Использование цифровых технологий в бизнесе имеет давнюю историю. При этом с течением времени меняется подход к внедрению технологий, появляются новые термины, в которых желательно не путаться.
История цифровой трансформации
- Оцифровка данных (цифровизация). Впервые её провела компания IBM в 1964 году. Суть оцифровки проста: перенос информации из бумажных документов, договоров, а также фотографий, плёночных видеозаписей в цифровой формат. На этом этапе внедряются электронные таблицы, обработка текстов и вычисления.
- Автоматизация. Она стала важным трендом на следующем историческом этапе. Смысл автоматизации в том, чтобы организовать удобное хранение, поиск информации, быстрый обмен данными между сотрудниками. Акцент делается на повышении скорости, снижение расходов на бумагу. А также на сведении данных в одну систему: на таком принципе работают многие системы ERP (учёта ресурсов предприятия).
- Цифровая трансформация бизнеса.
Цифровая трансформация – понятие более сложное, нежели оцифровка и автоматизация. Главное различие состоит в том, что для предыдущих двух этапов просто внедрять технологии:
- Компания перешла на электронные документы? Цифровизация пройдена.
- Все сотрудники пользуются системой бухгалтерского учёта? Значит, автоматизация также прошла успешно.
С цифровой трансформацией не всё так просто. Одними технологиями здесь не обойтись: потребуется внедрение ПО и пересмотр принципов ведения бизнеса.
То есть, технологии (любые) не делают бизнес цифровым. Цифровую трансформацию более правильно определить как перестройку деятельности компании, позволяющую адаптироваться к происходящим вокруг неё изменениям, быстро на них реагировать.
Преимущества цифровой трансформации
Цифровая трансформация даёт компании следующее:
- Ускорение бизнес-процессов, уменьшение расходов – рост производительности труда.
- Новые пути получения прибыли. Например, компания внедряет технологии, позволяющие отслеживать техническое состояние купленного клиентом автомобиля, и своевременно предлагает ремонт и техосмотр.
- Углубление взаимодействия с клиентами, чтобы повысить для них ценность создаваемых компанией товаров и услуг. Это можно видеть на примере тех самых приложений, где клиент выставляет оценки работе компании. И в ещё большей степени – на примере таргетированной рекламы, учитывающей пол, возраст, уровень дохода, интересы человека.
- Повышение уровня контроля и качества аналитики. Искусственный интеллект обрабатывает собранные о клиенте данные, чтобы создавать для него подходящие предложения.
Условия цифровой трансформации
Главным условием трансформации является заинтересованность участвующих сотрудников, желание у них этим заниматься и понимание, зачем это делать. Если изменения проводятся потому, что высшее руководство выпустило директиву, то ждать высокой эффективности не приходится.
При определённых условиях цифровая трансформация может стать вопросом выживания для компании. Ведь если работать по консервативным принципам, то легко «не вписаться» в новые модели рынка, которые обновляются каждый день. Есть и более серьёзные вызовы, как нынешняя пандемия коронавируса, которая заставляет решать: адаптируется бизнес к текущей реальности или уйдёт?
В сложившейся ситуации многие бутики одежды, например, были вынуждены практически за один день превратиться в интернет-магазины, а предприятия общепита – освоить технологию доставки еды на дом. Некоторые рестораны пошли ещё дальше: повара начали проводить онлайн платные мастер-классы по приготовлению разных блюд, заранее доставляя участникам необходимые ингредиенты. Это хороший пример того, как компания может проявить креатив и открыть для себя новый источник прибыли, вместо пассивного ожидания конца карантина.
Оставаться на месте сейчас не вариант, нельзя годами работать по одним принципам. Нужно активно тестировать всё новое, а потому используемая бизнесом модель должна быть не просто открыта для изменений, но способна проводить их «на лету».
Этапы цифровой трансформации
Просто внедрить ПО для цифровой трансформации недостаточно. Чтобы провести её успешно, придётся делать всё поэтапно.
Сначала важно понять, нужна ли вашей компании такая трансформация, причём именно сейчас. Не стоит проводить её просто потому, что это «модно». Нужно выяснить, какие цели мы преследуем. Они должны быть не обтекаемыми – «повысить эффективность работы компании» – а понятными. Желательно, чтобы они касались конкретных процессов:
- Повысить скорость обработки входящих счетов.
- Уменьшить время доставки заказов клиенту.
Специалисты не советуют заниматься цифровой трансформацией всего и сразу. Во-первых, это требует больших ресурсов, а во-вторых, разумно сначала оценить полезность изменений на примере одной сферы деятельности или подразделения компании, прежде чем двигаться дальше.
Когда мы уже разобрались с целями и объектом трансформации, потребуется назначить ответственных лиц, причём не только со стороны IT, отвечающих за техническую составляющую, но и со стороны бизнеса. Если, например, мы модернизируем работу отдела логистики, то постоянный контакт с руководителем этого отдела – обязательно, чтобы изменения прошли и «на бумаге», и в реальной жизни.
Наконец, не забываем отслеживать результат, а для этого заранее выбираем параметры, по которым будем оценивать эффективность цифровой трансформации в вашей компании. С определения таких параметров и стоит начать преобразования, чтобы понимать, куда мы движемся, и не заниматься «модернизацией ради модернизации».
Причины для цифровой трансформации
Главная причина, по которой компании проводят цифровую трансформацию, – это сохранение и повышение конкурентоспособности. Всё развивается стремительно, а изменения происходят быстро, поэтому компаниям приходится соответствовать новым требованиям, чтобы продолжать успешно работать. Это удаётся не всем. Например, срок жизни крупных корпораций в 21 веке составляет около 15 лет, а в 20 веке он был равен 60.
То есть, нужно «держать руку на пульсе», использовать те возможности, которые даются развитием технологий.
Сложности цифровой трансформации
Попытка трансформировать бизнес под требования цифровой эпохи часто сталкивается с трудностями. Разберём самые распространённые из них.
Неготовность сотрудников к изменениям
Любые изменения достигают нужного результата только в том случае, если люди к ним готовы.
Важно обучить сотрудников новым принципам работы. Это может занять значительное время, но других вариантов нет: пока каждый работник не обучится работе в условиях новой бизнес-модели, трансформация не произойдёт. Обучение касается не только работы с новым ПО, но и самих принципов работы, и культуры инноваций, о чём речь ниже.
Важно не просто «насаждать» изменения сверху вниз, но и получать постоянную, живую обратную связь от сотрудников. Чем больше они будут ощущать личное участие в трансформации, тем сильнее начнут ценить её результаты.
Консерватизм руководства
Проблемой становится консерватизм рядовых сотрудников и руководителей среднего звена. Здесь важно разъяснить, зачем проводится трансформация, обрисовать выгоды, которые получит конкретный работник или отдел. Не всегда это удаётся сделать в рамках 30-минутной беседы или лекции. Но если сэкономить ресурсы на этом этапе, эффективность всего остального может остаться низкой.
Две стороны культуры инноваций
Культура инноваций – это сумма привычек, убеждений, взглядов и принципов сотрудников, максимально совместимых с быстрым внедрением всего нового. Ядром культуры инноваций является сознательный отказ от консерватизма.
Её яркие признаки:
- Отсутствие жёсткой иерархии, при которой с начальником нельзя спорить. Мнение каждого признаётся ценным. Любую мысль можно высказать открыто.
- Неприятие шаблонов, даже на уровне строгого дресс-кода.
- Эксперименты, право на ошибки.
Но не всё так просто. Любовь к экспериментам сталкивается с требованием проводить их по жёстким правилам, не вводя компанию в крупные расходы. Отказ от иерархии не всегда находит понимание на уровне конкретных отделов. А открытым обсуждениям не хватает откровенности, поскольку люди не решаются жёстко критиковать друг друга, «сглаживают углы».
Всё это говорит только о том, что культура инноваций не может быть внедрена одномоментно. Это длительный путь к выработке нового менталитета. Этот путь стоит начать скорее, но не ожидать, что его удастся пройти за пару недель.
Высокий темп изменений при цифровой трансформации
Ещё одна крупная проблема. Часто трансформация планируется в виде резкого «прыжка» от прежних принципов к новым, на этой модели основана концепция реинжиниринга. Он предполагает следующее:
- Составление модели, по которой бизнес работает.
- Выстраивание целевой модели, к которой мы хотим прийти.
- Составление списка изменений для перехода на новую модель, их реализация.
Всё бы хорошо, но в этом случае из-за своей резкости цифровая трансформация становится большим стрессом для компании и каждого сотрудника.
Резкая смена принципов работы или даже конкретного ПО может затормозить бизнес, вызвать сбои в его работе. Большинство руководителей понимают это, причём одни в итоге торопятся провести изменения скорее, вторые откладывают их как можно дольше.
Решение здесь – последовательная трансформация, отказ от резких рывков. Здесь на помощь может прийти система low-code, которая делает возможным последовательное внедрение новых принципов и постепенное разворачивание изменений: тестирование – принятие – масштабирование.
Сложность выбора приоритетов
При подготовке к цифровой трансформации нужно выбрать отдельные бизнес-процессы, которые будут подвергнуты ей в первую очередь. На эту тему возникают большие дискуссии: что первично, а что вторично?
Стоит начать с процессов, наиболее важных для компании, имеющих выстроенную структуру (пусть не идеальную) и часто повторяемых. Например, мы видим, что оптимизация работы с входящими счетами сокращает ожидание для контрагентов, избавиться от задержек и ошибок, высвободить время сотрудников. В этой ситуации стоит сразу провести трансформацию этого процесса, а уже затем идти дальше.
Увеличение рисков цифровой безопасности
При цифровизации неизбежны и трудности: данные попадают в сеть, откуда могут быть украдены в результате хакерских атак или неправомерных действий сотрудников.
Случается так, что переход на новые технологии приводит к увеличению рисков компрометации данных. Яркий пример – технология блокчейна, предполагающая хранение данных на множестве независимых устройств. Защитить данные становится сложно.
Часто служба безопасности предприятия противится внедрению технологий, так как беспокоится за сохранность данных. Иногда внедрение происходит, когда служба безопасности ещё не научилась работать в новых условиях, и секретная информация оказывается широко доступна.
Во избежание такого развития событий важно следить, чтобы система защиты данных с учётом новых технологий уже была на высоте к тому моменту, когда компания начнёт их использовать. Если служба безопасности будет “догонять” технологии, то велик риск того, что защитить данные не удастся. Важно повышать уровень и сотрудников службы безопасности, чтобы они своевременно узнавали о новых рисках и адекватных способах их ликвидации, а также позаботиться о том, чтобы они впитали развиваемую культуру инновации.
Важные тренды цифровой трансформации
Внедрение цифровых технологий в бизнес происходит под разным углом. Если когда-то речь шла об автоматизации, то сегодня цифровая трансформация предполагает пересмотр бизнес-моделей, бизнес-культуры и менталитета всех участвующих людей.
В последние пару лет наметились дополнительные тренды в этом направлении.
Цифровизация взаимодействия с внешней средой
Не так давно цифровая автоматизация касалась бизнес-процессов и взаимодействий внутри компании: её внутренних дел, производства, документооборота. Если же нужно было вступить в контакт с клиентом или поставщиком, ему отправлялось электронное письмо.
Но сегодняшняя реальность предполагает, что бизнес-процессы выходят за границы предприятия. Например, компания обеспечивает возможность для своих клиентов и контрагентов открывать личный кабинет в системе, которая регулирует бизнес-процессы на предприятии. Это даёт возможность сразу использовать вводимые контрагентами данные, экономя много ресурсов на то, чтобы принять их и занести в систему.
То есть, при выборе какого-то ПО, например BPM-систем, бизнес предполагает, что использовать его будут не только собственные сотрудники, но и контрагенты. И тут мы вплотную подходим к следующему тренду.
Интеграция разных систем
Многим компаниям пришлось столкнуться с тем, что для учёта ресурсов была выбрана одна система (ERP), для взаимодействия с клиентами – другая (CRM), для документооборота – третья (СЭД). В итоге предприятие использует 3-5 систем разных производителей, с разными принципами работы. Частичным выходом становятся MDM-системы – дополнительное ПО, которое помогает “собрать” и объединить разрозненные данные, чтобы можно было увидеть цельную картину. Ситуация осложняется тем, что многие системы предполагают разную структуру информации, так что импорт и экспорт данных предполагает ещё и их “конвертацию”.
В итоге бизнес “привыкает” пользоваться набором систем, а поскольку на внедрение и настройку всего этого уже ушла большая сумма, отказаться от такого формата работы готов не каждый руководитель.
Что делать в такой ситуации, вопрос сложный. Обычно приходится чем-то жертвовать и от чего-то избавляться, даже если это болезненно. Выходом тут станут решения, созданные на одной платформе, например Comindware Business Application Platform. Данная платформа хороша тем, что создаваемые на ней решения изначально интегрированы друг с другом, поэтому никакие дополнительные действия не понадобятся.
Кроме того, на ней можно постепенно создавать отдельные IT-решения для конкретных задач, заменяя этими решениями используемые ранее. Это позволит бизнесу избежать главного стресса – резкого “рывка”, который происходит, когда всё старое одномоментно заменяется на новое.
Масштабируемость
При проведении цифровой трансформации ценятся две возможности:
- Начать с малого.
- Быстро масштабировать результат.
Говоря проще, бизнес нуждается в том, чтобы сначала опробовать, как работает решение, а уже потом проводить его массовое внедрение. Причём принципиально, чтобы протестировать можно было на каком-то одном процессе, не внося никаких резких изменений в работу всего бизнеса.
Это важно, так как в противном случае руководитель может просто не решиться переходить на новые принципы работы или решения.
И снова платформы наподобие Comindware Business Application Platform оказываются востребованы. Ведь именно на них можно создать простое и понятное решение, которое будет способно быстро решить одну конкретную задачу. А уже потом из этого приложения можно будет «вырастить» полноценное, которое охватит множество других процессов.
Но главное тут, что всё это происходит не мгновенно, а плавно и последовательно.
Облачные технологии
Облако предполагает, что все данные находятся на удалённом сервере, к которому каждый сотрудник получает доступ со своего устройства – компьютера или смартфона. Это помогает в том, чтобы, во-первых, повысить мобильность сотрудников, позволив им работать в любое время из любого места. Это выгода, которую уже ощутили многие компании, которым пришлось переходить на удалённый режим работы. А во-вторых, облачная технология позволяет не настраивать ПО на каждом отдельном компьютере, выполнив настройки один раз для всей системы.
Вывод статистических данных
Анализ накопленных бизнесом данных тоже приобретает всё большее значение. Новые решения для бизнеса оказываются способны не только сводить воедино бухгалтерские данные, но и анализировать работу каждого сотрудника: сколько задач он выполнил, сколько времени тратит на каждую из них.
Происходит замена стандартных отчётов (которые тоже надо анализировать) на вывод обобщённых данных по конкретному запросу. Руководитель может посмотреть данные о том, сколько продаж было сделано за отчётный период в каждом филиале компании. При этом есть возможность “спуститься на уровень” и посмотреть, какие показатели в данном филиале у отдельных менеджеров.
Это помогает искать «узкие места» в бизнесе и понимать, кто из сотрудников наименее эффективно. В итоге удаётся повысить эффективность процесса, выполнив небольшую работу. Например, обучив этого сотрудника необходимым навыкам или предоставив ему быстрый компьютер.
«Ядро» и «песочница»
Наконец, сегодняшние решения для бизнеса обычно делятся на два компонента: “ядро” для шаблонных процессов и “песочница” – пространство для экспериментов. Это связано с пришедшим пониманием того, что без стандартов не обойтись, но не всё можно уложить в «прокрустово ложе» схемы или шаблона и автоматизировать.
Поэтому вместо шаблонов для некоторых бизнес-процессов сейчас применяют кейсы, которые предполагают, что процесс будет разворачиваться по ходу дела, без предустановленных правил. По этой же причине в бизнес-решениях закладывается возможность для экспериментов и тестирования новых технологий. Однако эта «область свободы» вынесена за рамки ядра, которое отвечает за то, чтобы типовые и наиболее важные для предприятия процессы проходили быстро и без сбоев.
Таким образом, цифровая трансформация предполагает не только внедрение технологий, но и пересмотр моделей бизнеса. А баланс шаблона и творчества, дисциплины и эксперимента выходит на первое место.
Как и зачем производить цифровую трансформацию?
Основная цель такой трансформации – получение конкурентных преимуществ, создание дополнительной ценности для клиента. Вторая причина – борьба за сохранение своего места на рынке.
Как проводить цифровую трансформацию? Не так давно выстраиванием бизнес-процессов «правили» в основном IT-специалисты, ведь никто кроме них был не способен поменять настройки в используемом ПО. Но бизнес за это время уже «устал» от необходимости каждый раз, когда потребуется перенастроить ПО, отправлять в IT-отдел список изменений и подолгу ждать, когда они будут реализованы. При этом список необходимых изменений растёт быстрее, чем IT-специалисты успевают их внести. Это и вызвало популярность low-code систем, предполагающих лёгкую настройку и минимум программирования.
Одной из главных фигур при цифровой трансформации является бизнес-аналитик – человек «от бизнеса», а не от технологий. Такой аналитик должен разбираться в том, как работает сам бизнес и в чём он нуждается. Получив необходимую квалификацию, этот специалист может самостоятельно настроить для всех других пользователей онлайн-формы для ввода данных, выстроить схемы типичных бизнес-процессов и каналы взаимодействия сотрудников.
Хотя бизнес-аналитик должен хорошо разбираться в моделировании процессов бизнеса и разработке удобных для пользователя экранных форм, он не тратит время на изучение программного кода. А значит, что в обучении такого сотрудника акцент будет сделан на получении им нужных для работы навыков.
Для кого нужна цифровая трансформация?
Часть компаний уже выполнили трансформацию бизнеса, но не всегда она проведена оптимально. Поэтому возникают трудности, перечисленные выше: сложности с интеграцией систем, их устаревание, накопление необходимых изменений, которые не успевают внедрять.
Другие предприятия ещё не провели цифровую трансформацию, и у них есть преимущество: продумав её реализацию, можно будет реализовать всё так, чтобы не наделать ошибок. Например, отказ от использования разных систем поможет избежать проблемы их будущей интеграции.
В итоге мы видим, что цифровая трансформация нужна всем компаниям: и уже прошедшим через это, и тем, кто только собирается. А поскольку это процесс непрерывный и бесконечный, то ни одно предприятие не сможет “провести” трансформацию раз и навсегда, ведь её суть – это постоянное внесение изменений, адаптация под меняющиеся условия.
Цифровая трансформация при поддержке Сomindware
Возможно, приступая к цифровой трансформации бизнеса, вы не знаете, с чего начать. Comindware разработала для вас платформу, возможности которой помогут плавно решить эту задачу, начиная с наиболее нужных бизнес-процессов.
Эту трансформацию реально выполнить силами ваших бизнес-аналитиков, которых мы будем поддерживать и консультировать.
