На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.
- Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
- Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.
Почему система управления договорами так важна? Чтобы ответить на этот вопрос, достаточно вспомнить, к каким последствиям могут привести недочёты этой системы.
- Задержки оформления и согласования – клиент не захочет ждать и уйдёт.
- Ошибки и непроверенная информация – штрафы от госорганов.
То есть, договор – это не то же самое, что внутренний документ компании, такой как распоряжение начальника или отчёт сотрудника. У договора есть и юридическая сторона, что делает работу с ним крайне ответственной. Но, помимо этого, договор является «продуктом» переговоров и соглашения. А также в него нужно записывать большое количество данных.
При этом у договора не один «автор», так как требуется минимум двое контрагентов. А формирование договора происходит на стыке разных подразделений: финансисты, отдел продаж, юристы, и так далее.
Вот почему выстраивание работы с договорами – это не просто автоматизация уже имеющейся системы. Скорее, речь идёт о правильной организации взаимодействия многих участников, чтобы получить оптимальный результат.
Всё это приводит к тому, что договор может рассматриваться с разных сторон. И в зависимости от этого имеются разные точки зрения на то, по какому принципу организовать управление договорами.
Подход со стороны бизнес-транзакции
Здесь договор – это атомарный документ, составленный по определённому шаблону. Очень часто он существует в виде файла. И на первое место в работе с ним выходят этапы создания договора, наполнения его данными, согласования, подписания и отправки контрагенту, а затем исполнения и хранения.
При этом перечисленные стадии жизни договора и его статус играют определяющую роль при таком подходе.
У него имеются плюсы:
- При работе с договором соблюдается логика систем ERP.
- Сохраняется связь с другими модулями, например логистика и финансы.
- Такой подход эффективен при большом потоке договоров.
- Сотрудникам и руководству легко работать с документами-файлами.
Однако есть и минусы:
- Договор появляется, лишь когда создаётся файл. На этапе переговоров его ещё нет.
- Возможностей для работы с текстом договора недостаточно.
- Нестандартный документ, для которого нет готового шаблона, составить сложно.
Подход со стороны документа
В этом случае договор рассматривается как документ – причём неструктурированный, а не готовый файл. То есть, это набор данных, который существует в виде черновика с самого начала – на этапе переговоров и даже подготовки к ним.
В этом случае договор «рождается» в процессе общения заказчика и исполнителя, покупателя и продавца. Это относится ко всем видам договоров:
- Купли-продажи.
- Кредитные.
- Трудовые.
- Оказания услуг.
- Страховые.
- Гарантийного обслуживания.
Преимущества такого подхода:
- Договор существует с самого начала бизнес-процесса.
- Любые согласования проходят быстро, потому что каждый сотрудник отвечает лишь за свою часть договора.
- Нет никаких проблем с составлением самых нестандартных договоров.
Но минусы тоже присутствуют:
- Слабая связь между стадиями жизни договора и стадиями его исполнения (оплата, оказание услуг).
- Неструктурированная информация (таблицы, карточки) не так удобна для восприятия, как договор в формате файла.
Как видим, оба подхода имеют плюсы и минусы, так что руководству компаний совсем не просто решить, какой из них лучше использовать.
Как же правильно выстроить управление договорами?
Опыт показывает, что наилучшим решением будет совместное использование обеих стратегий.
При этом большинство предприятий отказываются от мысли интегрировать ещё одну систему автоматизации специально для договоров. Ведь это означало бы усиление нагрузки на IT-инфраструктуру, не говоря уже о риске дополнительных затрат времени на копирование и перенос данных.
Именно поэтому чаще речь идёт о связке двух уже имеющихся систем: системы учёта ERP и системы управления бизнес-процессами BPM.
Система ERP (Enterprise Resource Planning, «планирование корпоративных ресурсов») берёт на себя всё то, что связано с учётом и хранением данных. Благодаря тому, что системы ERP работают с финансами, трудовыми ресурсами и всеми активами компании, они содержат в себе все данные, которые требуются для создания договора. Также системы ERP способны выгружать данные из договоров и применять их для последующих целей, например для анализа. Кроме того, такая система предоставляет доступ к данным сразу всем сотрудникам: из отдела продаж, бухгалтерии, с производства и так далее.
Система BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами») нужна для того, чтобы работа с договорами не затормаживала реальные бизнес-процессы на предприятии. Это достигается благодаря следующим возможностям:
- Автоматический выбор шаблона договора при заполнении данных в системе.
- Автоматическое определение набора лиц, необходимых для согласования договора, в зависимости от его содержания. Чем больше договор отличается от стандартного, тем больше таких лиц, и наоборот. Для стандартных договоров процесс проходит максимально быстро.
- Возможность совместной работы над договором. При этом каждый участник видит, есть ли отличия договора от типового, и имеет перед глазами весь список изменений, внесённых им и другими участниками.
- Деление договора на смысловые блоки. При этом от каждого участника требуется проверить тот блок, который имеет к нему отношение. Например, для руководителя отдела логистики это будет только доставка.
При этом все данные, которые нужны ей для работы, BPMS загружает из ERP, что обеспечивает эффективное взаимодействие обеих систем.
На сегодняшний день многие компании уже пришли к выводу, что автоматизация управления договорами именно по такой схеме позволяет получить максимум преимуществ, так как данные не теряются, а время на работу с договорами заметно сокращается.
Таким образом, если компании требуется автоматизированная система управления договорами, есть смысл остановиться на интеграции двух систем: ERP и BPMS, которые в сумме позволят эффективно управлять работой с документами.
