Автоматизация закупок — одна из наиболее распространенных задач цифровой трансформации. Предмет такой автоматизации — отдельные этапы и элементы бизнес-процессов, которые протекают в цифровой среде, созданной информационными системами.
Конечная цель внедрения таких систем лежит в экономической плоскости и заключается в сокращении расходов за счет оптимизации бюджета. Однако помимо экономического эффекта можно получить и другие преимущества:
- исключить риски, связанные с нецелевыми тратами;
- минимизировать простои из-за отсутствия необходимых товаров, сырья, комплектующих;
- регулярно получать выгодные предложения за счет продуманного взаимодействия с поставщиками;
- снизить административные расходы и издержки;
- избежать штрафов за нарушение положений ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ.
Сложности и проблемы
Закупки — кросс-функциональный процесс, который проходит через несколько этапов и подразделений компании. Чем крупнее предприятие, тем сложнее цепочки поставок и структура расходов. Также компании вынуждены непрерывно взаимодействовать с внешними и независимыми участниками процесса — поставщиками и контролирующими организациями. Все это ведет к бюрократизации процедур и росту административных издержек.
Поэтому компании стараются упростить процедуры и одновременно усилить контроль за их выполнением. Добиться этого помогает процессный подход к управлению и информационные системы, которые воспроизводят регламенты в цифровом виде. (Узнать больше о методологии BPM)
Примеры типовых задач в закупках
Эффективная система закупок зависит от слаженного взаимодействия всех участников процесса, а также должна быть прозрачной и контролируемой на всех этапах.
| Этап | Участники |
| Выявление потребностей | Отдельные сотрудники, производство, склад, отдел закупок. |
| Согласование плана | Финансовый отдел, генеральный директор, совет директоров, логистика, отдел закупок. |
| Бюджетирование | Генеральный директор, бухгалтерия, финансовый отдел. |
| Регистрация и проверка поставщиков | Контрагенты, бухгалтерия, электронные площадки, контролирующие организации, реестры, отдел закупок. |
| Проведение конкурсного отбора | Электронные площадки, ЕИС, закупочная комиссия, контрагенты. |
| Согласование или продление договора | Юридический отдел, бухгалтерия, генеральный директор. |
| Заключение контракта | Контагент, генеральный директор, бухгалтерия, юридический отдел. |
| Контроль договорных обязательств | Контагент, отдел закупок, финансовый отдел, бухгалтерия, логистика, склад, производство, отдельные сотрудники. |
Вокруг этих этапов компании выстраивают регламенты, по которым взаимодействуют подразделения. Однако если компания попадает под действие ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ, она также обязана выполнить ряд дополнительных требований:
- дать разъяснения участникам закупок;
- объявить об отмене закупки в ЕИС (должно быть сделано в определенные сроки);
- создать комиссию для рассмотрения заявок и проведения торгов,
- разработать и разместить в ЕИС документацию;
- составить протокол о проведении конкурса и протокол по итогам его завершения;
- заключить договор в течение 10 дней с момента окончания конкурса;
- внести информацию в реестр договоров.
Приоритеты компаний при внедрении систем управления закупками сильно различаются и зависят от отрасли, но существуют и общие точки интересов:
- Работа с поставщиками — ведение реестров и рейтингов, сбор предложений, проведение электронных торгов, оповещение контрагентов.
- Планирование — налаживание поставок сырья и комплектующих для поддержания непрерывного производственного цикла, разработка закупочных планов с учетом темпов производства, приобретение товаров для розничной торговли в зависимости от потребительского спроса и т.д.
- Работа с заявка сотрудников — заказ офисного оборудования, комплектующих и инструментов.
- Мониторинг расходов — ведение отчетности, корректировка бюджета, построение диаграмм, контроль финансов.
Список не полный, однако показывает, какие типовые задачи решают такие системы, в том числе созданные на платформе Comindware. Они также помогают справиться с задачами по мониторингу расходов или по отправке документов в контролирующие организации — все зависит от деталей самих бизнес-процессов и административных регламентов.
Возможности и преимущества BPMS
Иногда организации хотят с помощью ИТ-систем целиком выстроить цепочку закупок — от выявления потребностей до оплаты договора. Добиться этого можно в рамках специализированных корпоративных решений:
- ERP (Enterprise Resource Planning) — для крупных компаний;
- коробочные SRM (Supplier Relationship Management) — для малого и среднего бизнеса.
Однако ERP прежде всего обрабатывают и хранят данные, поэтому в плане процессного взаимодействия требуют доработок или отдельных SRM-модулей , а это дорого. Коробочные решения выглядят недорогими в сравнении с корпоративными SRM-модулями, но накладывают свои ограничения на процессную логику и все равно требуют поддержки программистов.
BPMS (Business Process Management System) на базе low-code платформы помогают найти баланс между ценой и эффективностью ИТ-решения для автоматизации закупок. У этих систем несколько преимуществ:
- заточены под работу с бизнес-процессами;
- воспроизводят бизнес-логику компании;
- принцип работы понятен человеку без технического образования;
- легко интегрируются в информационную среду;
- масштабируются в зависимости от конкретных задач,
- снижают роль программистов при внедрении, сопровождении и развитии.
В основе работы BPMS лежит диаграмма бизнес-процесса, которая визуализирует последовательность действий, необходимых для достижения результата. Диаграмма показывает, как реально работают люди в организации, и помогает владельцу системы понять,, какие рутинные операции он может автоматизировать.
Примеры автоматизации рутинных операций в рамках сквозного бизнес-процесса средствами low-code BPMS-платформы:
- Оповещение поставщиков о начале закупок;
- Интеграция с реестрами для проверки заявок от поставщиков — ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Реестром субъектов малого и среднего предпринимательства; Реестром недобросовестных поставщиков, Единым реестром членов СРО;
- Запросы в другие информационные системы — ФНС России, ФМС России;
- Автозаполнение и наследование данных при составлении договоров и отчетов;
- Регистрация поставщиков и сбор прайс-листов;
- Сопоставление предложений и поиск оптимальной цены на товары.
Компания сама определяет масштабы внедрения таких систем и решает, какой элемент или этап закупочных операций она хочет автоматизировать. Так, на базе BPMS-платформы может быть разработан сервис для приема заявок от поставщиков, который выступает лишь одним из компонентов системы сопровождения закупок.
Однако контекст применения BPMS гораздо шире. С их помощью можно решить не только локальные задачи, но и управлять всем бизнесом. Сегодня такие системы становятся ключевым звеном цифровой трансформации, поскольку объединяют в единое целое работу CRM-, ERP-, СЭД и других корпоративных решений. Практика интеграции превратила современные low-code BPMS-платформы, такие как Comindware Business Application Platform, в полноценный инструмент для разработки всего спектра программных продуктов для управления организацией.
Comindware Управление закупками
На базе low-code платформы от Comindware создано готовое ИТ-решение для автоматизации закупок. Решение учитывает условия работы отделов снабжения в крупных компаниях, которые привыкли жестко контролировать расходы во время закупочной деятельности на уровне бизнес-процессов. Все процессы спроектированы с учетом типовых операций и задач, стоящих перед участниками закупок от менеджеров до поставщиков.
Решение настраивается с помощью low-code инструментов. Модель предложенных бизнес-процессов легко скорректировать с учетом особенностей предприятия.
Преимущества системы от Comindware:
- интерфейс программы доступен в окне браузера и на мобильных устройствах;
- настройка бизнес-процессов и форм клавиатурой и мышью;
- готовые сущности и шаблоны бизнес-процессов — заявки, реестры поставщиков, договоры, статьи бюджета;
- минимальное участие программистов при внедрении системы;
- понятный принцип работы для бизнес-аналитиков и далеких от ИТ-людей;
- удобные инструменты для управления бизнес-процессами;
- порталы поставщиков для регистрации контрагентов и проведения торгов;
- поддержка и развитие силами бизнес-пользователей.
На базе самой Comindware Business Application Platform можно также создать полноценные СЭД, ERP-, CRM- и BPMS-системы для цифровой трансформации предприятия.
