Управление проектами в BPM-системе и его специфика

Проектную модель работы сегодня использует большое количество предприятий. И очевидно, что данная модель требует такого выстраивания бизнес-процессов, чтобы минимизировать затраты времени и ресурсов, при этом обеспечив прозрачность и отсутствие путаницы.

Основные потребности компаний, использующих проектный подход:

• Ясность целей для каждого проекта и каждого сотрудника.
• Понимание сотрудником, какие конкретные задачи перед ним стоят.
• Контроль за всеми проектами.
• Подсчёт ресурсов, в том числе времени, затрачиваемых на каждый этап.
• Соответствие регламенту работы каждого сотрудника.

Цифровая трансформация управления проектами подразумевает, что исчезнут необоснованные задержки, станет более понятно, на что в основном тратится время сотрудников. Кроме того, это уникальная для бизнеса возможность разобраться:

• Сколько реальных задач обрабатывает каждый сотрудник в день/в месяц.
• Какие процессы затрачивают больше всего ресурсов.
• Кто из сотрудников работает эффективно/неэффективно.
• На каких этапах/сотрудниках чаще всего возникают задержки и проблемы.

Внешний контроль (наблюдение за тем, как работает отдельный сотрудник) не всегда позволяет верно проанализировать его работу по параметрам, приведённым выше. А вот используя ПО для управления бизнес-процессами, появляется возможность быстро обнаружить и закрыть все «узкие места» бизнеса, решить множество его проблем, повысить эффективность.

Выбор системы для цифровой трансформации бизнеса в проектных компаниях

Главные задачи, которые позволяют решить такие системы – следующие:

• Контроль выполнения каждого проекта.
• Эффективное управление ресурсами.
• Взаимодействие между разными сотрудниками.

Помимо этого, на крупных предприятиях большое количество проектов обрабатываются одновременно. А это приводит к необходимости отслеживать параллельно их все, при этом контролируя, какие проекты идут по графику или с незначительной задержкой, а какие до сих пор в работе, хотя должны быть уже завершены.

Большинство стандартных BPMS сегодня предлагают выстроить бизнес-процессы на основе одних и тех же типовых схем. Решение может показаться панацеей, и у него действительно много плюсов:

• Чёткий регламент для сотрудников.
• Очень простой контроль.
• Жёсткие лимиты времени на прохождение одним процессом одной стадии.

В то же время, типовые схемы хорошо работают лишь в тех видах деятельности, которые сами по себе легко поддаются регламентации. Например, процесс поставки товара со склада в магазин очень легко регламентировать: для всех товаров, даже если их тысячи, он будет одинаковым. В этом случае создание типового шаблона, действительно, значительно упростит и ускорит процесс.

Однако не все процессы и не во всех сферах можно выстроить подобным образом. Чем более креативна деятельность, тем хуже она поддаётся жёсткой регламентации.

Кроме того, существует понятие таких бизнес-процессов, для которых невозможно прописать весь путь заранее, он становится понятен только в процессе. К примеру, клиент обращается с жалобой на то, что не получается напечатать отчёт. Проблема может быть в том, что не работает копировальное оборудование, либо в неправильных настройках программы, либо в том, что приложение не способно собрать данные для отчёта, или же в них содержатся ошибки. Полученный от клиента текст «не получается напечатать отчёт» не даёт ответа на вопрос, в чём именно проблема и по какому пути нужно направить бизнес-процесс далее.

Таким образом, BPM-системы для проектного управления должны хорошо подходить и для рутинных типовых операций, и для тех, которые предполагают нестандартные решения либо инвариантность.

Три пути к созданию BPMS для проектного управления

Если компания хочет получить подобную систему, у неё есть три стандартных варианта.

Разработать самостоятельно.

• Плюсы: полное соответствие требованиям и специфики именно этой компании.
• Минусы: большие затраты, длительное время разработки, необходимость держать солидный штат IT-специалистов.

Купить коробочное решение.

• Плюсы: быстро, решение полностью готово и заточено под решение типовых задач.
• Минусы: необходимо адаптировать весь бизнес под особенности работы BPM-системы; невозможность настраивать и отлаживать решение без интеграторов; с трудом подходит для процессов даже с малой долей нестандартности.

Приобрести платформу low-code для самостоятельной разработки решения

Этот способ предполагает гибрид первого и второго, благодаря чему достигается большая гибкость. Компания приобретает готовую платформу, которая потенциально наделена всеми необходимыми функциями.  В итоге снимается необходимость разрабатывать своё программное решение с нуля, а также «изобретать велосипед» – путём проб и ошибок находить модели, уже используемые опытными разработчиками.

В то же время, в отличие от «коробочных» решений, решения на базе платформы low-code не ограничены такими жёсткими рамками. Они легко настраиваются для всех отраслей бизнеса, с учётом специфики данного предприятия, и позволяют контролировать весь жизненный цикл проекта, не усложняя его излишней формализацией и бюрократией.

Если компании понадобились типовые решения, то можно очень быстро выбрать подходящий шаблон и прописать на его основе регламент действий, который будет чётко отрабатываться каждый раз.

Если речь идёт о чём-то более нестандартном, то выстраивается базовая цепочка сотрудников – например, руководителей отделов, между которыми будет производиться обмен информацией по нестандартным проектам. Каждый из них, получая новые данные, сможет решить, кому из сотрудников своего отдела поручить этот этап, либо в какой отдел перенаправить. При всём этом, у руководства сохраняется возможность контролировать, кто из сотрудников занимается конкретным проектом в каждый момент времени и какой путь он уже прошёл. А также видеть комментарии всех сотрудников, чтобы делать из них выводы.

Преимущества решений на базе платформы Comindware Business Application Platform

В среде экспертов существует мнение о том, что платформы low-code и последующая самостоятельная разработка решений на их базе являются будущим цифровой трансформации бизнеса. А Comindware Business Application Platform для такой разработки – одна из немногих платформ, доступных уже сегодня.

Она обладает следующими достоинствами:

• Подходит для любых отраслей бизнеса.
• Позволяет параллельно «вести» любое количество бизнес-процессов, в том числе нетиповых.
• Обладает возможностью создания конкретных шаблонов для проектов, обладающих чёткой схемой.
• Поддерживает вариант постепенного расширения от базового набора функций до полноценной BPMS. Решение на базе платформы Comindware Business Application Platform не отстаёт от бизнеса, но и не опережает его развитие.

Настройка такой платформы может быть выполнена с минимальным участием отдела IT-специалистов. Основная часть настроек не требует знания кода и программных нюансов, а выполняется самими бизнес-пользователями с помощью доступных им средств (кликов мышкой).

Понятный и дружелюбный интерфейс, кстати, помогает сократить затраты времени и ресурсов на обучение персонала новым принципам работы и освоение им системы BPM. Но что ещё важнее – компания не попадает в зависимость от команды разработчиков и интеграторов, потому что практически все изменения и настройки могут быть выполнены без их участия.



В то же время, мы всегда готовы прийти на помощь покупателям нашей платформы и подробно проконсультировать по вопросам, касающимся разработки на её базе любых решений.

Вы можете заказать демонстрацию платформы Comindware Business Application Platform, чтобы оценить её набор функций и простоту интерфейса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.