Практика внедрения СЭД (систем электронного документооборота) в компаниях и государственных организациях имеет давнюю историю: первые прототипы были созданы ещё в 80-х годах прошлого века.
Сегодня СЭД чаще всего реализуется как автоматизированная многопользовательская система, которая поддерживает возможности создания, импорта документов, а также совместной работы над ними, включая чтение, комментирование, редактирование, цифровую подпись.
Что даёт использование СЭД?
На практике СЭД помогает решать следующие задачи:
- Минимизация рисков потери документов, их быстрый поиск благодаря единой общей базе и наличию реквизитов.
- Рост скорости документооборота за счёт автоматического прохождения документа по маршруту и одновременному доступу к нему многих сотрудников, что исключает необходимость многократных пересылок.
- Очевидность авторства документов и гарантия неизменности их содержания благодаря использованию электронной подписи.
- Повышение дисциплины сотрудников: руководитель может видеть, кто из них сколько времени обрабатывает каждый документ, кто именно допускает задержки и просрочки.
- Экономия средств на бумагу и оргтехнику с помощью электронного документооборота.
Практика применения СЭД показывает, что такие системы не только оптимизируют внутренние процессы компании, они могут повышать оборот компании и её доход. Ведь часто документ – неотъемлемая часть бизнес-процесса. Например, процесса обработки заказа от клиента. И пока не завершится жизненный цикл документа, отправить заказ тоже не получится. В итоге, ускорение обработки сопроводительных документов будет способствовать увеличению числа совершаемых сделок, а значит, и дохода. При этом и клиенты становятся более лояльными, так как уменьшается время ожидания, исчезают потери документов и излишняя бюрократия.
Также пропадает необходимость “розыска” нужных документов, а это экономит время и руководителя, и сотрудников.
Виды СЭД: что лучше выбрать?
Выбирая систему электронного документооборота, стоит ориентироваться в основном на набор функций. Не всегда он должен быть максимальным. Бывает, что самые простые решения благодаря высокой скорости внедрения оказываются эффективны.
- Системы коллаборации. Предназначены для совместной работы нескольких участников. Особенно полезны, когда участников много, они находятся в разных часовых поясах, в один документ вносится множество изменений. СЭД помогает каждому участнику видеть, кто, когда и какие изменения вносил, а это альтернатива сотням сообщений переписки.
- Электронный архив. Он фиксирует каждый документ, присваивает ему номер, помогает в поиске, в том числе по неполным данным (только дата, только имя автора). Электронные архивы поддерживают версионность: документ включает в себя все его версии, поэтому исчезает проблема дублей.
- Workflow-система. Она добавляет маршрутизацию: для каждого документа задаётся путь от создания до исполнения и отправки в архив. Такая система обладает чертами BPMS и призвана автоматизировать работу, поскольку делает автоматическими переходы между разными этапами, а участникам не нужно думать, кому отправить документ по окончании работы над ним.
- ECM (система работы с контентом). Она позволяет выйти за рамки понятия “документ” и работать, в том числе, с неструктурированной информацией: тексты, изображения, таблицы. Практика использования СЭД показывает, что развитие идёт в этом направлении: постепенный отказ от документов, работа не с шаблонами, а напрямую с информацией.
Чтобы выбрать СЭД, полезно изучить этот вопрос и узнать распространённые мифы, а также понять, с каким количеством документов приходится работать компании и каковы её самые острые проблемы, например: низкая скорость или трудности с поиском.
Локальная и облачная СЭД: что лучше?
Какой бы тип системы ни выбрала компания, остаётся ещё вопрос технической реализации. Доступ к системе можно организовать одним из двух способов:
- Локальный (система разворачивается в локальной сети предприятия).
- Облачный (система устанавливается на сервере компании либо удалённом сервере, доступ сотрудников к системе происходит через интернет).
Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
Преимущества локальной СЭД
Практика применения СЭД такого формата показала, что она лидирует по следующим показателям.
- Безопасность. Посторонним подключиться к локальной сети организации в разы труднее, чем к онлайн-сервису.
- Суверенность. Работа локальной сети не зависит от работы внешних серверов и сайтов, как в случае использования удалённого сервера.
Преимущества облачной СЭД
Этот вариант часто выбирают по следующим причинам.
- Меньше расходов. Локальная сеть требует покупки компьютеров и ПО, его установки, поддержки стабильной работы, для чего потребуется системный администратор. СЭД как SaaS не требует капитальных вложений, а в случае развёртывания “облака” на собственных серверах расходы на обслуживание существенно ниже, чем при использования локальной СЭД.
- Мобильный доступ. Если в компании многие сотрудники работают удалённо, то облачная СЭД – единственный способ дать им возможность пользоваться системой. Становится доступна работа с мобильных устройств из любой точки мира.
- Масштабируемость. “Облако” здесь вне конкуренции, когда нужно добавить в систему сотрудников других территориальных подразделений или отделов, расположенных в других зданиях.
Для компании важно соблюсти баланс между требованиями к безопасности информации и удобству доступа к ней. Решением может стать разграничение прав доступа и шифрование данных, используемые в облачных системах.
Сегодня популярность приобретает формат SaaS (Software as a Service), то есть “ПО, предоставляемое как услуга”. Компания приобретает тот набор функций, который ей требуется, и пользуется ими, пока ей это нужно. Такой подход помогает избежать лишних затрат, оплачивать только реально используемые возможности, а при необходимости перейти на другой набор функций или другую систему.
Попробуйте Comindware ЭДО — продукт для автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов компании. Это решение на первом этапе помогает автоматизировать документооборот, а в дальнейшем – перейти к полноценной цифровой трансформации бизнеса, постепенно снижая количество используемых документов и их роль в работе компании.
