В интернете много информации о проведении закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ, что неудивительно, поскольку положения данных законы вызывают больше всего вопросов у закупщиков и продавцов. Однако проведение закупок зависит не только от знания юридических тонкостей. Статья рассматривает общие вопросы стратегии и методологии закупок, а также способы их реализации.
Статья написана для закупщиков и ИТ-специалистов, которые хотят разобраться, в каком направлении двигаться, чтобы повысить эффективность закупочной деятельности компании.
Три аспекта управления закупками: планирование, работа с поставщиками, снабжение
В книге «Закупки на 100%. Опыт 350 компаний в снижении цен и получении лучших условий у сложных поставщиков» автор, Сергей Дубовник предложил разделять роли снабженца и закупщика. Закупщик — это коммерсант, который выбивает лучшие условия поставок на переговорах, он знает отрасль и разбирается в цепочках поставок. Снабженец — это администратор, который следит за процессом, его задача обеспечить бесперебойность поставок, а также четкое выполнение регламентов.
Но есть еще и третья роль — это специалист по планированию закупок, который выявляет потребности предприятия, рассчитывает по формулам оптимальное количество ресурсов для поддержки непрерывности производства. Его задача — сократить издержки за счет рационального долгосрочного планирования. Есть еще роль логиста, но мы не будем на ней подробно останавливаться.
Отсюда три аспекта управления закупками: планирование, коммуникации с поставщиками и управление процессом. От этих аспектов будет зависеть закупочная стратегия организации и расстановка приоритетов. В розничной торговле приоритет будет отдан планированию, потому что потребительский спрос напрямую определяет количество товаров, которые необходимо закупить, чтобы извлечь максимальную прибыль и не понести убытки. Крупные предприятия сделают ставку на работу с поставщиками, а госучреждения в первую очередь сконцентрируют усилия на контроле внутренних регламентов. Это не значит, что организации уделяют внимание только одному уровню закупочной деятельности в ущерб остальным, речь именно о приоритетах.
5 стратегических аспектов
Для проведения закупок организация должна ответить на семь вопросов:
какой продукт нужно приобрести?
по какой цене?
на каких условиях состоится закупка?
в какое место и время доставить?
в каком количестве и качестве должна быть продукция?
На эти вопросы можно ответить по-разному. Какой продукт приобрести? Который нужен нашим клиентам или который нужен нам? То же касается цены. Как получить минимальную цену — за счет переговоров или конкурентного отбора? Всегда ли целесообразно снижать цену? Ответы на эти вопросы формируют контуры закупочной стратегии предприятия.
Выбор стратегии для проведения закупок
Мы уже говорили, что предприятия розничной торговли, госкомпании и госучреждения делают акцент на один из трех аспектов управления закупками — планирование, взаимоотношение с поставщиками или строгое следование регламентам.
Рассмотрим в качестве примера несколько стратегий, чтобы лучше понимать, чем обусловлен их выбор.
Сеть продовольственных магазинов
Условная сеть магазинов розничной торговли регулярно приобретает у поставщиков товары: хлеб, молочную продукцию, кондитерские изделия, бытовую химию. Все товары имеют разные сроки хранения, спрос на них колеблется в течение времени: хлеб чаще покупают утром, а кондитерские изделия пользуются спросом на праздники. Часть продукции быстро портится, а другую можно хранить годами без потери качества.
Продукцию привозят каждый день небольшими партиями. Менеджеру магазина нужно рационально распределить время доставки, чтобы машины не простаивали на приемке, а товары сразу поступали на полки, не скапливаясь в подсобных помещениях.
Весь процесс снабжения организован так, чтобы сократить логистические и административные издержки. Весь процесс проходит в 4 этапа:
Поиск и отбор поставщиков по системе, которая включает расчет рейтинга с учетом роста цен на продукты.
Выбор наиболее благоприятной модели и режима поставок.
Заказ продукции мелкими партиями у поставщиков с наибольшим рейтингом.
Администрирование договоров и контроль оплаты.
Проведением закупок в основном занимаются менеджеры магазина, которые формируют пул поставщиков, рассчитывают их рейтинг по формулам, составляют план-график поставок и ежедневно заказывают продукцию. Администрирование контрактов и оплатой занимается бухгалтер. Такой способ проведения закупок исключает накопление складских остатков, снижает расходы на доставку грузов и упрощает документооборот.
Нефтегазовая компания
Одно из подразделений компании заказывает продукцию напрямую у поставщиков. В основном закупается продукция для внутреннего производства, ее количество рассчитывают, исходя из производственных планов. Компания требует, чтобы цена на всю закупаемую продукцию была минимальной, а также жестко контролирует все расходы подразделения, поэтому каждая заявка на приобретение товара проходит процедуру согласования.
Для отбора поставщиков подразделение использует тендерную систему. Сотрудники сами ведут поиск и учет поставщиков, а тендеры проводят на внутренней электронной площадке.
Весь процесс организован так, чтобы полностью исключить нецелевые траты и при этом получать минимальную цену контракта. Процесс насчитывает 5 этапов:
В этом случае компания делают ставку на прозрачность процесса и снижение расходов за счет диверсификации поставщиков и контроля бюджетов.
Оба способа отражают определенные закупочные стратегии, которые хотя и нацелены на сокращение расходов, но используют для этого разные методы. Таких стратегий может быть очень много, поэтому в закупках нет универсальных подходов, каждая компания ищет свой путь.
Роль информационных систем в реализации стратегии
Обобщим материал. Есть уровни закупок — планирование, снабжение, работа с поставщиками (+ логистика). Каждая компания делает акцент на один из уровней, что определяет стратегию закупок.
Стратегию можно реализовать только в рамках целостного процесса, который спроектирован с учетом целевых показателей.
Многие методологии проектирования бизнес-процессов построены на использовании информационных систем, но само по себе наличие таких систем ничего не говорит об уровне процессной зрелости компании. Зачастую компании автоматизируют отдельных участки или составляющие процесса, например, документооборот.
В России для автоматизации закупок в основном применяют ERP, BI+DWH, SRM, BPM и СЭД.
Enterprise Resource Planning — транзакционные системы для хозяйственного учета;
Business Intelligence+Data Warehouse — способ автоматизации управленческого учета;
Supplier Relationship Management — система для управления взаимоотношений с поставщиками;
Business Process Management — системы для управления процессами;
СЭД — системы электронного документооборота.
Некоторые компании могут использовать сразу несколько систем. Например, сеть продовольственных магазинов использует BI-систему, чтобы формировать управленческую отчетность на основе, которые поступают из всех систем и устройств организации в Data Warehouse. Отчетность помогает прогнозировать спрос и определять ценовые лимиты, на основе которых менеджер по закупкам заключает контракты с поставщиками, используя для этого SRM. Чем объясняется логика выбора данных систем? Управленческие отчеты нерационально создавать на основе данных из ERP. Представьте, сколько данных нужно выгрузить, чтобы заранее составить оптимальный план-график поставок с учетом роста цен, потребительского спроса и загруженности дорог. ERP одна, а магазинов сотни, поэтому некоторые розничные сети используют комбинацию BI+DWH, чтобы не перегружать запросами учетную систему.
В то же время небольшое госучреждение, скорее всего, ограничится СЭД и системой учета, поскольку ограничено законом в способах выбора поставщиков, а планы закупок составляет на основании государственных нормативов. Устанавливать в этом случае систему BI бессмысленно.
Для управления закупками также используют BPM-системы, поскольку они позволяют наладить эффективное взаимодействие между участниками процесса. Например, BI cформировала отчет, а что делать потом? Согласовали документ, а что делаем потом? Нашли нужного поставщика, а что делать потом? Для управления процессом от начала до конца используют как раз BPM-системы, которые связывают отдельные этапы процесса в единую цепочку задач.
Как получить преимущества SRM, BPM и СЭД в одной системе?
Большинство компаний для автоматизации закупок, в том числе по 223-фз, используют функции трех систем:
- SRM — для управления базой поставщиков и организации электронных торговых площадок.
- BPM — для управление процессом закупок
- СЭД — для поддержки электронного документооборота
Такой набор функциональных возможностей позволяет эффективно реализовать большинство методологий и закупочных стратегий. На Comindware Управление закупками можно реализовать любую методологию, любой способ проведения закупок. Система умеет не только управлять отношениями с поставщиками, которым можно предложить управление промышленностью, но и поддерживает интеграцию с другими решениями, например, BI.
