Нотации – графические модели, которые используются, чтобы фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать. По сравнению с текстовыми описаниям, графические модели занимают меньше места, помогают увидеть алгоритм наглядно, представить, как он проходит от начала до конца. Однако, в отличие от текстового описания, графическая модель хуже передаёт детали.
Нотации применяются, чтобы сотрудники могли понять и запомнить схему, по которой они должны, к примеру, обрабатывать заявку на поставку партии товара. А руководителю схема будет полезна, чтобы он мог найти проблемные или избыточные элементы (этапы, сотрудников), внести нужные корректировки. Часто это помогает ускорить или удешевить работу компании.
По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.
Сегодня в мире наиболее популярны 3 нотации:
- IDEF0.
- EPC.
- BPMN.
Когда возникли нотации?
Первая, IDEF0, возникла в армии, точнее – в ВВС США, произошло это в 1980-х годах. Целью была оптимизация работы предприятий, выпускающих военную продукцию.
Вторая, EPC (Event-driven Process Chain), появилась на 10 лет позднее. Её название (“цепочка событийных процессов”) даёт понять, что фокус сделан именно на событие.
Нотация BPMN – часть концепции BPM (управления бизнес-процессами). Впервые она возникла в 2004 году (версия 1.0) и несколько раз модернизировалась в 2008, 2009, 2011 и 2013 годах. Самая последняя версия – BPMN 2.0.2.
Рассмотрим особенности каждой из нотаций и их отличия.
Нотация IDEF0
Она позволяет создать модель, которая будет отражать:
- Структуру системы.
- Функции.
- Потоки ресурсов, информации.
Модель IDEF0 разворачивается одновременно слева направо и сверху вниз, по диагонали. Объекты, расположенные левее / выше, доминируют над теми, которые находятся правее / ниже. Доминирующие объекты могут включать в себя зависимые: например, доставка заказа – это элемент, входящий в состав более масштабного процесса управления заказами. Также доминирующие объекты могут являться предшествующими этапами для зависимых: получение заявки – согласование заявки.
Графические элементы:
- Прямоугольники – действия или этапы.
- Стрелки – ресурсы, исполнители, необходимые для совершения действия или прохождения этапа.
Главное достоинство IDEF0 – крайне высокая степень детализации, можно создать модель, которая будет учитывать на каждом этапе практически все ресурсы, сотрудников, которые потребуются даже для самых сложных алгоритмов. Недостатком является то, что графическая модель занимает очень много места, её тяжело читать, не имея специальных навыков.
Ещё один минус: с помощью IDEF0 лучше всего описываются модели, где бизнес-процесс представляет собой одну цепочку, без развилок. Если на пути он встречает множественные “или”, работать с IDEF0 становится очень сложно.
Нотация EPC
Она использует значительно больше элементов – разноцветных фигур.
- Розовые фигуры – события.
- Зелёные – функции (действия).
- Жёлтые — исполнители.
- Серые – ресурсы.
- Оранжевые – информационные системы.
Модель разворачивается сверху вниз, более высокие элементы предшествуют более низким.
В качестве соединительных элементов используются, помимо стрелок, разделители “и”, “или”, “исключающее или”. Благодаря этому EPC лучше подходит для ветвящихся бизнес-процессов.
Чтобы выстроить схему, сначала определяются стартовое / финальное событие, затем – промежуточные события, необходимые для них исполнители, ресурсы.
Достоинство EPC – простота для восприятия. Разноцветные элементы делают модель более “живой”, приятной для глаз, а это немаловажно, если требуется нарисовать схему для сотрудников или провести презентацию.
В отличие от предыдущей нотации, эта позволяет выстроить сложные развилки и длинные параллельные ряды событий. Каждый элемент можно разложить на более мелкие элементы, построив для него отдельную схему.
Главный недостаток EPC в том, что её структурной единицей является событие, поэтому приходится создавать события для любых, даже самых незначительных этапов. EPC справедливо критикуют и за обилие тавтологических элементов: задача “определить исполнителей” – событие “исполнители определены”, задача “согласовать договор” – событие “договор согласован”. Если схема длинная и сложная, такие элементы её перегружают, как и многочисленные стрелки от “исполнителей” к “”событиям”, особенно если один исполнитель отвечает за множество событий, или на одно событие назначено несколько сотрудников.
Нотация BPMN
Её центром является именно бизнес-процесс, и она используется, чтобы показать алгоритм его прохождения.
Основные элементы BPMN:
- Задача (прямоугольник).
- Событие (круг).
- Шлюз, развилка (ромб).
- Поток, ход (стрелка).
- Базы данных, документы.
- Сноски.
- Пулы.
Базовая нотация BPMN включает не более 10 типов значков и помогает описать алгоритм в такой форме, которая будет понятна бизнес-пользователю, не прошедшему специального обучения. Расширенная BPMN содержит около 100 значков и позволяет сделать регламент машиночитаемым, причём не допуская разночтений.
Главное преимущество BPMN – она лучше всего подходит, если нужно описать именно бизнес-процесс, сделав его понятным даже для рядовых сотрудников. Сегодня BPMN пользуется популярностью: большинство вендоров, предлагающих системы BPM, предусматривают работу c BPMN: схему, созданную с её помощью, можно сделать исполняемой, подключив возможности информационной системы.
Недостаток BPMN в том, что она зациклена на бизнес-процессах и плохо подходит для описания структуры предприятия или дерева целей. При использовании расширенной версии схема усложняется, и понять её человеку без специальных навыков будет уже сложно.
В целом BPMN сегодня наиболее распространена, именно она пользуется наибольшим уважением в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). Выбор нотации для конкретного случая зависит от того, что именно будет описываться с её помощью, а также от информационных систем, которые планируется применять.
