Аналоги SharePoint для автоматизации бизнес-процессов

Microsoft SharePoint – это программное обеспечение (ПО) для создания корпоративного портала. С помощью такого ПО можно выполнить следующие задачи:

• Обеспечить простую и быструю коммуникацию всех сотрудников предприятия/отдела.
• Обмениваться новостями, файлами, сообщениями, информацией о мероприятиях.
• Управлять рассылкой уведомлений.

На практике SharePoint сегодня активно применяется, чтобы организовать совместную работу многих людей над несколькими проектами. Это удобный вариант, поскольку доступ к общей базе информации каждый получает со своего устройства, при этом среда защищена от внешних угроз, а каждый участник имеет свой уровень доступа.

Всё это, а также приятный интерфейс программы, позволяет использовать её в качестве корпоративного портала, даже не задумываясь про аналоги SharePoint.

Почему SharePoint слабо подходит для бизнес-процессов?

Ситуация меняется, когда возникает желание автоматизировать бизнес-процессы, стоящие за корпоративным порталом. Например, обеспечить автоматическую обработку данных, собираемых через формы на портале. Опыт показывает, что в такой ситуации часто приходится выбирать аналоги SharePoint или подыскивать другие решения.

По какой причине такое происходит?

Эксперты говорят о том, что главная причина – изначальная неприспособленность SharePoint для применения в качестве системы для управления бизнес-процессами (BPMS). Так что сложности с выстраиванием бизнес-процессов даже нельзя назвать недостатком ПО от Microsoft. Предназначение SharePoint  – создание портала, библиотеки документов, управление корпоративными интрасетями. И с этими функциями SharePoint отлично справляется.

Попытка же перестроить SharePoint в полноценную BPMS заставляет столкнуться со следующими сложностями.

1. Теоретически это возможно, но требуется очень много программировать, т. е. работать с кодом. Это задача для IT-отдела, которая потребует от него много времени. Перенастройки в визуальном режиме SharePoint почти не предполагает, а разработка бизнес-процессов в его среде – дело трудоёмкое.
2. SharePoint предполагает жёсткую маршрутизацию для всех процессов, а на практике не всегда можно заранее предсказать, как тот или иной процесс будет разворачиваться во времени. Поэтому бизнес-пользователи начинают искать аналоги SharePoint, способные работать как с бизнес-процессами, так и с кейсами.
3. У SharePoint и BPMS изначально разные объекты работы. В первом случае это документы, списки, контакты, во втором – бизнес-процессы.
4. Архитектура SharePoint плохо подходит для контроля за текущими процессами, для отслеживания их состояния и сбора статистики.

Всё это убеждает нас в том, что попытка превратить SharePoint в BPMS вряд ли увенчается успехом, поскольку эти программные продукты очень разные.

Что можно использовать в качестве аналога SharePoint?

Раз SharePoint почти невозможно переделать для полноценной работы с бизнес-процессами – значит, нужно найти аналог.

Так часто рассуждают руководители компаний и ставят подходящему сотруднику задачу поиска решения, которое сможет закрыть сразу все задачи: как те, с которыми ранее справлялся SharePoint, так и те, на которые его возможностей не хватило.

Хорошая новость в том, что, во-первых, не нужно отказываться от SharePoint, если это ПО в вашей компании активно используется. А во-вторых, лучше говорить не о том, чтобы искать полные аналоги SharePoint с широким диапазоном дополнительных функций, а скорее о том, чтобы смоделировать ИТ-среду, используя несколько решений разного типа.

Сегодня среди разработчиков и бизнес-пользователей наступает понимание того, что найти всего одно решение для всех задач одновременно – трудновыполнимая задача. А если даже с этим справиться, то наступает неприятный «побочный эффект»: универсальное решение начинает диктовать свои принципы работы, под которые приходится подстраиваться, иначе работать будет совсем невозможно.

Чтобы такого не происходило, сегодня часто применяется гибридный подход.

Например:

• SharePoint остаётся как удобное решение для коммуникации сотрудников в рамках проектов.
• Чтобы управлять бизнес-процессами, используется дополнительная платформа.

Фактически, интегрировав SharePoint с BPMS, можно распределять их «сферы ответственности», отдавай каждой из систем те задачи, с которыми она лучше справляется. Это быстрее, проще и намного логичнее, чем проводить полную унификацию.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью решений на базе Comindware Business Application Platform

Эта платформа не является аналогом SharePoint, а это большой плюс: она не дублирует те функции, которые уже имеет SharePoint. Решения на базе Comindware Business Application Platform способны именно на то, с чем SharePoint не справляется:

• Выстраивание бизнес-процессов с большим количеством разветвлений, условий и бизнес-правил.
• Простой контроль за каждым бизнес-процессом от начала до конца.
• Отсутствие необходимости много работать с кодом, так как почти все настройки проводятся в визуальном режиме и доступны обычному бизнес-пользователю (свойство системы low-code).

Таким образом, если вас устраивает SharePoint, то вовсе не обязательно искать аналоги и на что-то его заменять.

Полноценную автоматизацию бизнес-процессов, стоящими за SharePoint порталом отлично обеспечивают процессные low-code платформы и это намного более комфортный выход, чем пытаться переделать SharePoint и «научить» его всему тому, что изначально в него не заложено.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Comindware — Один из Первых Успешных Выпускников Сколково 2021