Каждой компании приходится работать с информацией. В том числе:
- Производственной (таблицы, планы, схемы, чертежи).
- Аналитической (отчёты, результаты исследований).
- Данные сотрудников.
- Данные клиентов.
- Документы.
Необходимость работать с большими массивами данных привела к тому, что большинство предприятий уже используют информационные системы (ИС) для хранения, поиска и обработки информации. Такие системы снижают риск её потери, ускоряют поиск и пересылку. Но при этом часто возникает другая проблема: когда автоматизация каждого подразделения компании проводится отдельно, в итоге разные отделы применяют разные информационные системы: CRM, ERP, СЭД. И здесь уже появляется ряд новых сложностей.
- Поиск данных. Например, требуется информация о клиенте. Первое, что нужно понять, – в какой системе хранятся необходимые данные. Нередко какие-то данные об одном и том же клиенте нужно извлекать из CRM, другие из – из документов, хранящихся в СЭД, а третьи – из переписки в мессенджере. Часто руководителю или сотруднику приходится делать несколько запросов в разные подразделения, не зная, где найдётся нужная информация и найдётся ли.
- Обработка запросов. К примеру, сотруднику нужна информация, которая хранится в другом отделе. Он направляет туда запрос и ждёт. При этом он даже не знает, начали рассматривать запрос или ещё нет; когда можно будет получить ответ.
- Конвертация данных. Хотя в компании уже есть базы данных, прямой экспорт и импорт информации между ними не всегда возможен. И приходится, как это ни нелепо, вручную копировать данные из одной формы в другую. А это расход времени плюс риск ошибок.
- Потеря данных. Речь не только о тех случаях, когда документ отправлен, но не доставлен. Ситуация серьёзнее: часто руководство не имеет полного доступа к информации, если она записана у сотрудников в личных бумажных блокнотах, Гугл-документах, хранится на флешках или в мессенджерах. Отсюда такие истории, как “менеджер уволился и забрал базу клиентов”. По закону, руководитель вправе потребовать у него подобную информацию, но здесь снова встаёт вопрос полноты. Менеджер может прислать документ с именами и контактами клиентов, но “забыть” предоставить историю переписки с ними, подписанные ранее договора, не говоря уже об устных соглашениях.
Как видим, использование информационных систем приносит не только выгоды, но и дополнительные проблемы.
Их решение часто заключается в создании единого информационного пространства.
Понятие единого информационного пространства
Под этим термином понимают совокупность всех баз и банков данных организации. Хранение, поиск и пересылка информации в едином информационном пространстве (ЕИП) происходит по одним и тем же правилам и принципам.
Опыт показывает, что создание такого пространства значительно повышает скорость и прозрачность работы с информацией. Предполагается, что каждый сотрудник может в любой момент получить нужную ему информацию, сделав запрос в единой системе предприятия. При этом он не ограничивается ничем, кроме своих прав доступа, и может свободно оперировать данными, введёнными сотрудниками других отделов и территориальных подразделений. В итоге на получение нужных данных тратится намного меньше времени, не говоря уже о том, что исчезает формат “запрос – напоминание о запросе – получение ответа”, отвлекающий сотрудников от их основной работы.
Одним из вариантов решения проблемы является интеграция разных систем, уже используемых на предприятии. Для этого создаются так называемые мастер-данные и используются специальные MDM-системы (Master Data Management). Их суть в том, чтобы упорядочить и структурировать хотя бы наиболее важные данные: например, сведения о контрагентах.
Мастер-данные предполагают строгую структуру: данные записываются в поля, имеющие заданный формат и порядок следования. К примеру:
- Название компании.
- Дата создания.
- Форма деятельности (ООО, ОАО).
- ИНН.
- ФИО руководителя.
- Телефон руководителя.
Такая унификация облегчает поиск информации, исключает противоречащие друг другу дубли.
Этот путь на первый взгляд выглядит привлекательно. Он позволяет оставить всё как есть: продолжить пользоваться теми же системами, которые уже внедрены в нашей компании, к которым привыкли все сотрудники. Потребуется только внедрить дополнительную систему MDM. Однако он подразумевает постоянное усложнение: по мере увеличения количества информационных и MDM-систем и развития каждой из них сложность общей “конструкции” будет всё больше возрастать.
В длительной перспективе это неизбежно приведёт к снижению скорости работы и росту количества ошибок.
Вот почему создание единого информационного пространства – это тот путь упрощения, по которому рекомендуется идти.
Как создать единое информационное пространство?
Первый шаг в создании ЕИП – это структурирование данных. Они могут иметь разный уровень структурированности: от полностью неструктурированных до машинно-структурированных. В первом случае поиск и обработка крайне затруднены, почти невозможны. В последнем, благодаря чёткой структуре, любая информация может быть найдена автоматизированной системой даже по неполным данным. Например, ввод фамилии клиента поможет мгновенно отыскать все элементы информации, которые относятся к нему: личные данные, документы, где фигурирует его имя, и так далее.
Второй шаг – создание единой информационной базы. Удобнее всего организовать доступ к ней через веб-браузер, поскольку это позволяет подключаться из любого места, в том числе с мобильных устройств. Да и на практике создать такую систему “в облаке” куда проще, чем локальную сеть.
BPM-системы по своей логике подходят для использования с целью создания единого информационного пространства, так как используются для оркестрации взаимосвязей между ИТ-системами предприятия, людьми, роботами при исполнении сквозных бизнес-процессов. При этом BPMS может работать в синергии с существующей MDM-системой предприятия или исполнять роль MDM-системы для единого информационного пространства Она предлагает следующие возможности:
- Создание справочников, куда будут заноситься все имеющиеся данные.
- Обеспечение удобства управления документами и быстрого поиска информации.
- Маршрутизация. Отправляя любую заявку, сотрудник в каждый момент времени видит, на каком этапе она сейчас находится и какой имеет статус.
- Каждый сотрудник обрабатывает тот этап бизнес-процесса, который имеет к нему прямое отношение. После этого происходит автоматический переход на следующий этап, к другому работнику, который сразу видит появление новой задачи.
Создавать ЕИП лучше всего сразу, как только компания начала автоматизировать документооборот и бизнес-процессы. В этот момент желательно не допускать параллельного внедрения многих систем, потому что потом их будет сложно интегрировать.
Выходом может стать единая платформа, на которой можно разрабатывать разноплановые решения, предъинтегрированные друг с другом. Например, для этого подходит low-code BPM-платформа Comindware Business Application Platform. На её базе вы сможете сначала создать простые решения, а затем развивать, масштабировать и объединять их, что является базой для создания ЕИП.
