RPA-системы (Robotic Process Automation) — это современное технологичное решение, которое приходит на помощь для автоматизации многих рутинных процессов.
Например, сотрудники банка большую часть дня могут копировать информацию из одной системы в другую и переносить данные клиента для заключения с ним договора или составления заявки на выдачу кредита. В день сотрудник может выполнять сотни операций, которые не требуют никаких талантов, кроме внимательности.
RPA позволяет подобные рутинные операции переложить с людей на роботов, то есть на специализированные программы.
Современные RPA-системы способны выполнять большое количество действий:
- открывать приложения, аккаунты электронной почты;
- копировать информацию, вставлять нужные данные в нужные ячейки;
- перемещаться по сайтам, вбивать данные в веб-формы, нажимать кнопки на сайтах;
- распознавать текст;
- загружать данные из разных источников в один, копировать из одного в несколько;
- сравнивать и проверять информацию;
- общаться через мессенджеры (чат-боты).
Технология RPA освобождает сотрудников от наиболее рутинной работы, с которой справляется гораздо быстрее и точнее человека.
Как можно использовать RPA-автоматизацию
- RPA-система незаменима, когда нужно перенести данные из legacy-систем. Вместо того, чтобы тратить сотни часов на ручной перенос информации, можно использовать RPA-решения.
Кроме того, можно провести интеграцию с уже имеющейся системой и работать с ней, но не напрямую, а через RPA-платформу, которая, в свою очередь, получит доступ к нужной системе через API (Application Programming Interface, ПО, позволяющее одной программе взаимодействовать с другой).
- Если требуется внести данные в неподконтрольную систему через сайт, это тоже отличная возможность для роботизации процесса. Например, заполнение отчётов для государственных органов часто делается через специализированные порталы и сервисы. От этой обязанности никуда не деться, однако этот процесс отнимает много времени и не приносит компании никакой пользы.
- Сбор данных из разных систем — очень утомительное занятие. Чтобы быстро подгрузить всю информацию о конкретном клиенте или проекте, RPA подходит как нельзя лучше.
- Бывает, что нужно перенести данные из одной системы в другую. Например, зарегистрировать клиента, вбив в форму регистрации все его данные. Технология RPA позволяет не нагружать сотрудников этими рутинными задачами.
Пример использовании RPA для обработки бумажных бланков
Преимущества от использования RPA-системы
RPA — это, возможно, самый доступный и простой способ автоматизации процессов, поскольку он не предполагает вмешательства в программный код сторонних приложений. Во многих платформах порядок действий для робота может задать человек, который ничего не понимает в программировании, что значительно сокращает время и стоимость развертывания.
Преимущества:
- высокая операционная эффективность — робот выполняет действия быстро и точно, не нарушает инструкций и не устает, в отличие от человека.
- управляемость рисками — каждое действие робота отражено в статусах и автоматически сохраняется в логах, каждую транзакцию можно отследить со 100 % точностью.
- дополнительная гибкость — это технология с низким порогом вхождения, ее легко масштабировать и адаптировать под новые задачи.
- источник структурированных данных — RPA открывает доступ к информации из внешних источников (сайты, поисковые системы, виджеты, мобильные приложения) и самих процессов.
- удовлетворенность персонала — внедрение RPA освобождает людей от выполнения рутинной работы, позволяет использовать их реальные таланты на благо развития компании.
- конфиденциальность — роботы молчаливы, слепы и послушны, поэтому их можно использовать для обработки чувствительной информации, утечка которой способна навредить клиентам компании.
Если в день требуется скопировать сотню анкет по 50 полей в каждой, человек быстро устанет и начнет совершать ошибки. Для контроля корректности переноса данных придется нанять дополнительных сотрудников. В таких случаях RPA-автоматизация процессов поможет существенно сократить расходы на персонал.
На западе технология активно применяется в сфере медицинского страхования, операционной логистики, в финансовом секторе, HR и ИТ. В России технология постепенно набирает популярность: появляются отечественные вендоры RPA-платформ, становится больше кейсов внедрения. Например, в одном из проектов Comindware использовала чат-ботов для автоматизации задач HR-отдела.
Не верьте роботам дары приносящим
Разберемся, когда RPA способна принести реальную пользу бизнесу. Для этого нужно понять ограничения, которые несет в себе технология.
- Лимиты производительности — робот взаимодействует с системой так же, как это делает человек. Он открывает мышкой меню, вводит последовательно символы в поля форм и совершает другие действия вместо человека. Такой канал ограничен пропускной способностью пользовательского интерфейса.
- Чувствительность к изменениям — роботы не умеют адаптироваться к изменениям самостоятельно. Если при обновлении системы меню внезапно переместится в другую область, робот сломается. Проблему можно исправить за счет платформ с поддержкой AI или более продуманными алгоритмами поиска рабочей области, но это уменьшает возврат инвестиций от развертывания.
- Хаотизация ИТ-архитектуры — RPA создает еще один слой программного обеспечения, который имеет тенденцию ко все большему усложнению. Цифровые работники послушны, но ими все равно нужно управлять, а это найм специалистов, покупка платформ и лицензий, а также необходимость аудита правил безопасности. На определенном этапе RPA становится якорем, который мешает развитию.
Как роботу пройти двухфакторную аутентификацию (неплохое начало для анекдота)? Он может ее пройти, но целесообразность такого решения вызывает вопросы.
Существуют веские причины, почему аналитические агентства, такие как Gartner, успели окрестить RPA самым быстрорастущим сегментом корпоративного ПО и почему рыночная стоимость UIPath достигла $7 млрд. Однако периодически появляются отчеты с намеками, что компании часто не могут продвинуться дальше внедрения нескольких ботов, а около половины RPA-инициатив заканчивается полным провалом Forbes
RPA — не более чем инструмент, и к его выбору нужно подходить взвешенно. Оценивайте экономическую составляющую развертывания. Возможно, интеграция по API обойдется гораздо дешевле. Не стоит забывать и о законе убывающей доходности. Увеличение производительности на отдельном участке не принесет прибыли, если процесс в целом плохо оптимизирован.
Совместное использование BPMS и RPA-систем
Эти системы не конкурируют друг с другом, так как у них разные задачи:
- RPA – инструмент автоматизации ручного труда.
- BPMS – инструмент для управления бизнес-процессами.
BPMS скорее создает условия для автоматизации процессов, в то время как RPA является только одним из инструментов автоматизации. Эти технологии могут дополнять другу друга, могут конкурировать между собой — зависит от ситуации и самих платформ.
Например, в Comindware Business Application Platform есть инструмент для настройки интеграции без знаний языка программирования. Зачем тогда использовать роботов для переноса данных из одной системы в другую? С помощью платформы Comindware можно полностью заменить часть функций legacy-систем, в этом случае роботы опять же будут не нужны.
С другой стороны, сейчас в тренде совместное использование BPM- и RPA-платформ. Их внедрение происходит независимо: сначала можно выстроить управление бизнес-процессами, потом роботизировать отдельные этапы, или наоборот. Синергия BPM и RPA позволяет выстроить такую схему работы, при которой:
- система BPM организует бизнес-процессы с участием как людей, так и роботов;
- роботам участвуют в тех процессах, где имеется чёткий регламент и нет точек для развития.
Всё это в сумме позволяет значительно повысить скорость бизнес-процессов в компании и оптимизировать их маршруты.
