ещё более значительные сложности в связи с этой проблемой. При этом проводить переговоры с каждым из многочисленных поставщиков для специалистов по закупкам слишком затратно с точки зрения времени и усилий.
Поэтому организации разделяют категории поставщиков на некритичные и критичные, в зависимости от приоритетности поставляемых ресурсов. Ресурсы поставщиков второй категории отличаются высокой стоимостью и меньшей доступностью на рынке. Такой подход позволяет разработать стратегию по взаимодействию с ними и рационально распределить нагрузку по ее реализации.
В целом выбор поставщика происходит в несколько этапов.
- Определение цели поиска, источников и критериев Предприятие может рассматривать потенциальных контрагентов как в целях стратегического партнёрства под продукт, так и мониторинга рынка. Источниками обычно выступают поисковики, собственные базы, каталоги, отраслевые порталы. Среди критериев выбора могут быть обозначены цена, ассортимент, гарантии, репутация.
- Квалификация Этот этап предполагает оценку возможностей поставщика и его соответствие основным требованиям от производственных мощностей до благонадёжности. Это и есть переход лидеров рейтинга претендентов в конкретном отборе из изначального длинного списка в финальный. Обычно информацию собирают посредством телефонных интервью, опросов экспертов и участников рынка, а также сравнения ценовых предложений.
- Тестирование продукции или сервиса На этом этапе проводят пробные проекты в реальных условиях по применению закупаемых ресурсов потенциальных контрагентов.
- Оценка результатов Согласно итогам общей оценки поставщика по ряду параметров – условиям, взаимодействию, качеству продукции – формируется перечень замечаний к поставщику либо предложений для обеих сторон в целях улучшения совместной работы.
- Сотрудничество Предыдущий этап определяет, будут ли стороны развивать партнерские отношения. Правильный выбор поставщика вместе с другими факторами определяет качество продукции или услуг, а также репутацию компании.
С помощью решений на базе Comindware Управление закупками организации могут квалифицировать и отбирать поставщиков, автоматизируя рутинные операции. Это позволяет проводить больше результативных закупок за меньший период времени. Одним из таких примеров служит опыт компании по производству технических газов NGCO, которая цифровизировала закупочные процессы благодаря BPM-платформе.
Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware
В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Основными показателями эффективности закупок, в том числе и в результате верного выбора поставщика, могут служить следующие:
- увеличение прозрачности процессов, а также прибыльности бизнеса за счет экономии средств и сокращения затрат,
- своевременность поставок в полном объеме,
- удовлетворённость клиентов,
- снижение количества претензий со стороны регулятора.
Как происходит заявка на закупку?
В каждой закупке участвуют:
- Правила.
- Люди.
- Документы.
Задача в том, чтобы выстроить их в систему, способную работать эффективно и быстро. Это не всегда легко, потому что приходится отправлять документы многим участникам, причём делать это своевременно.
Сегодня распространена практика, когда заказчик и участник тендера или аукциона используют специальные площадки или ПО для проведения всего набора действий. Это помогает автоматизировать процесс и уменьшить количество писем, отправленных вручную.
Разместив заявку в автоматизированной системе, заказчик начинает получать предложения от участников конкурса. Затем остаётся лишь выбрать победителя, если система не сделает этого сама, как это принято на аукционах.
Размещая заявку, компания обязательно указывает все параметры заказа, за который будут бороться кандидаты на поставку, а также прикладывает документы и проект будущего контракта.
Как улучшить управление закупками на предприятииВ закупочной деятельности существуют свои внутренние блоки, которым организации, желающей улучшить операционную эффективность, необходимо уделять особое внимание. Помимо выбора поставщиков и управления взаимоотношениями с ними, эти процессы включают: срочные закупки, планирование и контроль бюджета, управление потребностями и запасами, а также подготовку технических заданий.
- Срочные закупки в большинстве случаев оказываются значительно дороже. Для их снижения предприятия стремятся эффективно планировать потребности в приобретении ресурсов. А для этого необходимо наличие прозрачного учета всех операций и документов этого процесса в едином информационном пространстве, что достигается автоматизацией. Также важно поддерживать достаточный уровень запасов и актуальную базу надежных поставщиков.
- Чтобы обеспечить прозрачность в планировании и контроле бюджета закупок, внутренним заказчикам ресурсов и закупщикам важно стремиться к командной работе и сквозному планированию от возникновения потребности до поставки.
- Для эффективного управления потребностью и запасами необходимо выстроить непрерывное получение соответствующей аналитики. Она включает мониторинг всех операций, отчёты по изменениям запасов, автоматизацию расчёта заявок на закупки и расчёта оптимального уровня запасов.
- Внимательный анализ технических заданий и опыта применения предмета закупки рынком помогает закупщику убедиться, что ТЗ составлено без преференций в отношении конкретного потенциального контрагента. Стремление к командной работе в компании по экспертному обсуждению ТЗ также позволяет достичь наилучших результатов.
Система автоматизации заказов на покупку
Управление закупками — сложный процесс, ведь управлять приходится взаимоотношениями с контрагентами, участниками внешними по отношению к компании и ей не подконтрольными. Поэтому под управлением понимается в основном выработка таких принципов, которые помогли бы, отсеяв сомнительных поставщиков, отобрать лучших и выстроить с ними эффективные взаимоотношения.
Системы управления закупками (SRM) применяют, чтобы автоматизировать этот бизнес-процесс по следующим принципам:
- Автоматическое напоминание о том, что пора сделать заказ. Для этого SRM интегрируется с другими системами, например с производственной системой, ведущей учёт сырья.
- Упрощённое создание заявок на проведение аукционов, конкурсов, тендеров. Сотрудник отдела продаж заносит необходимые данные, а система создаёт заявки, отправляет их потенциальным поставщикам, помогает оперативно работать с корреспонденцией.
- Анализ предложений помогает найти наиболее подходящие по соотношению цены, качества, сроков поставки.
В роли системы управления закупками успешно показывают себя BPMS (Business Process Management Systems), поскольку они делают акцент на слаженном взаимодействии подразделений, которые отвечают за результат закупочной деятельности. За счет этого можно наладить приобретение товаров и услуг именно в тот момент, когда они реально требуются, не создавая дефицита или избытков.
Comindware Управление закупками
Платформенное решение Comindware позволит быстро внедрить практику управления бизнес-процессами закупок. Решение легко настроить, а затем интегрировать с другими системами (например, с системами для управления запасами). Настройка займет около двух дней.
