Как и зачем автоматизировать HR-процессы в компании?

Хотя “кадры решают всё”, но на практике, когда компания начинает автоматизацию своих подразделений, то HR-отдел обычно оказывается далеко не в первой когорте. Сначала автоматизируют отдел продаж, службу доставки, бухгалтерию – те подразделения, которые связаны с получением прибыли. А в это время HR-процессы остаются не только не автоматизированными, но даже не формализованными.

Впрочем, в последние годы ситуация улучшается: руководители начинают осознавать важность работы HR-отдела, уделять внимание её автоматизации.

Основные бизнес-процессы HR-отдела

Глазами сотрудников их всего несколько, в первую очередь найм на работу, обучение и сокращение. Однако в действительности бизнес-процессов в HR-отделе намного больше, чем кажется.

Планирование кадровой политики

Приём на работу или сокращение отдельного сотрудника – лишь часть общей кадровой стратегии компании. В рамках этой стратегии нужно заранее решать, сколько работников потребуется, с какой квалификацией, когда. Это помогает заблаговременно создавать новые вакансии, заниматься подбором кадров. Кроме того, принимая на работу нового человека, отдел кадров уже должен выстраивать его дальнейший путь в компании. Например, прогнозировать: на какую позицию он сможет претендовать в дальнейшем, когда такая позиция откроется, какие навыки он должен к тому моменту приобрести.

Рекрутинг и найм

Рекрутинг включает в себя работу с вакансиями (подбор кандидата) и найм (его трудоустройство).

Работа с вакансиями обычно имеет следующую схему:

• Приём заявок от руководителей отделов.
• Размещение вакансий.
• Подбор и отбор кандидатов.
• Проведение собеседований с прошедшими первичный отбор.

Далее следует найм выбранного сотрудника: его приём на работу, оформление.

Оптимизация рекрутинга помогает ускорить и работу с вакансиями, и оформление..Что ещё важнее, оптимизация способствует привлечению именно таких специалистов, которые будут лучше всего решать имеющиеся у компании задачи.

Сюда можно поставить схему бизнес-процесса обработки вакансии

Адаптация, управление мотивацией, разрешение конфликтов

Ещё одна функция отдела кадров – работа с лояльностью и мотивацией каждого работника. HR-специалисты должны прилагать усилия к тому, чтобы он был достаточно мотивирован, имел какие-то личные цели, которые будут коррелировать с целями организации, побуждать к лучшей работе, развитию в нужном компании направлении.

В рамках этого делается следующее:

• Оказывается помощь с адаптацией на новом рабочем месте.
• Разрешаются конфликты.
• Создаются комфортные условия для работы.
• Проводится работа с мотивацией: материальное и нематериальное стимулирование.
• Планируется, с учётом пожеланий самого сотрудника, его карьера в компании.

Эта работа во многом творческая, формальный подход здесь мало полезен. Насколько сотрудник будет доверять компании и осознавать своё место в ней, настолько высокой у него будет мотивация достигать поставленных целей, в полной мере использовать свои навыки и таланты.

Корпоративное обучение, аттестация

Это часть кадровой политики, о которой уже говорилось. По мере развития предприятия повышаются требования к сотрудникам, к наличию у них специальных навыков. Обучение становится инструментом, с помощью которого работников заранее готовят к новой работе или повышению по карьерной лестнице.

Данный процесс хорошо формализуется и автоматизируется:

• Составление плана обучения на год или месяц.
• Подбор сотрудников, которые будут обучаться в этот период.
• Выбор конкретной обучающей программы.
• Организация обучения, итоговая аттестация.

Оптимизация корпоративного обучения начинается с того, чтобы оно было не спонтанным (выбираем нескольких работников, обучаем их, исходя из заявок руководителей отделов), а продуманным заранее, имело бы конкретный план, действительно являлось частью кадровой политики.

Сюда можно схему б-п корпоративного обучения

Управление базовыми HR-сервисами

Например, это управление периодами отсутствия: оформлением отпусков, а также контролем отгулов, опозданий, больничных.

Сюда же относится выдача справок. Если работнику понадобилась справка о зарплате или какая-то другая, то нужно решить данный вопрос в максимально короткий срок, поскольку это тоже повышает лояльность персонала.

Как оптимизировать бизнес-процессы HR-отдела?

Их оптимизация очень важна, чтобы повысить эффективность компании.

Для этого сначала выполняется формализация бизнес-процессов, то есть составление регламентов, по которому они проходят.

Далее может очень помочь автоматизация.

Основные HR-процессы, такие как найм сотрудника, не только автоматизируются с помощью BPM-систем, но и роботизируются. Например: размещение вакансий, приём документов от соискателя (резюме, диплом), выполнение им тестового задания, прохождение психологического теста. HR-специалист общается лишь с теми соискателями, которые прошли хотя бы первичный отбор, а это сильно экономит время.

Автоматизируется управление отпусками: если сотруднику нужен внеочередной отпуск, он направляет заявку через веб-форму, она оперативно рассматривается руководителем, в случае одобрения направляется в бухгалтерию.

Функционал можно расширить: например, принимать через такую же веб-форму заявки на выдачу больничного, отгула, или даже сообщения, что сотрудник опаздывает. Такой формат помогает оперативно решить вопрос с оформлением отсутствия работника и найти ему замену.

Для быстрой адаптации новых сотрудников сегодня широко используются приложения, например чат-бот. Такой бот исполняет роль альтернативного интерфейса корпоративной системы и выполняет ряд функций:

• Отвечает на распространённые вопросы.
• Рассылает сотрудникам новости компании и информационные сообщения.
• Оповещает о корпоративных мероприятиях.
• Принимает сообщения о проблемах сотрудника, например конфликтах, о его пожеланиях к организации рабочего места, графика работы и т. д.
• Принимает от сотрудников заявки на справку, отпуск, пропуск и оказание услуг любого из базовых HR-сервисов.

Бот сильно разгружает кадрового специалиста, избавляя от множества звонков. Заявления о жалобах, проблемах сотрудников не отрывают его от других дел: он рассматривает их все сразу, когда находит для этого время.

Таким образом, хотя автоматизация HR-процессов никогда не заменит живого диалога с сотрудниками, заботы об их комфорте и развитии, но она помогает избавиться от наиболее рутинных задач, сосредоточив внимание сотрудников кадрового отдела на стратегических и творческих.

Автоматизация HR-процессов с помощью BPM-систем

BPM-системы могут хорошо помочь с автоматизацией многих HR-процессов и обладают преимуществами, которые делают их использование полезнее, чем применение других решений.

1. Они способны выстраивать автоматические переходы задачи с этапа на этап, которые будут происходить без участия работника: ему лишь достаточно отметить, что его часть работы выполнена, и задача тут же уходит дальше по маршруту.
2. BPMS широко используются для автоматизации бизнес-процессов во всех подразделениях компании, в том числе для выстраивания сквозных процессов. Другими словами, не придётся создавать для отдела кадров какое-то уникальное решение, а потом думать, как связать его с другим ПО, используемым на предприятии.
3. BPM-системы отлично управляют как людьми, так и роботами. Поэтому их внедрение нисколько не мешает автоматизации, роботизации рутинных действий.

Low-code BPM платформа Comindware Business Application Platform помогает быстро создавать отдельные решения для автоматизации как HR-процессов, так и процессов других подразделений компании, а впоследствии интегрировать эти решения и масштабировать их до уровня предприятия. Для начала работы потребуется всего 1 бизнес-аналитик, представляющий, как именно проходит работа HR-отдела и какие этапы у каждого процесса.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта