Грамотно выстроенная кадровая политика обеспечивает нормальную работу предприятия и создает предпосылки для развития в конкурентной среде. Одна из задач кадровой политики — поиск и найм сотрудников. Ее легко представить в качестве поэтапного бизнес-процесса, цель которого — проложить пути трудоустройства в компанию.
Типовая модель поиска и отбора кандидатов
Для типичного российского предприятия бизнес-процесс подбора персонала строится из нескольких этапов:
| Этап | Шаги по реализации |
| Формирование заявки | Обоснование необходимости поиска нового сотрудника, составление списка требований (опыт, навыки, возраст, наличие лицензии), определение сроков закрытия вакансии и др. |
| Утверждение вакансии | Проверка текущей численности штата, оценка экономической целесообразности мероприятия, согласование вакансии с генеральным директором и др. |
| Передача вакансии в работу службы HR | Назначение ответственного, выделение дополнительных финансовых ресурсов, установка предельных сроков, определение методов поиска и др. |
| Привлечение кандидатов | Публикация вакансии в интернете, обращение в кадровое агентство, использования личных связей сотрудников, подача объявления в СМИ и др. |
| Обработка откликов на вакансию | Сбор полученных резюме и внесение в базу данных, отбор наиболее релевантных должности. |
| Первичный отбор кандидатов | Проведение телефонных собеседований, отправка писем по электронной почте, организация видеоконференции и др. |
| Проверка навыков и выявление личных качеств соискателей | Организация личных встреч, проведение тестирований, рассылка тестовых заданий, получение обратной связи от руководителя отдела или подразделения и др. |
| Принятие решения о найме | Согласование кандидатуру с руководителем подразделения и генеральным директором, отправка оффера, составление трудового соглашения. |
| Сбор необходимым документов и оформление в штат | Подписание приказа о зачислении сотрудника в штат, ознакомление с уставными документами организации и др. |
На модель найма влияют корпоративные ценности, имидж на рынке труда, организационная структура, финансовые ресурсы и другие факторы. Например, в некоторых компаниях функции HR-отдела берет на себя кадровое агентство. Часть компаний заинтересована в выявлении негативного бэкграунда у соискателей, для чего проводит дополнительный этап отбора.
Типовая схема найма выглядит так.
В данную элементарную схему можно добавить новые этапы, например: рассмотрение резюме; выполнение тестового задания; собеседование с HR-специалистом; собеседование с руководителем отдела. Это поможет адаптировать и автоматизировать бизнес-процесс найма персонала конкретно под вашу компанию.
Однако существенным здесь являются не количество и специфика этапов, а особенности взаимодействия между различными подразделениями компании.
Проблемы взаимодействия
Пример: Крупная ИТ-компания, разрабатывающая веб-приложения, ищет программиста. С какими проблемами она может столкнуться?
- Генеральный директор долго согласовывает заявку, так как не сразу понимает, для чего отделу разработки понадобился новый специалист и во сколько он обойдется компании;
- Текст вакансии не отражает специфику разработки: не дает представления о стеке технологий и типовых задачах, стоящих перед программистом;
- Отдел кадров не всегда понимает, почему приглашенный на собеседование человек не подходит на должность, поэтому не может быстро скорректировать критерии первоначального отбора;
- Каналы обратной связи с кандидатами не унифицированы, часть резюме просто теряется в общем потоке, кадровый резерв отсутствует;
- Тестовые задания долго проверяются, не всегда удается согласовать время встречи с руководителем отдела или его заместителем.
За время поиска компания затягивает с реализацией текущих проектов и не начинает новые, тем самым упуская часть прибыли.
На пути к эффективному найму
В основе эффективного взаимодействия между сотрудниками лежит несколько основополагающих принципов:
- заранее продуманный шаблон действий;
- разграничение зон ответственности;
- определенный набор входящей и исходящей информации.
Та же заявка будет согласована быстрее, если подать ее по готовой форме с обязательными для заполнения полями. Если генерального директора интересуют причины поиска, а отдел кадров — требования, то такие поля должны быть предусмотрены. Обычно в заявке указывают название должности, пол кандидата, возраст, навыки и т.д.
Пример простейшей формы электронной заявки для поиска сотрудника
Однако отдельные действия сотрудников — это не сама цель, а лишь метод для достижения результата — в данном случае найма подходящего специалиста. Даже если люди беспрекословно подчиняются инструкциям, это не гарантирует, что конечная цель будет достигнута. Не говоря уже о случаях, когда человек просто игнорирует задачи в силу объективных и субъективных факторов.
Слаженную работу людей в рамках организации логично представить в качестве отдельной цепочки действий, которая ведет к заданному результату. Такие цепочки называют бизнес-процессами, или в отечественной практике «административными регламентами». Управляя бизнес-процессами компания в конечном счете управляет результатом, а для этого нужны инструменты.
Что в первую очередь автоматизировать в рекрутинге
Рутинные повторяющиеся операции и составление отчетности уже несколько лет остаются в топе процессов, которые HR-отделы стремятся оптимизировать в первую очередь. Среди них можно выделить следующие действия:
- разместить вакансию на различных ресурсах. Однако, перед этим важно убедиться, что в компании налажено взаимодействие между HR-специалистами и руководителями отдела.
- переместить резюме из разных каналов в собственную базу. Многие HR-специалисты собирают информацию о кандидатах в папках на компьютере, в таблицах или устаревшем коробочном ПО. Добавление кандидата в единую базу позволяет формировать кадровый резерв компании.
- найти кандидата в базе по заданным критериям. Разумеется, если ее нет, а данные хранятся разрозненно, то выгодами кадрового резерва воспользоваться не получится.
- пригласить соискателя на встречу. Шаблоны автоматических писем и сообщений удобны для отправки приглашений на собеседования и сообщений о приеме или отказе. Они существенно экономят время.
- запланировать собеседование. Информация о времени проведения собеседования будет сохранена в карточке кандидата и продублируется в календаре. Настройка синхронизации с почтой и телефоном позволит вовремя напомнить о событии всем участникам.
- провести оценку личностных и профессиональных качеств кандидата. Результаты тестирований, автоматически сохраненные в профиле, могут стать основой для принятия решений о найме в конкурсном отборе.
- получить обратную связь по кандидатам. Автоматизация рекрутинга упрощает обсуждение соискателей с менеджментом отделов.
- сообщить об отказе или сделать оффер. Каким бы ни было решение, кандидаты его ожидают. Предоставление обратной связи положительно сказывается на HR-бренде компании. Автоматическая рассылка писем по соискателям значительно упрощает эту задачу.
- подготовить статистику для руководства о проделанной работе. Графики и диаграммы – например, отчет по воронке соискателей – строить вручную трудозатратно и, кроме того, можно пропустить важные данные. Автоматизация этого процесса позволяет делать оперативные выводы: в частности, выбрать самые эффективные источники для поиска кандидатов или проанализировать отказы.
В чем польза автоматизации рекрутинга
Отбор кандидатов затруднителен, когда организации необходимо привлечь большое количество работников в сжатые сроки, что можно встретить в крупных компаниях.
Рекрутинговые агентства могут снижать эффективность процесса, поскольку не полностью вникают в кадровые запросы компании. В итоге заказчик получает недостаточно компетентных специалистов, неся лишние затраты на внешнего исполнителя.
Также рекрутеры испытывают трудности с обеспечением прозрачности бюджета на привлечение, выбор каналов поиска и платформы для хранения данных о потенциальных сотрудниках.
Эти вызовы преодолеваются с помощью оптимизации работы с вакансиями, которая обеспечивает экономию рабочего времени HR-специалистов за счет сокращения трудозатрат на подбор кадров. Все рутинные операции выполняются с помощью решения (например, на базе Comindware Business Application Platform), а вакансии закрываются продуктивнее благодаря прозрачному бизнес-процессу в единой платформе для всех участников отбора и найма.
Ускоряется поиск кандидатов и повышается скорость решения повседневных задач, а компания получает экономию бюджета на привлечение. Автоматизация обеспечивает точный учет данных о соискателях, поэтому ценные кандидаты всегда остаются в поле зрения. Это серьезная возможность, поскольку люди — это стратегический ресурс, и упустить одного ценного сотрудника из-за большого количества рутины – потери для компании в перспективе. Полноценная HR-аналитика на базе собранной статистики позволяет показать руководству результаты проделанной работы и улучшить дальнейшую тактику найма.
Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware
В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Положительные эффекты от внедрения BPM и автоматизации бизнес-процесса подбора персонала
Методика для управления бизнес-процессами называется BPM (Business Process Management). Она синхронизирует работу функциональных подразделений и улучшает взаимодействие между отдельными сотрудниками. В итоге деятельность организации становится более гибкой, прозрачной, управляемой и автономной.
Гибкость
Возможность решать конкретные задачи и адаптировать существующие регламенты к изменениям внешних и внутренних условий.
Прозрачность
Все участники понимают, на какой стадии находится процесс, где он работает медленно или неэффективно.
Управляемость
Обеспечивает удобство мониторинга и контроля за действиями людей в рамках функциональных цепочек.
Автономность
Все участники понимают, что им нужно сделать для достижения результата. Руководству не нужно постоянно контролировать подчиненных и решать конфликтные ситуации.
BPM служит отличным фундаментом для автоматизации, внедрения электронного документооборота и систем принятия решений, помогает унифицировать информационную среду предприятия и контролировать его работу. Проверить, насколько эффективен тот же бизнес-процесс подбора персонала, можно с помощью следующих показателей:
- время на закрытие вакансии;
- число проведенных собеседований;
- количество поданных заявок;
- зарплатный фонд;
- качество подбора.
Благодаря BPM руководство видит работу отдела в конкретных цифрах и может быстро отреагировать на ситуацию, будь то увольнение сотрудника или пересмотр KPI.
Подготовка к автоматизации подбора персонала
К оптимизации процессов рекрутинга на базе ИТ-решений следует подготовиться. Для начала необходимо разработать и утвердить процедуру подбора персонала, если она отсутствует.
Процесс подбора персонала должен отвечать на вопросы о том, кто является его держателем и каков алгоритм работы над закрытием вакансии. Также необходимо определить методы отбора и предусмотреть детали – например, содержание писем-приглашений.
Для оценки окупаемости затрат на автоматизацию стоит продумать все аспекты аналитики. Для этого необходимо определить ключевые показатели, например:
- скорость и качество закрытия вакансий;
- увеличение количества откликов на вакансии;
- достижение HR-отделом своих KPI;
- повышение производительности организации за счет высвобождения ресурсов;
- оптимизация найма на основе статистики;
- оценка соискателями своего опыта в процессе найма.
На последующих этапах проводят исследование и аудит процессов найма, а также согласовывают техническое задание и критерии выбора ПО.
BPM-системы и автоматизация
Понятие BPM тесно связан с BPMS (Business Process Management Software), или BPM-системами. Они содержат визуальный редактор для моделирования бизнес-процессов, обеспечивают их выполнения в цифровой среде, а также включают различные инструменты для анализа и мониторинга.
На практике это значит, что сотрудники совершают все операции, связанные с поиском кадров, в рамках единой платформы. Она содержит набор форм, задает последовательность действий по их обработке и автоматически реагирует на заданные события — тот же приход заявки или уведомление об отрицательном решении по кандидатуре.
За счет внедрения такой платформы удается упростить или автоматизировать часть рутинных и шаблонных задач:
- обработка входящих резюме;
- ведение единой базы данных кандидатов;
- контроль сроков исполнения заданий;
- тестирование соискателей и проверка результатов;
- рассылка писем и уведомлений;
- взаимодействие с внешними сервисами.
Так, в рамках одного из проектов Comindware использовала чат-бота, который отвечал на вопросы соискателей или переадресовывал их компетентному человеку. В результате отдел кадров стал тратить меньше времени на общение с кандидатами и повысил свою эффективность (см. кейс). Таких примеров может быть масса.
Не каждая компания готова тратить большие ресурсы на разработку собственных систем автоматизации HR, так как управление персоналом не относится к операционной деятельности, которая приносит основную прибыль. Для автоматизации поддерживающих процессов лучше использовать low-code подход разработке. Он предполагает, что ИТ-система будет создана на базе BPMS-платформы, которая содержит ряд готовых инструментов для работы с бизнес-процессами. Участие программистов при разработке такой системы сводится к минимуму или не требуется совсем.
Low-code платформа Comindware помогает компаниям самостоятельно цифровизировать бизнес-процесс подбора персонала. Созданные на ее основе решения точно воспроизводят процессную логику конкретной организации. Также предусмотрен API для интеграции с площадками по поиску специалистов и базами данных кадровых агентств.
Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов
Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым
