Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.
От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:
- Название (заявление, распоряжение, отчёт).
- Дата создания.
- Автор, адресат.
- Подпись, резолюция.
Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:
- Внутренние (используемые внутри компании).
- Входящие (полученные от контрагентов).
- Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).
Существует классификация по назначению:
- Организационные (распорядок дня, устав организации).
- Информационные (заявление, справка).
- Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).
- Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).
- Распорядительные (приказ, решение).
В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.
Функции документа
У него 4 функции:
- Информативная (хранитель данных).
- Коммуникативная (используется при взаимодействиях с другими людьми).
- Социальная (служит инструментом решения социальных вопросов).
- Правовая (устанавливает и подтверждает юридически значимые права).
Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).
Что такое шаблон документа
По форме изложения выделяют 2 типа документов:
- Индивидуальные (автор составляет их в свободной форме).
- Типовые (используется готовый шаблон).
Шаблоном называют образец, содержащий всю неизменяемую часть. Например, название (“Заявление”), шапка (“Кому”, “От кого”), каркас текста, подпись. Использование шаблонов сильно ускоряет создание заявления, справки, договора, так как достаточно только вписать необходимые данные и текст в предусмотренные места.
Пример создания документа по шаблону в Comindware ЭДО
Кроме этого, шаблон помогает при выстраивании эффективного электронного документооборота, поскольку разные типы документации (заявления, справки, распоряжения) не смешиваются друг с другом. А для понимания, с чем вы имеете дело, не нужно читать текст целиком, достаточно ознакомиться с основными атрибутами, такими как название, автор и адресат.
Как оптимизировать документооборот на предприятии
Важнейшим понятием здесь является распознавание типа документа.
- Распознавание по содержанию означает, что для определения типа нужно ознакомиться с его сутью. Но для этого его нужно прочитать. В компании, которая работает с сотнями бумаг, этот вариант не используется, потому что требует больших затрат времени.
- Распознавание по форме предполагает, что для определения важнейших параметров документа (важность; назначение; маршрут) читать его не требуется, а достаточно ознакомиться с реквизитами.
Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.
Ещё более совершенной является заранее выстроенная система маршрутизации. В этом случае на основе выбранного шаблона или в зависимости от его атрибутов автоматически выбирается маршрут движения. Такой подход помогает исключить из маршрута всех лиц, которые не имеют отношения к данному вопросу, экономит время множества людей. Также исключаются многократные пересылки, задержки, потери.
Для оптимизации документооборота хорошо подходят BPM-системы, именно потому, что они помогают прописывать маршрутизацию для каждого шаблона. Так, в Comindware ЭДО, можно создать новый шаблон документа, добавить в форму поля для заполнения и выстроить схему движения. По такой схеме будут реализованы даже сложные сценарии обработки документов. Например, когда для получения справки из бухгалтерии и получения справки из отдела кадров требуется направить запрос по двум отличным друг от друга маршрутам. В больших компаниях таких уникальных маршрутов согласования существует более сотни, что напрямую влияет на стоимость внедрения СЭД.
Продуманная сеть маршрутов согласования снижает трудозатраты на обработку документов, исключает потери важной информации и увеличивают скорость документооборота во всей организации.
Именно потребность внедрять большое количество сложных маршрутов согласования была учтена при проектировании Comindware ЭДО. Чтобы выстроить для каждого бизнес-объекта в системе отдельный маршрут движения, или бизнес-процесс, потребуется всего пара часов времени и один человек, знакомый с принципами low-code разработки. Впоследствии легко добавляются новые процессы, а существующие — расширять и усложнять. Посмотрите запись вебинара, чтобы увидеть low-code инструменты разработки глазами бизнес-аналитика Comindware.
