Всё об автоматизации бизнес-процессов

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин «автоматизация бизнеса». Во избежание путаницы стоит разобраться, в чём отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы, этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом — эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Примеры процессов, управление которыми можно автоматизировать полностью и частично:

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счёту, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств: от производственного оборудования и робототехники до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдёт речь в данной статье.

Упрощённый взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Руководители компаний часто прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимостью решения жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса.

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов — BPMS — обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивность сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании для успешного достижения поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как разработка и назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для решения общей для группы задачи.

Автоматизация ради автоматизации — без четкого понимания зачем она нужно бизнесу, какую дополнительную пользу принесет потребителю — не просто бесполезна, она оборачивается потерями времени, денег и энтузиазма. Анатолий Белайчук, BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как продажи, маркетинг, HR и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей.

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты:

• Данные и материалы, которые требуются для каждого этапа процесса.
• Алгоритм — процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать.
• Результат — для чего прилагаются усилия, тратится время и используются данные.

Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов — история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор, положивший начало применению методов научной организации труда, и Генри Гант, разработавший методы планирования последовательности производственных операций, — инженеры-механики и консультанты по управлению — в 20-х годах ХХ века. Изначально термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи.

В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга (соавтора концепции цикла PDCA) и Джозефа М. Джурана (автора модели «спираль Джурана» и принципа «триада качества») была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Триада качества Джозефа Джурана

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Целью автоматизации бизнес-процессов является не замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов, а избавление их от рутинных и механических задач, чтобы сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

Среди других целей можно выделить следующие:

Задачи автоматизации — это конкретные действия, которые необходимо выполнить для достижения целей. Задачи более практичны и больше связаны с техническим аспектом. Приведем примеры задач в зависимости от поставленных целей.

Автоматизация может значительно повысить эффективность и минимизировать ошибки, но для ее успешной реализации требуется проведение тщательного анализа текущих процессов и выстроенный процесс управление изменениями. Важно помнить, что автоматизация должна дополнять, а не полностью заменять персонал, обеспечивая синергию машинных алгоритмов и человеческой экспертизы. Маркус Лоу, главный редактор журнала Technology Magazine

Виды и примеры автоматизации бизнес-процессов

Автоматизацию бизнес-процессов можно разделить на несколько видов в зависимости от их направленности, разновидностей автоматизируемых объектов (процессов), используемых ресурсов, целей и задач:

• Автоматизация процессов, связанных с деятельностью людей: Workflow и BPM.
  Подходы отличаются по масштабу, функциональности и гибкости. Workflow позволяет автоматизировать последовательность линейных, предсказуемых процессов и, как правило, ограничена внутренними задачами компании. BPM включает полный цикл управления процессом (моделирование, исполнение, мониторинг, оптимизация), фокусируется на сквозных процессах, позволяет работать со сложными, ветвящимися процессами, интегрируется с другими ИТ-системами.
• RPA-автоматизация.
  Такой вид используется для автоматизации рутинных задач с помощью программных «ботов» («роботов»), которые имитируют действия человека в компьютерных системах. RPA автоматизирует задачи, но не управляет процессами.
• Автоматизация производственных процессов.
  Внедрение технологий, оборудования и программного обеспечения для автоматизации выполнения операций на производстве с минимальным участием человека. Она позволяет значительно повысить эффективность производства, улучшить качество продукции, сократить затраты и время выполнения операций.
• Автоматизация с использованием искусственного интеллекта.
  Вместо того, чтобы просто следовать заранее заданным правилам, ИИ-системы могут обучаться, адаптироваться и принимать решения в реальном времени. Уже сегодня использование искусственного интеллекта в управлении бизнес-процессами — это направление, которое позволяет повышать эффективность, гибкость, точность и скорость выполнения процессов. В будущем синергия ИИ-технологий и BPM будет только возрастать.

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов.

Деятельность в таких областях, как:

• финансы,
• продажи,
• маркетинг,
• HR,
• логистика,
• строительство и эксплуатация недвижимости,
• промышленное производство,
• образование,
• здравоохранение и др.

может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря разработкам автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс управления изменениями в бизнес-системах, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Platform

Рассмотрим на опыте компаний-клиентов Comindware, как автоматизация бизнес-процессов помогла повысить эффективность и оптимизировать деятельность.

Автоматизация бизнес-процессов в бирюзовой компании

Компания «Изи Штандарт» является приверженцем «бирюзовой» модели ведения бизнеса. Организация автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний-клиентов и в минимальные сроки получила ощутимый экономический эффект. В результате процессы сертификации стали прозрачными как для экспертов компании, так и для клиентов. Благодаря полученному открытому API заказ со всеми сопутствующими документами и данными стал автоматически поступать из используемой в компании CRM-программы в Comindware Platform, где запускается соответствующий бизнес-процесс, уведомляются эксперты, клиент и менеджер.

Автоматизация планирования занятий в обучающем центре для подготовки лётных экипажей

Учебный центр S7 занимается обучением подготовкой пилотов на дорогостоящих лётных тренажерах. Главной целью автоматизации бизнес-процессов компании стало сокращение времени простоя лётных тренажеров за счёт более рационального планирования занятий. Основная причина его низкой организационной эффективности заключалась в разрозненности бизнес-функций. Результатом проекта по автоматизации стало создание единой информационной среды предприятия — прозрачной, понятной, управляемой и доступной. Процесс бронирования тренажеров сократился с 2 дней до нескольких минут. В расписаниях исчезли ошибки и расхождения. Показатели полезного времени тренажеров стали доходить до 90%.

Автоматизация бизнес-процессов в компании по прокату автомобилей

Hertz — компания по прокату автомобилей. Её стратегия подразумевала постоянное расширение и открытие новых локаций, для чего требовалось улучшать рабочие процессы и взаимодействие. Руководством было решено автоматизировать бизнес-процессы согласования бюджетов на строительство новых помещений и плановые ремонты, чтобы снизить расходы и риски нерационального использования бюджета.

Внедренное бизнес-приложения на базе Comindware Platform обеспечило удобную совместную работу для сотрудников нескольких географически удалённых подразделений. Приложение обеспечивало сбор запросов на капитальные затраты и маршрутизацию запросов исходя из назначения бюджета и его объёма.

В течение первых двух месяцев после внедрения приложения в Hertz ощутили существенный прирост производительности труда, увеличение прозрачности бизнес-процессов и скорости их исполнения, удобство контроля эффективности использования капитала и уменьшение операционных издержек.

Автоматизация закупок в промышленности

На видео представители компании NGCO New Gas Company делятся опытом автоматизации закупочных процессов. При помощи Comindware Platform были цифровизованы процессы работы с заявками на закупку, договорами, счетами и запрос бюджета.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Повышение эффективности

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий.

Улучшение качества работы

Автоматизация бизнес-процессов помогает группам людей лучше координировать усилия и избегать ошибок, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения.

Автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Повышение производительности сотрудников и экономия времени

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Повышение конкурентоспособности

У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Адаптация к изменениям и улучшение управления рисками

Использование технологий и услуг автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы часто оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии.

Автоматизация бизнес-процессов – это правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Использование low-code платформ

Одной из таких тенденций является переход на использование low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Они существенно упрощают услуги автоматизации бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений «на лету», без остановки действующих процессов, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их. Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия. Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет. Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении low-code платформ. Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

BPM 3-в-1: архитектура + регламентация + автоматизация

Сегодня услуги автоматизации всё чаще становится частью комплексных мероприятий по цифровой трансформации бизнеса. Объединение систем построения корпоративной архитектуры с системами создания регламентов и автоматизацией процессов значительно упрощает комплексную цифровизацию, особенно в организациях со сложными сквозными процессами.

Управление процессами в реальном времени

Современные BPM-системы включают инструменты (дашборды, системы оповещения, отчёты и др.) для отслеживания состояния процессов в реальном времени. Это позволяет быстро выявлять «узкие места», сбои или задержки и оперативно решать возникающие проблемы, корректировать параметры процессов в зависимости от ситуации.

Использование искусственного интеллекта

Управление бизнес-процессами с использованием революционных технологий становится трендом BPM-систем. Искусственный интеллект (ИИ) открывает возможности для повышения эффективности автоматизации, улучшения качества процессов, снижения трудозатрат и ускорения выполнения рутинных задач.

Например, в рамках Comindware Platform при помощи ИИ-технологий генерируются краткие текстовые резюме входящих звонков от клиентов с указанием ключевых моментов разговора. Они доступны для просмотра на страницах с информацией о клиентах.

Кроме того, в перспективе разработчиками Comindware также планируется применение технологий искусственного интеллекта для создания моделей данных и процессов.

Интерес к российским ИТ-решениям

Трансформирующаяся геополитическая и экономическая обстановка сфокусировали внимание российского бизнеса на поиске альтернатив западным ИТ-инструментам среди отечественных решений. Всё больше компаний для внедрения автоматизации бизнес-процессов используют BPM-системы от российских разработчиков.

Гиперавтоматизация

Гиперавтоматизация — это использование комбинации различных технологий для полной автоматизации бизнес-процессов. Она позволяет охватить все аспекты бизнеса, от простых задач до сложных процессов. Low-code BPMS способна выступать в роли инструмента консолидации, объединяя ИТ-системы и технологии.

Подробнее о гиперавтоматизации в контексте современного ИТ-ландшафта, построенного на интеграции различных решений в единые сервисы, рассказывает ведущий бизнес-аналитик Comindware:

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Использование нотаций и конструктора форм

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы.

Простота и удобство в использовании

Сервис автоматизации бизнес-процессов также должен быть прост в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Аналитика, гибкий конструктор отчётов и системы оповещений

Система платформы автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчётов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Построение параллельных бизнес-процессов

Параллельные рабочие процессы — отличный способ организации труда сотрудников, при котором процессы могут выполняться одновременно, так как для выполнения одного из них не требуется результат другого. В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно, поэтому для них важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов.

Построение параллельных рабочих процессов нотациями BPMN 2.0.

Ролевая модель доступа

Несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо.

Интеграция с другими ИТ-системами

Немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Обращаясь к услугам автоматизации бизнес-процессов, компания часто сталкивается с проблемами, которые сводят усилия на нет или значительно уменьшают полезный эффект. Вот самые типичные из них.

Самая большая ошибка при внедрении/настройке сервиса автоматизации бизнес-процесса — сначала подготовить ПО силами ИТ-отдела, а затем предложить его людям бизнеса «как есть». Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке — ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Почему стоит рассмотреть ПО от Comindware?

• Облачная low-code платформа
  Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Platform — это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.
• Построение процессов в нотации BPMN 2.0 и визуализация взаимосвязей
  Программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов Comindware Platform имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса. Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между этапами автоматизированных бизнес-процессов и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании.
• Адаптируемый интерфейс, гибкость настроек, совместимость с другими ИТ-системами
  Решения на базе Comindware Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа для автоматизации может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании. Поскольку большинство отечественных ОС разработаны на базе open source ядра Linux, команда Comindware позаботилась о возможности совместного использования Comindware Platform и ОС семейства Linux.

На мастер-классе эксперты Comindware в режиме реального времени показали, как быстро и детально можно настроить бизнес-процесс инструментами low-code в Comindware Platform.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Platform.