Как автоматизировать и выстроить идеальный бизнес-процесс подбора персонала

Грамотно выстроенная кадровая политика обеспечивает нормальную работу предприятия и создает предпосылки для развития в конкурентной среде. Одна из задач кадровой политики — поиск и найм сотрудников. Ее легко представить в качестве поэтапного бизнес-процесса, цель которого — проложить пути трудоустройства в компанию.

Типовая модель поиска и отбора кандидатов

Для типичного российского предприятия бизнес-процесс подбора персонала строится из нескольких этапов:

На модель найма влияют корпоративные ценности, имидж на рынке труда, организационная структура, финансовые ресурсы и другие факторы. Например, в некоторых компаниях функции HR-отдела берет на себя кадровое агентство. Часть компаний заинтересована в выявлении негативного бэкграунда у соискателей, для чего проводит дополнительный этап отбора.

Типовая схема найма выглядит так.

В данную элементарную схему можно добавить новые этапы, например: рассмотрение резюме; выполнение тестового задания; собеседование с HR-специалистом; собеседование с руководителем отдела. Это поможет адаптировать и автоматизировать бизнес-процесс найма персонала конкретно под вашу компанию.

Однако существенным здесь являются не количество и специфика этапов, а особенности взаимодействия между различными подразделениями компании.

Проблемы взаимодействия

Пример: Крупная ИТ-компания, разрабатывающая веб-приложения, ищет программиста. С какими проблемами она может столкнуться?

• Генеральный директор долго согласовывает заявку, так как не сразу понимает, для чего отделу разработки понадобился новый специалист и во сколько он обойдется компании;
• Текст вакансии не отражает специфику разработки: не дает представления о стеке технологий и типовых задачах, стоящих перед программистом;
• Отдел кадров не всегда понимает, почему приглашенный на собеседование человек не подходит на должность, поэтому не может быстро скорректировать критерии первоначального отбора;
• Каналы обратной связи с кандидатами не унифицированы, часть резюме просто теряется в общем потоке, кадровый резерв отсутствует;
• Тестовые задания долго проверяются, не всегда удается согласовать время встречи с руководителем отдела или его заместителем.

За время поиска компания затягивает с реализацией текущих проектов и не начинает новые, тем самым упуская часть прибыли.

На пути к эффективному найму

В основе эффективного взаимодействия между сотрудниками лежит несколько основополагающих принципов:

• заранее продуманный шаблон действий;
• разграничение зон ответственности;
• определенный набор входящей и исходящей информации.

Та же заявка будет согласована быстрее, если подать ее по готовой форме с обязательными для заполнения полями. Если генерального директора интересуют причины поиска, а отдел кадров — требования, то такие поля должны быть предусмотрены. Обычно в заявке указывают название должности, пол кандидата, возраст, навыки и т.д.

Пример простейшей формы электронной заявки для поиска сотрудника

Однако отдельные действия сотрудников — это не сама цель, а лишь метод для достижения результата — в данном случае найма подходящего специалиста. Даже если люди беспрекословно подчиняются инструкциям, это не гарантирует, что конечная цель будет достигнута. Не говоря уже о случаях, когда человек просто игнорирует задачи в силу объективных и субъективных факторов.

Слаженную работу людей в рамках организации логично представить в качестве отдельной цепочки действий, которая ведет к заданному результату. Такие цепочки называют бизнес-процессами, или в отечественной практике «административными регламентами». Управляя бизнес-процессами компания в конечном счете управляет результатом, а для этого нужны инструменты.

Что в первую очередь автоматизировать в рекрутинге

Рутинные повторяющиеся операции и составление отчетности уже несколько лет остаются в топе процессов, которые HR-отделы стремятся оптимизировать в первую очередь. Среди них можно выделить следующие действия:

• разместить вакансию на различных ресурсах. Однако, перед этим важно убедиться, что в компании налажено взаимодействие между HR-специалистами и руководителями отдела.
• переместить резюме из разных каналов в собственную базу. Многие HR-специалисты собирают информацию о кандидатах в папках на компьютере, в таблицах или устаревшем коробочном ПО. Добавление кандидата в единую базу позволяет формировать кадровый резерв компании.
• найти кандидата в базе по заданным критериям. Разумеется, если ее нет, а данные хранятся разрозненно, то выгодами кадрового резерва воспользоваться не получится.
• пригласить соискателя на встречу. Шаблоны автоматических писем и сообщений удобны для отправки приглашений на собеседования и сообщений о приеме или отказе. Они существенно экономят время.
• запланировать собеседование. Информация о времени проведения собеседования будет сохранена в карточке кандидата и продублируется в календаре. Настройка синхронизации с почтой и телефоном позволит вовремя напомнить о событии всем участникам.
• провести оценку личностных и профессиональных качеств кандидата. Результаты тестирований, автоматически сохраненные в профиле, могут стать основой для принятия решений о найме в конкурсном отборе.
• получить обратную связь по кандидатам. Автоматизация рекрутинга упрощает обсуждение соискателей с менеджментом отделов.
• сообщить об отказе или сделать оффер. Каким бы ни было решение, кандидаты его ожидают. Предоставление обратной связи положительно сказывается на HR-бренде компании. Автоматическая рассылка писем по соискателям значительно упрощает эту задачу.
• подготовить статистику для руководства о проделанной работе. Графики и диаграммы – например, отчет по воронке соискателей – строить вручную трудозатратно и, кроме того, можно пропустить важные данные. Автоматизация этого процесса позволяет делать оперативные выводы: в частности, выбрать самые эффективные источники для поиска кандидатов или проанализировать отказы.

В чем польза автоматизации рекрутинга

Отбор кандидатов затруднителен, когда организации необходимо привлечь большое количество работников в сжатые сроки, что можно встретить в крупных компаниях.

Рекрутинговые агентства могут снижать эффективность процесса, поскольку не полностью вникают в кадровые запросы компании. В итоге заказчик получает недостаточно компетентных специалистов, неся лишние затраты на внешнего исполнителя.

Также рекрутеры испытывают трудности с обеспечением прозрачности бюджета на привлечение, выбор каналов поиска и платформы для хранения данных о потенциальных сотрудниках.

Эти вызовы преодолеваются с помощью оптимизации работы с вакансиями, которая обеспечивает экономию рабочего времени HR-специалистов за счет сокращения трудозатрат на подбор кадров. Все рутинные операции выполняются с помощью решения (например, на базе Comindware Business Application Platform), а вакансии закрываются продуктивнее благодаря прозрачному бизнес-процессу в единой платформе для всех участников отбора и найма.

Ускоряется поиск кандидатов и повышается скорость решения повседневных задач, а компания получает экономию бюджета на привлечение. Автоматизация обеспечивает точный учет данных о соискателях, поэтому ценные кандидаты всегда остаются в поле зрения. Это серьезная возможность, поскольку люди — это стратегический ресурс, и упустить одного ценного сотрудника из-за большого количества рутины – потери для компании в перспективе. Полноценная HR-аналитика на базе собранной статистики позволяет показать руководству результаты проделанной работы и улучшить дальнейшую тактику найма.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Положительные эффекты от внедрения BPM и автоматизации бизнес-процесса подбора персонала

Методика для управления бизнес-процессами называется BPM (Business Process Management). Она синхронизирует работу функциональных подразделений и улучшает взаимодействие между отдельными сотрудниками. В итоге деятельность организации становится более гибкой, прозрачной, управляемой и автономной.

Гибкость
Возможность решать конкретные задачи и адаптировать существующие регламенты к изменениям внешних и внутренних условий.

Прозрачность
Все участники понимают, на какой стадии находится процесс, где он работает медленно или неэффективно.

Управляемость
Обеспечивает удобство мониторинга и контроля за действиями людей в рамках функциональных цепочек.

Автономность
Все участники понимают, что им нужно сделать для достижения результата. Руководству не нужно постоянно контролировать подчиненных и решать конфликтные ситуации.

BPM служит отличным фундаментом для автоматизации, внедрения электронного документооборота и систем принятия решений, помогает унифицировать информационную среду предприятия и контролировать его работу. Проверить, насколько эффективен тот же бизнес-процесс подбора персонала, можно с помощью следующих показателей:

• время на закрытие вакансии;
• число проведенных собеседований;
• количество поданных заявок;
• зарплатный фонд;
• качество подбора.

Благодаря BPM руководство видит работу отдела в конкретных цифрах и может быстро отреагировать на ситуацию, будь то увольнение сотрудника или пересмотр KPI.

Подготовка к автоматизации подбора персонала

К оптимизации процессов рекрутинга на базе ИТ-решений следует подготовиться. Для начала необходимо разработать и утвердить процедуру подбора персонала, если она отсутствует.

Процесс подбора персонала должен отвечать на вопросы о том, кто является его держателем и каков алгоритм работы над закрытием вакансии. Также необходимо определить методы отбора и предусмотреть детали – например, содержание писем-приглашений.

Для оценки окупаемости затрат на автоматизацию стоит продумать все аспекты аналитики. Для этого необходимо определить ключевые показатели, например:

• скорость и качество закрытия вакансий;
• увеличение количества откликов на вакансии;
• достижение HR-отделом своих KPI;
• повышение производительности организации за счет высвобождения ресурсов;
• оптимизация найма на основе статистики;
• оценка соискателями своего опыта в процессе найма.

На последующих этапах проводят исследование и аудит процессов найма, а также согласовывают техническое задание и критерии выбора ПО.

BPM-системы и автоматизация

Понятие BPM тесно связан с BPMS (Business Process Management Software), или BPM-системами. Они содержат визуальный редактор для моделирования бизнес-процессов, обеспечивают их выполнения в цифровой среде, а также включают различные инструменты для анализа и мониторинга.

На практике это значит, что сотрудники совершают все операции, связанные с поиском кадров, в рамках единой платформы. Она содержит набор форм, задает последовательность действий по их обработке и автоматически реагирует на заданные события — тот же приход заявки или уведомление об отрицательном решении по кандидатуре.

За счет внедрения такой платформы удается упростить или автоматизировать часть рутинных и шаблонных задач:

• обработка входящих резюме;
• ведение единой базы данных кандидатов;
• контроль сроков исполнения заданий;
• тестирование соискателей и проверка результатов;
• рассылка писем и уведомлений;
• взаимодействие с внешними сервисами.

Так, в рамках одного из проектов Comindware использовала чат-бота, который отвечал на вопросы соискателей или переадресовывал их компетентному человеку. В результате отдел кадров стал тратить меньше времени на общение с кандидатами и повысил свою эффективность (см. кейс). Таких примеров может быть масса.

Не каждая компания готова тратить большие ресурсы на разработку собственных систем автоматизации HR, так как управление персоналом не относится к операционной деятельности, которая приносит основную прибыль. Для автоматизации поддерживающих процессов лучше использовать low-code подход разработке. Он предполагает, что ИТ-система будет создана на базе BPMS-платформы, которая содержит ряд готовых инструментов для работы с бизнес-процессами. Участие программистов при разработке такой системы сводится к минимуму или не требуется совсем.

Low-code платформа Comindware помогает компаниям самостоятельно цифровизировать бизнес-процесс подбора персонала. Созданные на ее основе решения точно воспроизводят процессную логику конкретной организации. Также предусмотрен API для интеграции с площадками по поиску специалистов и базами данных кадровых агентств.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Похожие записи:

Настройка ролевой модели low-code инструментами. Мастер-класс Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание