Когда речь заходит об электронных закупках, то в основном говорят о закупках по 223-ФЗ или 44-ФЗ. Хотя коммерческие организации также используют состязательные способы отбора поставщиков, именно выполнение требований 223-ФЗ вызывает наибольшее число вопросов у закупщиков.
В статье описаны основные тонкости, связанные с выбором данной формы закупок, и поэтапно описан процесс их проведения.
Особенности проведения электронных закупок по 223-ФЗ
По 223-ФЗ закупки бывают не только электронными и бумажными, но еще открытыми/закрытыми, конкурентными/неконкурентными.
В каких случаях электронные закупки проводить обязательно?
предмет закупки входит в перечень товаров, работ, услуг, которые следует приобретать только в электронной форме;
конкурентная закупка, в которой участвуют только компании малого и среднего бизнеса;
любая конкурентная закупка, если иное не предусмотрено Положением о закупках. Стоит отдельно учитывать, что запрос котировок и запросы предложений проходят только в электронной форме.
Организация имеет право проводить электронные закупки на любой ЭП, однако закупки у СМСП необходимо проводить только на аккредитованных правительством ЭП.
Перечень аккредитованных правительством операторов ЭП:
Для всех электронных закупок правительством определены правила документооборота.
Все взаимодействие в рамках конкурсных процедур отбора происходит на ЭТП, и заказчик имеет ограниченное влияние на процесс, за счет чего обеспечивается прозрачность и беспристрастность отбора, исключается сговор и гарантируется равенство условий между всеми участниками.
Преимущества:
круглосуточный прием заявок на участие в торгах;
простота, открытость и удобство подачи заявок;
анонимность рассмотрения и снижение коррупционной составляющей;
автоматизированный контроль за действиями участников.
Способы проведения закупок в электронной форме
В 223-ФЗ определены 4 вида конкурентных закупок:
конкурс;
аукцион;
запрос котировок
запрос предложений.
Компания сама определяет, какую форму отбора поставщиков использовать для приобретения той или иной продукции. Правила выбора конкретной формы электронных торгов должны быть закреплены в Положении о закупках.
Организация вправе выбрать свои формы проведения состязательного отбора поставщиков. Такие способы отбора могут называться тендером, запросом цен, состязательными переговорами. Однако правила их проведения и условия выбора, опять же, должны быть закреплены в Положении о закупках, и быть опубликованными до начала торговых и неторговых процедур отбора.
Этапы проведения по 223-ФЗ
Количество этапов зависит от регламентов организации, но в среднем по 223-ФЗ весь процесс проходит в 8 этапов. К этому можно добавить также этап квалификационного отбора, однако не каждая компания его использует.
Подготовка извещения о проведении закупки
В обязательном порядке составляется извещение о закупке, которое публикуется на сайте заказчика и на электронной площадке. В данном документе должны быть обязательно указаны:
способ и форма закупки;
контактные данные заказчика, организатора и других привлеченных к участию компаний;
название и url ЭТП;
предмет договора с указанием количества товара/объема услуг, а также краткое описание предмета закупки;
место поставки товара, работ, услуг по контракту;
и т.д.
Подготовка документации о закупке
Документация о закупке составляет единый пакет документов, наряду с извещением и проектом договора. В ней указывается порядок проведения закупки, требования к участникам и характеристики закупаемой продукции. По многим пунктам этот документ повторяет текст извещения, но есть и отличия.
В документации о закупке также указывают:требования к характеристикам закупаемой продукции;
требования к содержанию и форме заявок;
требованию к описанию продукции или услуг поставщика;
требования к поставщикам;
критерии выбора поставщика;
и т.д.
Подготовка разъяснений
Если у участников закупки возникнут вопросы, то заказчик обязан ответить на них в установленный законом срок. Обычно это 1–3 рабочих дня до окончания приема заявок. Разъяснения не вносят существенные изменения в условия договора, а только уточняют его положения для участников. Если же закупщик захочет изменить текст документации или извещения, то для этого предусмотрена отдельная процедура.
Изменение извещений и документации
Заказчик вправе вносить изменения в документы, сопровождающие закупку, однако он должен это сделать:
до конца срока приема заявок;
продлить сроки приема заявок после публикации изменений;
опубликовать изменения в ЕИС, на своем сайте и на ЭТП.
Подача заявок
На этом этапе эстафета переходит к поставщикам. Заявка поставщика должна точно соответствовать требованиям, указанным в документации и извещении. Инициатор закупки вправе проверить точность и актуальность сведений, указанных в заявке.
Открытие доступа к заявкам
Заказчик вправе дополнительно указать в своем Положении о закупках, каким образом будет происходить вскрытие заявок. Если будет подана только одна заявка, то закупка считается несостоявшейся.
Рассмотрение заявок
Заявки рассматривает закупочная комиссия, которая оценивает, насколько предложение поставщика соответствует требованиям, указанным в документации.
все действия закупочной комиссии протоколируются;
если всего одна заявка прошла отбор, то закупка считается несостоявшейся;
закупочная комиссия вправе запросить у участников дополнительные сведения, что нужно отразить в протоколе заседания.
Выбор победителя
Закупочная комиссия выбирает победителя на основе правил, которые указаны в Положении о закупках. Участники ранжируются в зависимости от набранных баллов, начиная с первого места. Все действия протоколируются, чтобы процедура была полностью прозрачный. Итоговые протоколы направляются участникам. С победителем закупки заключается договор в установленный законом срок.
На что обратить внимание
Положение о закупках — это главный документ, который регламентируют все процедуры по 223-ФЗ. Положение не должно противоречить основным российским законам. Все закупочные процедуры должны быть подробно описаны, чтобы координировать работу участников.
Автоматизация — регламенты можно автоматизировать, чтобы повысить скорость и точность процедур. Чем точнее компания составляет документацию, чем быстрее готовит разъяснения и протоколы, тем меньше шансов столкнуться с претензиями со стороны регуляторов и потерять хороших поставщиков.
Автоматизация закупок под 223-ФЗ
Comindware Управление закупками поможет быстро автоматизировать любые закупочные регламенты и усилить контроль за их выполнением. Достигается это за счет low-code инструментов, которые позволяют быстро и без навыков программирования настроить систему под конкретные регламенты. В продукте уже реализованы типовые этапы закупочного процесса и представлена усредненная модель данных, которую легко доработать под конкретное Положение о закупках.
