Вторник, 11 февраля, 2025 · Время на прочтение: ~ 6 мин. · Актуальность: 06.03.2025
Классификация бизнес-процессов на предприятии важна по нескольким причинам:
- Необходимо хорошее понимание руководством того, какие процессы реально происходят на предприятии и зачем они требуются.
- Потребуется выстраивание всех бизнес-процессов в гибкую систему, чтобы они не дублировали друг друга, и одновременно с тем не было никаких аспектов деятельности предприятия, не охваченных никакими бизнес-процессами.
Все бизнес-процессы компании направлены на то, чтобы производить ценности для клиентов (товары, услуги) и поддерживать собственную деятельность, оптимизироваться и развиваться.
Люди, которые начинают заниматься процессами, могут пойти двумя путями. 1. Вглубь. Берут какой-то процесс, самый важный и «больной», и работают над тем, чтобы повысить его эффективность. 2. Вширь. Пытаются понять, как работает организация, какие бизнес-процессы в ней есть и как они функционируют. Это называется «процессная архитектура». Именно на втором пути можно столкнуться с видами процессов.Анатолий Белайчук
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter
Классификация бизнес-процессов по типам
Знание того, какими конкретно бывают бизнес-процессы и на какие типы они делятся, может помочь разобраться с тем, правильно ли выстроена их система на вашем предприятии и нет ли каких-либо недоработок.
Внешние и внутренние бизнес-процессы
По форме бизнес-процессы делятся на внутренние и внешние.
Под внутренними понимаются те, которые протекают исключительно внутри компании. Если бизнес-процесс подразумевает взаимодействие с клиентом или с другой организацией (поставщики материалов или аутсорсинговых услуг, государственные органы), то он уже не может считаться внутренним.
Примеры внутренних и внешних процессов:
| Внутренние процессы | Внешние процессы |
|---|---|
| Управление персоналом | Взаимодействие с клиентами |
| Бухгалтерский учет и отчетность | Работа с поставщиками |
| Управление ИТ-инфраструктурой | Маркетинг и реклама |
| Планирование и бюджетирование | Участие в тендерах и госзакупках |
| Контроль качества продукции | Взаимодействие с государственными органами |
Классификация бизнес-процессов по их роли
Существуют бизнес-процессы функциональные и структурные.
- Функциональные обеспечивают главную деятельность компании (производство товаров и услуг), а также поиск клиентов, разработку новых товаров и услуг, продажи и продвижение.
- Структурные имеют своей основной целью поддержание существования бизнеса. Сюда входит, в первую очередь, управление, в том числе персоналом, информацией и ресурсами, а также развитие.
Примеры функциональных и структурных процессов:
| Функциональные процессы | Структурные процессы |
|---|---|
| Продажи, поиск клиентов, заключение договоров | Согласование договоров юридического отдела с отделом продаж |
| Производство товара | Передача заказа от отдела продаж в производственный отдел |
| Обработка заявок клиентов | Взаимодействие службы поддержки с техническим отделом |
Классификация бизнес-процессов по исполняемости
Такое разделение основано на степени автоматизации процессов и участия в них человека. Процессы, которые организованы и контролируются программным обеспечением, являются автоматизированными. Они имеют структуру и четкую последовательность шагов. Неавтоматизированные процессы выполняются людьми, часто связаны с творческими или стратегическими задачами. В них не всегда возможно определить последовательность всех шагов.
Примеры автоматизированных и неавтоматизированных процессов:
| Автоматизированные процессы | Неавтоматизированные процессы |
|---|---|
| Обработка заявки в кредит | Разработка стратегии компании |
| Согласование документов в CRM-системе | Проведение переговоров с клиентами |
| Начисление заработной платы сотрудникам | Создание рекламной кампании |
Хотите стать BPM-профессионалом?
Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов
Классификация бизнес-процессов по влиянию на добавочную стоимость продукта
В зависимости от этого признака бизнес-процессы предприятия подразделяются на основные, дополнительные, процессы управления и развития.
Основные бизнес-процессы
Основные напрямую связаны с производством товаров и услуг. В них:
- Создаётся продукт (товар или услуга).
- Добавляется стоимость (производство упаковки).
Фактически, клиент готов оплачивать всё то, что создают основные бизнес-процессы компании. Именно это отличает их от остальных.
Основные процессы, будучи сквозными и кросс-функциональными, могут вовлекать подразделения и даже предприятия. Они представляют собой процессы создания продукта, маркетинга и доставки, а также послепродажного сервиса, то есть они добавляют ценность для потребителя. Каждый из них — бизнес-процесс, создающий стоимость.
Вспомогательные бизнес-процессы
Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы подразумевают управление:
- финансами,
- персоналом,
- логистикой,
- производственными активами и мощностями,
- ИТ.
Все эти процессы клиент не готов оплачивать, потому что они ему не нужны, а нужны лишь самому предприятию. Однако без них оно существовать не способно.
Бухгалтерия есть в каждой компании, однако она не создаёт никакой ценности для клиента. Но услуги бухгалтеров потребуются для того, чтобы предприятие могло нормально работать и производить свои основные ценности.
Сюда же можно отнести, к примеру, приобретение оборудования для офиса (от стульев и канцтоваров до техники), обеспечение связи, охраны.
Другими словами, вспомогательные процессы необходимы, чтобы управлять конкретными функциональными ресурсами. Они, как и основные процессы, часто бывают кросс-функциональными.
Эти процессы настолько же стратегически важны для организации, как и основные, поскольку напрямую влияют на ее способность эффективно создавать ценность для потребителя.
Процессы управления
В первую очередь, управление подразумевает контроль за всем тем, что происходит на предприятии.
Фактически, управление состоит из планирования и контроля за тем, как и насколько достигаются эти планы.
У большинства организаций процессы управления занимают 10% деятельности, при этом основные — 20%, а вспомогательные — 70%. Процессы управления необходимы для достижения результативной и производительной работы организации.
Процессы развития
Направлены на развитие бизнеса: разработку и внедрение новых продуктов, услуг, технологий. Они помогают компании адаптироваться к изменениям на рынке, повысить конкурентоспособность. В работе над такими процессами важно проводить оценку внутренних и внешних факторов, влияющих на бизнес, разрабатывать план развития, внедрять новые процессы, анализировать изменения и по необходимости корректировать стратегию.
Примерами процессов развития могут быть:
- Расширение рынка сбыта. Когда компания решает выйти на международный уровень, она проводит анализ целевых рынков, адаптирует продукцию под местные требования, выстраивает новые логистические цепочки и маркетинговую стратегию.
- Внедрение бережливого производства. Для уменьшения финансовых затрат бизнес сокращает лишние этапы в производстве продукции.
- Ребрендинг. Чтобы привлечь новых покупателей, компания меняет свой имидж. Такой процесс включает разработку новой маркетинговой стратегии, смену визуального стиля, продвижение обновленного бренда.
Особенности работы с основными и вспомогательными бизнес-процессами
Эксперты советуют соблюдать несколько правил, с помощью которых можно выстроить бизнес-процессы на предприятии оптимальным способом.
Один процесс – один руководитель
Добиться того, чтобы процессы не пересекались, важно ещё и потому, что каждым из них должен заведовать один человек. За все процессы бухгалтерии отвечает главный бухгалтер; за всё, что связано с доставкой — начальник службы доставки.
Не во всех случаях ответственный за бизнес-процесс окажется руководителем конкретного отдела, потому что существуют и сквозные бизнес-процессы, проходящие сразу через несколько отделов и структурных подразделений компании.
Если за каждый процесс отвечает один руководитель, это значительно облегчит работу предприятия, когда будет проведено внедрение BPM-системы. Ответственный за бизнес-процесс сможет контролировать все этапы, распределять задания между конкретными сотрудниками и своевременно видеть любые проблемы. Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Бизнес-процессов не должно быть слишком много
Оптимальным вариантом является такой, когда одновременно существует не более 7 (плюс-минус 2) основных бизнес-процессов, и около 5 дополнительных.
Если бизнес-процессов будет больше, то окажется так, что один руководитель высшего звена (директор предприятия) не сможет их все одновременно полноценно контролировать. А это грозит накоплением большого количества проблем на протяжении длительного времени, которые затем могут негативно отразиться на работе предприятия.
Опыт показывает, что если бизнес-процессов оказывается слишком много, то это говорит о том, что их модель не выстроена до конца и несовершенна, что отдельные процессы дублируют друг друга или иным способом пересекаются. В этом случае нужно подумать о том, как уменьшить их число и сделать всю схему более прозрачной.
Способы автоматизации и оптимизации управления бизнес-процессами
Автоматизация без предварительной оптимизации может приводить к чрезмерной сложности, вариациям или, что еще хуже, ошибкам. Это особенно дорого обходится, когда процесс затрагивает крупную операцию или когда цена ошибки высока. Питер Фоллоус, генеральный директор Carpedia, автор книги Results, Not Reports
Основная доля корпоративных данных в организациях представляет собой неструктурированный контент — документы, электронные письма и др.
Для эффективного управления такой информацией необходимо выстроить управление сложными бизнес-процессами. Поэтому перед предприятиями часто встает выбор между ECM- и BPM-системами.
Это объясняется тем, что оба класса имеют схожий функционал на определенных участках и вместе с тем не являются взаимозаменяемыми.
Формализация и классификация бизнес-процессов как шаг к внедрению системы BPM
Классификация бизнес-процессов в большинстве случаев предполагает выстраивание диаграмм и схем, которые впоследствии формализуются и успешно используются в BPM-системах.
Чем более грамотно выполнена классификация и формализация бизнес-процессов, тем более эффективной сможет стать работа системы BPM, которая будет работать на основании этих схем.
Как грамотно провести классификацию процессов
Чтобы начать классификацию и последующую оптимизацию всех процессов, можно придерживаться следующих рекомендаций.
1. Провести аудит текущих процессов: собрать исчерпывающую информацию о всех процедурах, их участниках, понаблюдать за выполнением процессов в реальных условиях.
2. Определить типы процессов, какие из них ключевые, кто их владельцы, составить список участников.
Разделение процессов на основные, дополнительные, управленческие и развития целесообразно, если нужно выделить среди них участвующие в создании продукции и произвести их анализ.
Для последующей регламентации и построения системы управления процессами важен не их формальный тип, а приоритетность процесса относительно достижения стратегических целей организации.
Разделение процессов по типам позволяет в дальнейшем построить карту процессов по их приоритетности
3. Разработать регламенты. Они позволяют контролировать выполнение процессов, делают их понятными всем участникам. Регламенты являются основой для внедрения автоматизированных систем управления.
4. Описать процессы, используя BPMN. Являясь международным стандартом графического моделирования процессов, нотация даёт возможность с помощью простых визуальных элементов создавать понятные диаграммы процессов.
Описание процессов с помощью BPMN даёт возможность создавать простые понятные диаграммы
5. Провести автоматизацию бизнес-процессов. Возможности Comindware Platform позволяют сделать это с помощью low-code инструментов, навыков программирования не потребуется.
6. Осуществлять мониторинг системы для дальнейшего совершенствования.
Внедрение BPM предполагает постоянную оценку процесса через мониторинг показателей эффективности в режиме реального времени. Для выявления «узких мест» также применяется технология process mining, которая позволяет выявить отклонения от регламентов.Внедрение BPM предполагает постоянную оценку процесса через мониторинг показателей эффективности в режиме реального времени. Для выявления «узких мест» также применяется технология process mining, которая позволяет выявить отклонения от регламентов.
Даже простейший анализ в Process Mining в большинстве случаев показывает серьезные нарушения пороговых значений большинства показателей по процессу.Андрей Коптелов,
Со-основатель ABPMP Russia, преподаватель программ MBA в бизнес-школах ИБДА РАНХИГС, НИУ ВШЭ, МИИТ, Синергия
Результаты такой оценки позволяют принимать решения о корректирующих действиях или новом анализе, направленном уже на изменение процесса.
Вы можете заказать демо-версию, чтобы убедиться: наша платформа предлагает понятный дружелюбный интерфейс и много полезных возможностей для построения, описания бизнес-процессов и их анализа.
Заказать демо
