Переход на кадровый электронный документооборот закреплен в Трудовом кодексе законом № 377-ФЗ. Пока что КЭДО — это право, а не обязанность работодателя, который может оставить кадровое делопроизводство без изменений. Однако эксперимент Минтруда показал, что организациям выгодно переходить на электронные формы документооборота.
Разбираемся, как можно быстро перейти на КЭДО и обойти подводные камни.
Что дает КЭДО?
Участники эксперимента Минтруда по внедрению КЭДО, компании «КРОК» и «СКБ контур», уверенно заявляют о 40% повышении эффективности работы отдела кадров. Кроме того, организация сможет значительно сократить расходы на бумагу, копировальную технику и расходных компонентах.
Основные преимущества
- уменьшить затраты — штатные расписания, должностные инструкции, положения об оплате труда, приказы и другую обязательную документацию теперь можно перевести полностью в электронный вид.Это на 90 % сократит объем бумаги, потребляемой отделом кадров.
- ускорить делопроизводство — опыт Comindware показывает, что проведение документов по маршрутам согласования в 2 раза сокращает время, необходимое для подписания юридически значимых документов.
- нанимать работников удаленно — эксперимент Минтруда был инициирован на фоне пандемии COVID-19 и преследовал вполне прагматичные цели, связанные с адаптацией законодательства к новым условиям гибридной и удаленной работы. С КЭДО нанимать работников удаленно станет быстрее и проще, тем более что сотрудники не спешат возвращаться в офисы.
- прозрачность — процесс документооборот станет прозрачней для всех участников трудовых отношений, включая государственные органы управления. Уже сейчас можно оформить трудовые отношения на портале «Работа в России».
- хранение — считается, что электронные документы тяжелее повредить, украсть, подменить или подделать. ЭДО также упрощают архивное дело за счет более быстрого поиска структурированной информации.
Кому в первую очередь подойдет
Настоящий экономический эффект будет значительным для организации с дивизионной структурой, а также организаций, которые занимаются массовым наймом рабочей силы. ИП и компании малого бизнеса едва ли заменят существенный экономический эффект от внедрения КЭДО, но в любом случае выполнять требования регулятора им станет намного проще.
Нормативная база КЭДО
Основой нормативной базы новой формы электронного документооборота служит упомянутый вначале закон № 377-ФЗ. На что нужно обратить особое внимание?
Не все документы можно проводить через КЭДО. Под действие ФЗ 377 не попадают:
трудовые книжки и сведения (в том числе в электронном виде) о трудовой деятельности работника;
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении сотрудников;
документы об ознакомлении с правилами охраны труда.
Кроме того, все документы должны быть подписаны электронной подписью, и в этом заключается самая большая сложность.
Все расходы, связанные с приобретением электронной подписи, работодатель должен взять на себе, а в случае с УКЭП это около 1200 рублей за работника.
Документы обязательные для УКЭП и УНЭП
трудовое соглашение;
договор о материальной ответственности;
ученические договора;
договора на получение образования;
согласие на перевод;
заявление об увольнении (а также при его отзыве);
при изменении условий трудового соглашения;
приказы о дисциплинарном взыскании.
Все остальные документы можно подписать с помощью ПЭП.
Вы не сможете использовать КЭДО без согласия работника и профсоюза, который должен утвердить форму и перечень документов.
Переходим на КЭДО поэтапно
- Подготовиться. Начать придется с подготовки кодекса о переходе на электронный документооборот. Прежде всего, вы должны указать системы и виды документов, которые будут переведены в электронный вид, а потом согласовать их перечень с руководством и профсоюзами. И не забывайте о согласии на обработку персональных данных.
- Взять письменные согласия. Придется взять согласия у работников в письменном виде. КЭДО, как написано в законе, дело добровольное, поэтому некоторые сотрудники могут не поддержать инициативу компании.
- Продумать маршруты согласования. Скорее всего, ваша СЭД уже поддерживает маршруты согласования, в противном случае эффект от перехода на КЭДО будет минимальных. Помните, что на большинстве документов, относящихся к КЭДО, должны стоять электронные подписи работника и работодателя.
- Обеспечить сохранность документов. Кадровые документы содержат персональные данные, а также могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Некоторые документы придется хранить на протяжении 75 лет! Удостоверьтесь, что компания может позволить себе долговременный кадровый архив.
- Пользовательская поддержка. Работодателю предстоит обучить сотрудников работе в новой системе, поэтому от постоянной пользовательской поддержки не уйти. Убедитесь, что HR-менеджер хорошо знаком с функциями системы.
Сложности
Переход к электронному документообороту связан с рядом технических и организационных сложностей.
- поэтапный переход — компания не сможет полностью перейти на КЭДО, пока у всех работников не появится УКЭП, поэтому переводить документы в электронный вид придется поэтапно.
- интеграция с ГИС — в 2021 году в России введен закон № 219-ФЗ, который обязывает большинство организаций размещать вакансии на портале «Работа в России». Скорее всего, данная инициатива далеко не последняя. Кроме того, работник всегда может потребовать направить документы на подпись через портал, особенно в конфликтной ситуации.
- эргономичность — вряд ли работники с воодушевлением встретят новую инициативу руководства, если интерфейс СЭД покажется им слишком сложным для работы.
- кросс-функциональность — перевод документов в электронную форму не гарантирует, что процессы отдела кадров автоматически ускорятся, ведь служба HR взаимодействует со всеми отделами, включая бухгалтерию, и занимается не одним только делопроизводством.
Организовать КЭДО на основе таблиц Excel, обмена сообщениями в Outlook и согласованиями в СЭД — не лучшее решение, потому что ограничивает возможности по автоматизации бизнес-процессов HR. Без поддержки специализированных систем КЭДО будет обладать все теми же недостатками, что и бумажный документооборот.
Решения для КЭДО
Портал
Самый быстрый способ — это использовать функции КЭДО на портале «Работа в России». Однако для крупных компаний они окажутся недостаточными.
ограничения по количеству пользователей на одну компанию;
поддержка ограниченного формата документов;
практически полное отсутствие маршрутов согласования.
Портал совершенно точно будет полезен малому бизнесу и ИП, но крупным компаниям придется задуматься о поиске более подходящих решений.
Готовые сервисы
Наиболее доступные для малого бизнеса коробочные решения — это онлайн сервисы, такие как СБИС и Диадок, поскольку они поддерживают относительно большое число документов и даже предлагают маршруты согласования. Однако кадровые процессы компании будут зависеть от стороннего решения, которое ограничивает выбор средств при масштабировании и автоматизации. К тому же не все компании готовы переносить свои документы во внешний контур из-за рисков информационной безопасности.
СЭД
Решение для средних и крупных компаний. Можно разработать специальную систему для КЭДО, но это нерационально при наличии рабочей СЭД, ведь она решает большинство задач, связанных с оборотом кадровых документов. Однако у СЭД есть один довольно существенный недостаток — низкий потенциал автоматизации. СЭД отлично автоматизирует документооборот, а не сами процессы HR, которые включены в более широкий контекст, чем предполагает ЭДО. Например, СЭД не позволяют создавать те же корпоративные порталы, а они значительно упрощают работу с кадрами и заодно делают HR-отдел более открытым.
Comindware ЭДО — универсальное решение для автоматизации КЭДО
Comindware ЭДО поможет быстро автоматизировать кадровый документооборот а также автоматизировать бизнес-процессы отдела персонала. Продукт наряду со стандартными функциональными возможностями СЭД, также включает большое количество low-code инструментов, что обеспечивает высокую скорость внедрения.
Ключевые функциональные возможности Comindware ЭДО:
онлайн портал самообслуживания для регистрации сотрудников;
гибкий конструктор маршрутов согласования;
создание документов по шаблонам экспорта;
конструктор для интеграции с внешними системами;
поддержка электронной подписи;
удобный пользовательский интерфейс для сотрудников;
конструктор форм для сбора данных.
Посмотрите видеопрезентацию продукта на вебинаре, чтобы самостоятельно оценить все указанные выше функциональные возможности.
