Проектом в широком смысле слова можно назвать реализацию любой идеи. Строительство дома, открытие новой торговой точки, разработка ПО, заключение контракта – всё это проекты, и для каждого из них характерно наличие жизненного цикла.
Жизненный цикл проекта – это набор последовательно сменяющих друг друга этапов от инициации (замысла) до завершения. Несмотря на то, что строительство дома внешне мало похоже на заключение контракта, оба этих процесса проходят через одни и те же этапы на пути от старта к финишу. В первую очередь, это касается управления проектами: какая бы у нас ни была инновационная идея, её реализацию можно проводить по тем же самым правилам и с теми же этапами, что и выполнение других проектов.
Именно в этом – большое преимущество проектного подхода к управлению. Поскольку большинство проектов разворачиваются по одинаковому сценарию, удаётся существенно экономить время и силы на организацию управления.
Главные стадии жизненного цикла проекта
Это следующие стадии:- Инициация.
- Планирование.
- Реализация (исполнение).
- Мониторинг и контроль.
- Завершение.
Общая логика такова: больше всего ресурсов тратится на третьем этапе (исполнение). В начале и в конце цикла их расход относительно невелик.
Чем мы ближе к началу цикла, тем проще внести изменения. Чем дальше мы продвинулись, тем сложнее становится это сделать.
От того, насколько успешно мы преодолели первые 2 стадии, зависит, сколько ресурсов будет в итоге потрачено и насколько удачным окажется результат.
Коротко разберём каждую из стадий.
Инициация
На этом этапе выдвигается идея, происходит её обоснование, начинается исследование: насколько возможна её реализация, какие потребуются ресурсы и в каком количестве.
Например, перед строительством дома выполняется исследование рельефа, грунта, чтобы определить: можно ли строить на этом месте; происходят юридические изыскания, чтобы выяснить, кому принадлежит земля. Параллельно выполняется расчёт: сколько нужно времени, денег, рабочих, чтобы построить дом в запланированный срок.
Примечательно, что на этом этапе старт ещё не дан. Если выяснится, что затраты слишком большие, или грунт не подходит для строительства, проект будет свёрнут уже на стадии инициации. И этот расклад намного лучше, чем начать реализацию, а потом столкнуться с непреодолимыми проблемами. Вот почему этап инициации не нужно стремиться преодолеть быстро.
Планирование
Принципиальное отличие от инициации в том, что старт уже дан. Настало время определить даты начала и завершения, подготовить проектные документы, назначить ответственных лиц, составить план работ.
Планирование можно считать завершённым, когда план составлен, а каждый исполнитель получил конкретное, понятное ему задание, лимит времени и необходимые ресурсы.
Реализация, контроль и мониторинг
Эти этапы объединены, поскольку они протекают одновременно.
Теоретически реализация – самый простой этап. План готов, ресурсы и исполнители имеются. Требуется лишь следить, чтобы наш дом строился в соответствии с графиком и сметой. Основное внимание уделяется именно контролю.
На практике не всё так просто, поскольку в процессе исполнения изначальный план почти всегда подвергается изменениям. Например: дом решили строить из материалов А, Б, В, но пока строили, материал Б сильно подорожал, а В оказался некачественным. В итоге дом был построен из материалов А, Г, Д. Или же мы начали делать дизайн сайта по утверждённому плану, но заказчик вмешался в процессе работы, внёс новые требования, и план пришлось изменить.
К таким корректировкам нужно относиться спокойно, они почти неизбежны. Однако в начале жизненного цикла (первые 2 стадии) стоит это учитывать и закладывать в план возможность его изменения, чтобы он был достаточно гибким.
Завершение
Последний этап включает в себя не только празднование успеха. Результат нужно сдать: дом – приёмной комиссии, новый филиал – назначенному руководителю, сайт – заказчику. Сдача предполагает устранение недостатков, предоставление всех доступов и правоустанавливающих документов. Документы, имеющие отношение к проекту, нужно собрать и отправить в архив на длительное хранение.
Каждый проект даёт работавшей над ним команде новый опыт. по завершении жизненного цикла выполняют анализ проделанной работы, удачных и неудачных решений, чтобы сделать выводы на будущее.
Чем полезна автоматизация управления жизненным циклом проекта?
Проектный подход предполагает, что каждый проект в своём жизненном цикле проходит определённые этапы. А это хорошо коррелирует с идеей бизнес-процесса.
Автоматизация управления жизненным циклом с помощью BPM-систем имеет ряд преимуществ.
- Формализация. Можно составить полную схему проекта от начала до конца, включив в неё все этапы, а затем – ответственных лиц.
- Унификация. Один созданный бизнес-процесс становится маршрутом, по которому проходят десятки и сотни конкретных проектов. И хотя каждый из них наверняка будет иметь индивидуальные черты, но зато создание единой схемы поможет не уделять много внимания рутинным и повторяющимся операциям.
- Автоматическая смена стадии. При создании бизнес-процесса настраиваются условия перехода между стадиями (этапами). Как только все условия выполнены, происходит переход: задействуются новые исполнители, которые сразу получают свои задачи. Это значительно ускоряет процесс.
- Удобный мониторинг. BPM-система позволяет видеть, на каком этапе сейчас находится каждый из проектов (нередко несколько проходят одновременно). Появляется возможность следить, где чаще всего возникают проблемы, и находить их причины. Также система помогает контролировать остатки ресурсов, что особенно важно, если похожие проекты, протекающие одновременно, потребляют одинаковые ресурсы. Это позволяет “работать на опережение” и избегать задержек.
Попробуйте BPM-решение на базе low-code платформы Comindware Business Application Platform. Такое решение можно сначала использовать для автоматизации какого-то одного процесса, для чего потребуется 1 бизнес-аналитик и пара часов времени, а затем масштабировать.
