DBS-Soft — автоматизация рекламного агентства

Система автоматизации рекламного агентства

Решение DBS-Soft обеспечивает цифровую среду для эффективной работы агентства по всем направлениям: продажи, медиапланирование, заказы у поставщиков, работу бэк-офиса и документооборот. Система объединяет сотрудников, клиентов и бизнес-функции компании. Клиенты всегда находятся на связи с клиентским менеджером и видят статус своего проекта. Сотрудники всегда видят свои задачи и получают инструменты для ускорения своей работы.

Решение по управлению рекламным агентством построено специалистами компании DBS-Soft, с привлечением рыночных экспертов и специалистов профильных департаментов агентств. При создании системы на базе отечественной low-code BPM платформы эксперты опирались на накопленный опыт работы в рекламной индустрии. Технические решения, заложенные в систему прошли “обкатку” на масштабных проектах более 30 клиентов из различных категорий бизнеса и доказали свою эффективность.

---

Бизнес

• Асинхронный процесс согласования документов и параллельного запуска кампании
• Договор, приложение и счет у Клиента в день подтверждения — минимизация кредитования проектов
• Каждая задача имеет временной регламент — ДДЛ мониторинг
• Логирование и хранение юридически значимых действий всех сторон — минимизация рисков

CRM для РА

• Панель управления проектами
• Единый профиль клиента
• Личный кабинет клиента
• Подписание договоров с помощью ЭЦП

Бэк-офис

• Корпоративный портал
• Контроль дебиторской задолженности
• Заявки в ИТ
• HR-сервисы
• Административно-хозяйственное обслуживание (АХО)

Документооборот

• Архив документов
• Заключение сделок
• Генерация документов
• Процедура согласования

---

Автоматизация повышает эффективность бизнес-процессов рекламного агентства. После внедрения системы сотрудники начнут работать ощутимо быстрее и результативней.

• Сокращение ручного труда в департаментах документооборота до 50%*
• Договор, приложение и счет — в день сделки
• Сокращение дебиторской задолженности более чем на 30%
• 0 пропущенных рекламных кампаний — контроль DDL
• 100% точность в документах
• Счета и документы у клиента всегда вовремя

* на основе средних данных компаний

Ключевые преимущества решения DBS-Soft

Подход к автоматизации рекламного агентства

Центром работы решения DBS-Soft является интерфейс сотрудника рекламного агентства — единое информационное поле, в котором он может быстро сориентироваться и моментально включиться в работу на любом этапе. 

Работа в оцифрованной среде

Клиенты агентства через систему могут создавать брифы, получать отчеты, управлять текущими проектами по размещению рекламы, видеть статус проектов и кампаний, вести согласование документов и контролировать стадии подписания, могут использовать электронный документооборот. Система полностью интегрирована с современными платформами ЭДО. При этом все созданные документы всегда под рукой: ничего не потеряется и не пропадет. Так же, Клиент доступен файловый менеджер и чат с менеджером Агентства, который при этом логируется и хранит архив. 

Также к системе имеют доступ те сотрудники, которые обычно остаются в тени — это департаменты баинга, исследований, бухгалтерия и юристы, поставщики и подрядчики. Путем настройки и кастомизации алгоритма взаимодействия между департаментами, принятыми в оцифровываемом Агентстве, внедрение Системы будет проходить максимально безболезненно для персонала и Контрагентов. Благодаря доступу в контрагенты также , быстро видят обратную связь, свой список задач по своим проектам и могут «на лету» вносить изменения в процессе работы. При этом система позволяет настроить замкнутый алгоритм в работе, где внутри системы будет работать только персонал Агентства, таким образом для внешних контактов ничего в работе не изменится, но внутренние процедуры будут работать четко и последовательно. 

Достоинства и потенциал

Благодаря огромному функционалу система позволяет легко следить за загрузкой команд на разных проектах, вести консолидированный контроль исполнения сроков с кастомизируемым временным регламентом на каждую задачу, декомпозировать задачи и внедрять проектные команды при необходимости, менять менеджеров без утомительных передач статусов и временного лага на вхождение в курс дел, а также вести логирование всех событий и действий, чтобы иметь возможность найти и устранить проблемные точки, выявить слабые звенья или определить токсичность клиента.

Потенциал в оптимизации рабочего времени — количество ручных операций сокращается на 30%. Также очень важным параметром эффективности является увеличение скорости проведения цикла рекламной кампании — количество времени, которое закладывается на процедурные задачи можно сократить в 2-3 раза. В результате рекламные кампании будут запускаться вовремя, документы будут создаваться в правильном виде, сократится дебиторская задолженность, а оплата кампаний будет происходить по графику. 

Возможности автоматизации рекламного агентства

Контроль сроков и дедлайнов

В системе автоматизирован полный спектр задач по контролю сроков:

• Каждый этап работ имеет свой временной норматив 
• Система автоматически отслеживает нарушение дедлайнов

Статусы, статистика и анализ

Веб-инструменты настройки отчетов позволяют создавать отчеты любой сложности, включая:

• Текущие статусы кампаний и оплат, статусы подписания документов
• Анализ проведенных рекламным кампаний
• Наглядные показатели эффективности сотрудников и операционной деятельности компании

Логирование всех событий

Решение для управления рекламным агентством обеспечивает небывалую ранее прозрачность:

• Хранит на защищенном сервере логи, в которые записывает все события и действия пользователей
• В логах можно посмотреть, кто вносил изменения в документы, скачивал тот или иной файл, вносил изменения в задачу и любые другие события

Основные блоки DBS-Soft

Решение легко масштабируется по горизонтали и вертикали. Каждый из 4 блоков системы можно независимо масштабировать, добавляя новые процессы и функциональные возможности. 

1. Блок “Бизнес”: ряд процессов, охватывающих всё взаимодействие внутри рекламного агентства от момента поступления заявки от клиента до момента выполнения заказа. Процессы могут быть последовательными, асинхронными или гибридными, в зависимости от архитектуры и логики процессов в компании. Логи, аналитика, тайминг: вся информация о текущих процессах, статусах и загрузке сотрудников. 
2. Блок “CRM”: сервис, который собирает данные о клиентах компании и формирует из них профили для дальнейшей работы, от операционных менеджеров до подписантов и реквизитов компаний. Это позволяет осуществлять и упрощать формирование документов при подтверждении сделок и других процессов требующих согласования.
3. Блок “Документооборот”: встроенная возможность системы хранить файловые данные обеспечивает надежное хранение документов и их структуризацию либо в самой системе, либо на стороннем сервере. Документооборот может быть, как внутренним, так и внешним с использованием синхронизации с 1С ЭДО. В Системе есть блоки заключения сделок, автоматизированного формирования документов с настройкой процедуры согласования, архив документов в хронологическом порядке.
4. Блок “Корпоративный портал”: внутренние инструкции, шаблоны документов, рассадка, организационная структура — стандартный набор информации о компании для внутреннего пользования. 
   • Блок HR: заявки на прием / увольнение сотрудника, отпуска, больничные и другие стандартные документы можно в удобном и структурированном виде разместить в нашей системе. Для запуска в работу данных документов также предусмотрены процессы, которые внутри системы выдают задачи ответственным подразделениям.
   • Блок IT: предусматривает стандартный процесс создания задачи для отдела IT, с возможностью уточнения, установки сроков и отчетов.
   • Блок АХО: административно-хозяйственный департамент и его функции: секретариат, курьерская служба, корпоративное такси, канцелярия и пр.

Полезная информация

Отчёт «Как меняется роль операционной эффективности в 2024 году»

Узнайте, как компании планируют оптимизировать деятельность в турбулентных внешних условиях и в какие технологии инвестировать, и выберите оптимальный путь цифровизации вашей компании.

Узнать больше